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Agilidade: uma das melhores respostas para o trabalho remoto!

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“Tempos difíceis estão por vir e, em breve, teremos que escolher entre o que é certo e o que é fácil.” – Alvo Dumbledore para Harry Potter

Mesmo com toda a modernidade, o mundo ainda não tinha experimentado a vida remota nessa magnitude como estamos sendo obrigados a enfrentar.

A pandemia do coronavírus nos fez mudar todo o nosso modelo de atividade profissional. 

É algo muito novo e com certeza, cheio de dúvidas. 

Seremos produtivos? 

Vamos conseguir entregar valor? 

Nossa organização será suficiente para que as coisas continuem em frente?

É, não será fácil, mas podemos fazer o que é certo!

E Agilidade é uma das melhores respostas que temos para nos ajudar nestes tempos estranhos.

Abaixo colocarei um pouco sobre como nós, da Objective, entendemos agilidade e porque acreditamos que a transformação ágil é um dos diferenciais de uma organização para o sucesso no cenário atual. 

Mantenha a comunicação fluída

A comunicação direta é um dos fundamentos para a agilidade. É o que está por trás do primeiro valor ágil. Interação acima de processos.

Mas comunicar-se bem não necessariamente significa a co-localização. Sim, a presença próxima das pessoas aumenta a absorção do conhecimento não somente pela visão mas também pela audição, linguagem corporal, ambiente, momento ideal, ‘feeling’. É o caminho mais fácil para a comunicação fluir.

Mas você consegue muito disso também em um ambiente remoto organizado. 

Videoconferência do time (com câmera ligada) costuma ter uma eficácia muito próxima de uma reunião presencial.

TelePresença (câmera e áudio ligados o tempo todo) é outra forma de conseguirmos um ambiente muito próximo aos nossos escritórios, mesmo trabalhando em nossas casas. Tivemos algumas experiências que deram bons resultados.

‘Remote Daily meetings’ com hora marcada e rápidas são uma das formas de trazer visibilidade para o time entender o que cada um está fazendo, quem precisa de ajuda e como está o andamento do projeto. Em ambientes remotos, passa a ser uma das melhores maneiras de mostrarmos que estamos juntos e que, embora distantes, trabalhamos conectados no mesmo time compartilhando os mesmos objetivos.

Em tempo, alguns aspectos técnicos fundamentais para o trabalho remoto funcionar:

  • Não economize num bom headset. Isolamento de áudio e microfone são essenciais para conferências. Boas opções não são tão caras e valem o custo.
  • Lembrem da qualidade de infra em home-office. Uma boa cadeira e monitor poderiam ser oferecidos pela própria empresa.
  • Trabalhar direto em home-office costuma cansar muito mais que um trabalho numa empresa. O nível de concentração exigida é maior e geralmente não se tem as pausas com os demais. Agende e cumpra paradas programadas.
  • Reuniões remotas tem uma vantagem bem interessante: podem ser gravadas e eventualmente alguém que não tenha participado pode se atualizar. Aproveite bastante este benefício.
  • Acho que é dispensável falar da qualidade de internet, certo? Não subestime nisso. Invista em ter uma conexão de boa velocidade e estável.  

Transparência e Visibilidade para todos

Transparência é um valor que sempre andou junto com agilidade. Quer seja na forma de mostrar as coisas sem filtros como também em dar visibilidade a todos do que está acontecendo.

Essa é a razão de sermos ‘os caras dos post-its‘.

Queremos, através de gestão visual, conectar a todos, mostrar foco, detectar gargalos e passar a real situação para quem está envolvido no trabalho.

Ora, num ambiente remoto essa necessidade se torna mais latente ainda.

Como saber o status de cada atividade sem enxergar as pessoas trabalhando nelas?

Como visualizamos ambientes sobrecarregados sem ver as mesas e pilhas de papéis?

Como observamos que as coisas estão sendo entregues?

Taskboard de times, prática básica de um time ágil, é uma das primeiras e mais assertivas respostas. E funciona muito bem de forma remota. 

Basta sabermos escolher bem o modelo e nos organizarmos para que seja uma das principais ferramentas de trabalho e comunicação por todos.

Dashboards operacionais e táticos são outras ferramentas que agilistas costumam empregar e que também trarão grande valor ao trabalho remoto. Servem como um monitor automatizado do nosso ambiente produtivo trazendo visibilidade controlada para o que é importante.

Por fim, indicadores online focados em entrega são também ferramentas fundamentais de adeptos de agilidade que transformam o trabalho remoto. Trazem transparência, previsibilidade e feedback constante sobre o trabalho direcionando o time a focar no que é importante. 

Sugestão de novidade em relação ao que já praticávamos em agilidade antes da crise: Usar um novo gráfico de atendimento do escopo do produto parecido com o CFD, porém o CFD olha para as atividades e não para o valor delas. Usando as quebras de épicos/funcionalidade/histórias/tarefas poderíamos ter um gráfico mostrando quantidade disso como por exemplo:

indicadores online focados em entrega

Adaptação 

Outro valor fundamental da agilidade, a capacidade de adaptação também neste momento passa a ser uma questão de sobrevivência organizacional.

Estamos sendo obrigados a repensar nossos processos, nossa forma de trabalhar e muitas vezes, aspectos que considerávamos como parte vital do nosso cotidiano profissional.

O que é vital é o valor que entregamos! Todo o mais precisa ser adaptável.

E, novamente, práticas ágeis nos trazem uma ótima forma de reorganizarmos as coisas.

Continuous Improvement‘ ou melhoria contínua é uma das técnicas constantes em várias metodologias ágeis e um dos princípios do Kanban. 

