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4 ferramentas de comunicação para o alinhamento de equipe remoto

  • Metodologias

Estamos vivendo algo nunca visto antes: trabalho home office em massa. Para nos apoiar durante esse momento, existem diversas ferramentas de comunicação para mantermos o alinhamento da equipe com frequência. Como identificar a ferramenta ou maneira certa para fazer isso?

Ferramentas de comunicação

Analisamos diversas ferramentas de comunicação para a situação de home office e chegamos a conclusão de que a melhor ferramenta é aquela que todos têm acesso, que seja possível fazer vídeo conferência e que seja possível criar grupos.

Exemplos:

  •         Discord (Gratuito)
  •         Slack (Gratuito)
  •         Microsoft Team (Pago, somente empresas)
  •         Google Meetings (Pago, somente empresas) + Drive (Gratuito)

Prós e contras das ferramentas de comunicação

Para dar uma força na hora da escolha, separamos os prós e contas de cada ferramenta citada:

Discord:

o   Capacidade de definir papéis e limites de acesso;

o   Pode realizar upload de materiais;

o   Possui canal de voz ativo 24/7;

o   Chamadas de vídeo em grupo com menor qualidade;

o   Não possui ferramentas integradas de edição.

Slack:

o   Canais fechados e exclusivos;

o   Pode realizar upload de materiais;

o   Integra com o Google Drive;

o   Possui chamadas de vídeo e voz;

o   Não possui ferramentas integradas de edição.

Microsoft Teams:

o   Capacidade de definir limites de acesso;

o   Pode realizar upload de materiais;

o   Realiza chamadas de voz e vídeo em grupos;

o   Pacote Office integrado com opção de edição;

o   Somente para empresas.

Google Meetings + Drive:

o   Capacidade de limitar acesso;

o   Pode realizar upload de materiais;

o   Possui ferramentas de edição;

o   Realiza chamadas de voz e vídeo em grupos para empresas.

Não há problema em ser o chat que você já está acostumado, ou alguma ferramenta de comunicação nova de mercado. O importante é todos terem acesso a ela e conseguirem se comunicar.

O alinhamento para times remotos

             A metodologia ágil já possui uma forma de alinhamento chamada Daily (ou Stand up meeting), contudo durante o dia temos a necessidade de realizar alinhamentos de equipe que antes eram presenciais, dirigindo-se a mesa da pessoa. Para uma melhor qualidade de comunicação a sugestão é seguir os seguintes passos:

  •         Não ultrapassar 30 minutos
  •         Ser objetivo
  •         Utilizar o mínimo possível de slides

Esses pequenos alinhamentos ao longo do dia são tão importantes quanto, se não mais do que a própria Daily, pois muitos deles refletem o direcionamento que a equipe deverá tomar ou alguma demanda crítica que acabou de chegar.

O que falar e apresentar nos alinhamentos?

Se for necessário apresentar algo durante o alinhamento, procure focar a apresentação em apenas um slide, seja pragmático, direto e dê espaço para dúvidas.

Exemplifique com gráficos e textos curtos para não tornar algo massante de se ouvir. Reuniões longas geram dispersão, o que pode ocorrer mais facilidade com o trabalho remoto, pois não paramos nossas atividades por muito tempo durante os alinhamentos e estamos a todo momento respondendo mensagens e e-mails.

Se for só um acompanhamento, considere uma ligação telefônica rápida ou até mesmo um e-mail.

Espero ter ajudado, pois nesse momento onde todos estão atarefados e com inúmeras reuniões, que consigamos nos flexibilizar e ser diretos ao conversar.

Lembre-se de praticar um pouco de empatia na hora do alinhamento de equipe, se você não consegue ceder uma hora para tratar um assunto, provavelmente seu colega também não. Caso queira saber mais como aplicamos os métodos ágeis de forma remota, fale agora mesmo com um de nossos especialistas.

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