Comunicação – 7 exemplos do que se jamais deve dizer ou fazer

Tanto em âmbitos profissionais como não profissionais, de humanas ou exatas, a comunicação se faz presente. Seja de forma sutil ou exacerbada como um chefe histérico, a comunicação se faz presente.

Nos âmbitos gerenciais isso não é diferente. Seja no gerenciamento tradicional ou ágil como Kanban, XP, Scrum, a comunicação sempre será um dos principais pilares para o bom andamento de qualquer trabalho.

Como citado em um artigo interno do Banco Santander, “A maioria dos problemas internos de desempenho podem ser resolvidos com uma comunicação interna proativa e eficaz” e em um dos artigos de estudo de Harvard, “quanto mais o projeto avança, é essencial que todos se comuniquem” [tradução direta do artigo How to Communicate More Effectively in the Workplace, Harvard].

Nesse artigo serão abordadas 7 dicas de como evitar uma comunicação ineficiente encontrada em diversas Metodologias hoje utilizadas. Os descritivos são uma pequena, sarcástica e divertida lista com exemplos e diálogos do que não se deve fazer, separados da seguinte forma para todos os tópicos:

• Dica do que fazer estará em negrito, no começo do texto e após a respectiva numeração.
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• Em seguida um texto narrativo, sarcástico, irônico ou meramente exemplificando de forma negativa o que não se deve fazer, referente ao tema citado.
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• “Em itálico, no formato de citação, estará um diálogo aleatório sobre o tema, também de forma sarcástica, irônica ou com um exemplo do que não fazer no âmbito de comunicação”
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• *Comentário: estará em sublinhado, com um comentário e exemplo POSITIVO sobre o tema.

1 – Apresentações curtas, objetivas e visuais.

Extremamente importante encher uma apresentação com diversos slides, cheio de textos, poucos gráficos e discorrer detalhadamente o que está escrito ali!

“…[Slide 12] como podemos verificar no texto acima, temos as métricas do projeto…

…[Slide 27] e assim encerramos a parte das métricas. Foi o primeiro dos sete temas da reunião. Agora falaremos de prazos.”

Comentário: realmente, 27 slides para 1 tema é realmente demais. Um slide com imagens sem texto, bem explicado, pode resolver o problema. Uma comunicação limpa e clara é um dos principais pilares da agilidade.

2 – Reuniões diárias objetivas, focadas no processo e na solução.

Você é o responsável pelo projeto e por orientar o time. Então oriente-os a ouvi-lo e se você quiser transformar uma reunião de 15m em 1h, você pode!!!! E os temas da reunião e a comunicação são conduzidos por você, não é mesmo??

“…10:30: Iniciamos agora nossa Daily Meeting. Cada um fala em ordem. Pedro começa, como foi seu fim de semana?

…11:04: Cristina sua vez. Como estão as crianças?

… 12:00: Bom, agora que todos falaram sobre seu fim de semana, vamos dar uma olhada no primeiro entregável do projeto. Quem quer começar?”

Comentário: as reuniões diárias são curtas e objetivas, sejam elas Daily Meeting do Scrum ou Stand-Ups do Kanban, não extrapolando os 15min sugeridos em seus Frameworks. Durante essas reuniões, o time se reúne e passa pelos tickets em aberto, levanta o problema, busca uma solução imediata ou algum apoio dentre os presentes, resolve-se os pontos de atenção e passa para o próximo. Se não houve mudanças, siga para o próximo tema.

3 – Segurança na negociação

O cliente tem sempre razão! Todos já ouvimos falar isso e não há nada de errado. Se você precisava de 1 ano mas negociou uma entrega maior em 6 meses, não se preocupe pois com certeza você tem um ótimo time para efetuar essa entrega!!

“…[Cliente] Certo, o escopo foi definido. Mas eu precisaria reduzir a entrega do projeto de 1 ano para 9 meses. Seu time atual consegue entregar?

…[Você] Preciso verificar mas acredito que precisaremos aumentar o time ou redefinir a estratégia e a data do primeiro entregável.

…[Cliente] Mas aumentar o time custará mais caro. Não posso aumentar o budget.

…[Você] Então entregaremos!

…[Cliente] Mas você acabou de informar que não conseguiria?

…[Você] Falei??”

Comentário: a transparência e o senso analítico se fazem necessários na clássica situação de um cliente que quer receber o produto antes, não pagar mais e ter a mesma qualidade.

O mundo perfeito em softwares (barato, rápido e de altíssima qualidade) é o sonho de qualquer cliente, porém sabemos das dificuldades de se chegar nesse nível de excelência. O ágil prega a colaboração com o cliente e é papel de quem está à frente da negociação fazer isso da melhor forma. Alinhar apenas um entregável, renegociar o custo ou o prazo, etc. Mas nunca sacrificando o time ou a qualidade do entregável.