Através da execução continuada de pequenas melhorias vamos aprendendo, melhorando e tornando nosso trabalho mais eficiente e direcionado ao que importa para a organização.

Fazer isso em um time distribuído é somente uma das variáveis a ser considerada na hora de observar o que faz mais sentido.

A entrega em curtos espaços de tempo é o que mais aumenta a capacidade de acertar os rumos para novos caminhos. É a adaptabilidade fundamental.

Prova disso é que, mesmo nestes tempos difíceis, times que já trabalhavam com alto grau de maturidade ágil estão sendo os mais rápidos e com menos impactos negativos neste momento. O trabalho remoto é apenas como uma nova forma de produzir as coisas. Mudanças, de certa forma, já eram esperadas só não se sabia como.

Atenção ao Pragmatismo

Pragmatismo não tem a ver com trabalho remoto ou não. Coloco aqui esse ponto para lembrar que precisamos continuar medindo e reavaliando se os resultados em um ambiente distribuído estão coerentes com a expectativa ou não.

Esse é um dos valores mais claros e importantes, mas infelizmente não aplicados por muitos que tentam implantação de modelos ágeis.

Para nós da Objective, uma transformação ágil só faz sentido se conectada com o resultado de negócio e se medida constantemente na eficácia e eficiência das ações.

Somos agentes da produtividade com qualidade. Sem demagogias abstratas.

A agilidade deve sempre ser o meio de se conseguir as coisas e não o fim em si.

E é aqui que as métricas se tornam fundamentais.

Precisamos medir o valor que estamos entregando, a satisfação do nosso cliente, a nossa capacidade de adaptação e a sustentabilidade em longo prazo.

Métricas objetivas, simples, online e conectadas com o nosso trabalho direcionam e organizam os times naturalmente a procurarem as melhores alternativas para o aumento do valor percebido.

Novamente um valor ágil que se conecta perfeitamente em cenários difíceis e incertos para dar um norte comum a todos. 

Uma observação importante: Em times que já realizavam análises pragmáticas com métricas antes da crise atual, têm reportado que no cenário completamente remoto, o throughput tem aumentado. Isso é interessante e pode ser disruptivo para muitos. O que precisamos aqui é olhar pragmaticamente para a situação.

Feedback Loops

Em todas as metodologias ágeis, uma das características comum é o uso de ciclos de feedbacks (feedback loops).  Alguns desses são formais e são chamadas também de cerimônias. Servem para estabelecer de forma clara determinadas ritos/passagens ou fases de uma entrega.

São momentos definidos, curtos, simples e que envolve a todos estabelecendo um formato leve de trabalho. Aqui entram as dailys, retrospectivas, planning, replenishment, etc. 

Na grande maioria, são as cerimônias as pequenas diferenças que existem entre uma metodologia e outra.

E, em times distribuídos, esses momentos passam a ser o modelo de trabalho mais claro da organização. 

As pessoas, mesmo com suas agendas, espaços físicos e horários individuais, condicionam-se para atender às cerimônias e se preparam para uma boa execução dessas.

Reuniões longas e sem objetivos tornam-se muito mais improdutivas em ambientes remotos e facilmente são descartadas. É onde as cerimônias ágeis se mostram transformadoras.

Sendo recorrentes, rápidas e muito objetivas, levam o time a se organizar para uma eficiência alta e de grande valor.

A maturidade ágil ligada à automação

Automação alta não é exatamente um valor, mas sim encarada como um grau elevado de maturidade de times ágeis.

Geralmente uma transformação ágil deve começar pelo foco em eficácia: Fazer a coisa certa!

Após este início, o trabalho em eficiência – fazer do jeito certo –  passa a ser necessário para a alavancar a própria eficácia das próximas ações. Ou seja, precisamos tornar o trabalho atual mais rápido e fácil para que novas adaptações sejam possíveis e o foco possa ser no esforço do valor e não na complexidade acidental.

DevOps é uma das respostas que veio junto com o movimento ágil para elevar times para novos patamares de entrega com qualidade.

E, para times distribuídos, tais práticas tornam-se uma questão de sobrevivência. 

Se presencialmente já é complicado estabelecer processos e graus mínimos de qualidade, com as pessoas remotas a falta de padronização se torna um caos muito rapidamente.

A automação através de práticas DevOps, é a forma com que as metodologias ágeis conectam todas as fases de uma cadeia de desenvolvimento de forma robusta, integrada e comum. 

É a liga necessária para a fluidez do processo e para a natural absorção por todos de um mesmo processo produtivo e eficiente. 

Foco no cliente

Colocar o cliente como o centro dos esforços não é algo exclusivo das metodologias ágeis, mas um dos valores mais fortes quando se fala em transformação ágil.

Todos da organização devem trabalhar pensando o quanto cada atividade se conecta com a entrega de valor final ao cliente. Isso elimina desperdícios, burocracias, formalismos e direciona as organizações para a rentabilidade e sustentabilidade.

Em tempos de times distribuídos, podemos reforçar estas ações utilizando ferramentas de gestão de produtos/projetos que tragam essa visão mais clara. Ferramentas que façam corretamente a quebra de demandas que estejam linkadas com as estratégias e estas nas entregas esperadas para os clientes finais.

Gestão por OKRs são outro exemplo de técnicas de gestão alinhadas a agilidade que podem ser amplamente utilizadas também em equipes remotas. Direcionam e se adaptam ao que é tangível e importante no momento atual da organização. 

Aqui na Objective o trabalho remoto já faz parte da nossa cultura. Acompanhe nosso blog para ter mais dicas de como atuar com agilidade nessa época marcada pelo trabalho remoto, ou fale agora mesmo com um de nossos consultores e veja como podemos te ajudar.

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