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Confira 7 ferramentas essenciais para otimizar a gestão de projetos

  • Inovação e Gestão

Gerenciar um projeto requer atenção a compromissos e responsabilidades. Até por isso, é comum que os líderes sejam cobrados para entregar resultados de qualidade e dentro do prazo estimado.

Existe uma pressão maior sobre essa área, envolvendo a busca por um produto consolidado, só que de um modo eficiente. Além disso, é preciso ter visibilidade sobre o que todos fazem e acompanhar o desempenho.

Tudo isso fica mais fácil quando a liderança dispõe de ferramentas para gestão de projetos. Esses sistemas permitem uma visão completa de tudo o que ocorre, de forma a otimizar o processo e aprimorar os resultados. Assim, é possível gerar valor para os superiores e realmente entregar algo incrível para os clientes.

Existem diversas opções no mercado. Separamos as principais para você comparar e ver qual a ideal para as suas necessidades. 

Por que é importante adotar estratégias para otimizar a gestão de projetos?

Por que gerenciar projetos com soluções tecnológicas e com modelos de gerenciamento? Essa é uma pergunta importante. Afinal, até existe a possibilidade de utilizar planilhas e documentos físicos sem um método definido para administrar os processos de maneiras mais simples.

Contudo, essas abordagens não respondem mais à complexidade da gestão de projetos atual, que é dinâmica, alterável e fortemente personalizada. O mercado exige mais. Um bom exemplo é o Spotify, que importou não somente uma metodologia ágil pronta, como também customizou esse método para atender a suas necessidades, até chegar a um “não modelo”.

Hoje, projetos com erros, com custos muito altos ou descontrolados e que excedem os prazos são prejudiciais para a marca. O impacto é muito grande e, em alguns casos, fatal. A empresa perde credibilidade sempre que falha em satisfazer as expectativas dos clientes.

Portanto, diante dessa demanda, é necessário utilizar recursos especializados e buscar uma metodologia a fim de chegar a resultados mais poderosos.

As estratégias e ferramentas certas ajudam os gestores a impulsionar o seu trabalho, com produtos e processos melhorados. É possível organizar melhor os documentos e arquivos, integrar os dados, facilitar a colaboração e comunicação entre os times, gerenciar crises e imprevistos, alinhar as pessoas, bem como agilizar a produtividade, no geral.

É viável ter uma visão amplificada de prazos, de custos, de recursos, de pessoal, do escopo e dos riscos — tudo com interfaces intuitivas que facilitam o gerenciamento. Os líderes controlam deadlines, horários, desempenho, atribuições etc. Ademais, garantem que todos consigam ver os mesmos dashboards.

Esses sistemas evidenciam esses aspectos em dashboards, telas simples de gerenciar, de modo que nada seja perdido e que a gestão não deixe de prestar atenção em questões fundamentais.

Quais são as melhores ferramentas para auxiliar a gestão de projetos?

Agora que você já sabe mais sobre a importância de contar com métodos e ferramentas de tecnologia para aprimorar a gestão de projetos, vamos conhecer algumas opções de softwares disponíveis e bem aceitos atualmente.

Com essas informações sobre esses sistemas, será possível escolher qual melhor atende a sua demanda e , colocar em prática as melhores abordagens de gerenciamento.

1. Trello

O Trello é uma das ferramentas mais utilizadas atualmente. Trata-se de uma solução que enfatiza a gestão visual das tarefas, com base na metodologia Kanban.

Ou seja, aplica a Kanban a fim de permitir uma visão de atividades que estão sendo feitas, que já foram feitas e que serão feitas. Cada parte do quadro pode ser customizada com cartões para descrever tarefas, e cada cartão é definido pelo usuário com possibilidade de inserção de arquivos e links.

2. Artia

Por sua vez, o Artia foca mais o controle de desempenho e de horário de trabalho dos colaboradores. Dessa forma, possibilita uma gestão mais atenta aos prazos. Permite implantar a técnica pomodoro, que divide o tempo de trabalho em períodos intercalados com momentos de pausa.

Além disso, a ferramenta se destaca por seus relatórios de desempenho, organização visual estilo Kanban, controle financeiro, entre outras funções relevantes.

3. Slack

O Slack funciona como um grande canal de interação e comunicação entre os membros de um time. A partir de um chat, os funcionários conseguem interagir e compartilhar arquivos, de modo a garantir integração e alinhamento nos processos. Cada usuário tem direito a um perfil e pode, inclusive, criar grupos específicos para enviar mensagens privadas apenas a algumas pessoas.

4. Podio

Com um propósito similar, o Podio é considerado uma espécie de rede social para gestão de projetos. Todo usuário tem um perfil e consegue interagir com outros por meio de e-mails e chat. Ademais, viabiliza controle de contatos, agenda e tarefas, inclusive com filtros para analisar o trabalho de cada membro. Os projetos antigos também ficam salvos e estão disponíveis para fácil acesso.

5. Asana

Já o Asana tem como finalidades principais o rastreamento de tempo, a divisão de tarefas e a visibilidade de cronogramas em uma linha do tempo. Além disso, o software dá ao gestor o poder de visualizar quadros no estilo Kanban, criar dependências entre atividades, programar vencimentos de processos de acordo com deadlines, observar estatísticas acerca da jornada e permitir a comunicação com chats corporativos.

6. Bitrix24

Um dos mais completos da nossa lista, o Bitrix24 acumula diversas funções que ajudam a otimizar a eficiência da gestão de projetos e de outras áreas também. Apresenta recursos para CRM, gestão de comunicação com clientes, intranet, rede social privada, gerenciamento de RH, telefonia, gestão de documentos, criação de sites e de calendários, e a lista segue.

As funcionalidades para os projetos são: relatórios completos e avançados de desempenho, fluxos de tarefa com automação, compartilhamento de arquivos, monitoramento de tempo, colaboração e comunicação por meio de chats e videoconferência, gráfico de Gantt, quadro Kanban, etc.

7. GanttProject

Esse software é baseado na ideia do gráfico de Gantt, famoso método de representação visual para projetos. Permite, portanto, uma gestão organizada e simplificada do cronograma e da linha do tempo de processos em um projeto, com controle de intervalos entre as tarefas e de dependências.

A gestão de projetos é uma área muito importante para as empresas. A partir delas, se consegue satisfação maior de contratantes, credibilidade e, inclusive, uma forma mais fácil de adquirir novos clientes.

Nesse sentido, é preciso buscar formas de otimizar os processos, como o apoio das ferramentas mencionadas. Para impulsionar ainda mais os resultados, sua empresa precisa também do auxílio especializado.

Uma empresa especializada no assunto ajudará na escolha da melhor solução de gerenciamento, de acordo com a complexidade de suas tarefas, o número de funcionários, a área de atuação e o nível de qualidade do software. Desse modo, você consegue implantar a ferramenta sem problemas e pode simplesmente focar no objetivo de cada projeto, de modo a satisfazer os seus clientes.

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