4 – Emails objetivos, claros e com contato para esclarecimento de possíveis dúvidas.

Documentar uma reunião e descrever detalhadamente o que ocorreu é papel de quem está à frente do projeto, certo? Enviar tudo para todos os participantes e os não participantes é crucial para manter o time alinhado! E não economize nas palavras!!!

“…[Gerente] Carlos, você efetuou as anotações de nossa daily de 1h atrás?

…[Carlos] Sim, já mandei para seu email com o título Súmula Daily. E verifiquei que você já abriu. Sou muito ágil!

…[Gerente] Era um email de duas páginas e com 5 anexos? Foi uma reunião de 10 minutos cronometrados.

…[Carlos] Também sou muito detalhista!”

Comentário:  Nem todas as reuniões necessitam de email. No exemplo acima, a reunião diária, seria uma delas. Seja no Scrum ou Kanban, é pregado objetividade, clareza e assertividade.

Às vezes o inverso acontece e reuniões longas podem ser facilmente resolvidas com um email simples e objetivo, trazendo os pontos discutidos nessa reunião. Em outras situações, ferramentas de comunicação rápida como Skype ou Slack, por exemplo, podem resolver situações para evitar a necessidade de um email.

5 – Entenda os entregáveis com o time e seja transparente na comunicação com o Cliente.

Um projeto passa por problemas, sempre. Porém, é necessário manter a calma e esconder certas coisas do cliente e do time!!

“…[Reunião de Review com o Time] Pessoal, o primeiro entregável apresentou 28 bugs, estamos atrasados 2 semanas, perdemos 3 dos 6 Devs. Trouxe uns palitinhos pra sortear quem trabalhará no fim de semana. Quem começa?

…[Reunião com o Cliente] – Cliente: como está o projeto?

[Você] – Está tudo ótimo 😀 !!!”

Comentário: um problema como o apresentado é um claro exemplo de comunicação falha. Com o time, deve-se ter cuidado nas notícias e dá-las de forma gradativa. Explicar a perda de membros do time, quando isso ocorre e montar um plano de ação.

Com o cliente, a falta de transparência vai de confronto com as práticas do ágil. O cliente deve saber a real situação, mas deve ser tranquilizado com um bom plano de ação para resolver os problemas.

6 – Feedback construtivo, respeitoso, apontando pontos de melhoria ao invés de problemas e enaltecendo qualidades.

O processo de feedback com o time pode ser algo ágil ou “não-ágil”. Depende de quantos problemas você quer falar sobre sua equipe, quantos você está disposto a ouvir e como você vai puxar o saco de alguém para mantê-lo no time!

“…[Gerente] Carlos, iniciaremos seu feedback agora. Você está conosco a um bom tempo. Nesse último projeto você entregou 10 atividades mas 1 apresentou erro ao subir em produção.

[Carlos] Sim, foi um pequeno bug que está em correção.

[Gerente] PORRA CARLOS, TU QUER ME FUDER!

[Carlos]….. Que gravata linda chefe! Andou malhando?”

Comentário: feedback é algo delicado, onde se deve agir com transparência, e calma, seja de quem passa ou de quem recebe.

Enumere os pontos positivos e chame os pontos negativos de pontos a melhorar, monte ou traga pronto um plano de ação para os pontos a melhorar e também peça a opinião do outro sobre o assunto. São cruciais a transparência e o respeito, pois aí não caberá ofensas nem situações de “puxa-saquismo”.

7 – Multiplique conhecimento dos times de DEV, converse e dissemine as boas práticas de sua equipe com as demais equipes.

Se seu time possui múltiplas habilidades e você possui um elevado nível de conhecimentos, multiplique-os. Mas apenas entre seu time, afinal você não quer ninguém melhor que você roubando seu projeto ou não dependendo de você, correto?

Comentário: dois times executando  a mesma ideia de melhoria só demonstra uma falta de comunicação, como expressado pela reação do chefe. Times podem se conversar, se ajudar e crescer junto. O que não lhe compete, não usa. O que lhe compete, melhore.

Ajudar outros times a crescer só mostrará o elevado grau de maturidade de seu time. E não precisa de reuniões de alinhamento para isso, basta um café, uma mensagem ou mesmo um convite para participar de uma das reuniões/cerimônias.

Conclusão

Chegamos ao final do artigo, onde espero que tenha ficado clara a importância da comunicação dentro das cerimônias e situações do meio ágil. Se faz sempre necessária a calma para resolver situações problemáticas e não é vergonha alguma pedir ajuda. Um bom líder, coach ou mesmo desenvolvedor é aquele que sabe de seus deficits e pede ajuda.

Comunicação, assim como conhecimento técnico, é uma skill necessária, desde a forma que se apresenta um slide até os comentários em uma linha de código. Trata-se de uma skill em constante aperfeiçoamento e se deve tomar cuidado para não cair nas situações problemas que uma comunicação ruim pode lhe causar.