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Aumentando a produtividade: estratégias para otimizar o Cycle Time

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De acordo com uma pesquisa do Gartner, as principais empresas adotam estratégias proativas para otimização de custos, mas isso não quer dizer que elas atinjam as suas metas. Em um cenário de empresas menores, 50% delas não conseguem alcançar suas metas anuais de redução de gastos.

Criar estratégias para redução de custo é uma prática cada vez mais comum, inclusive é notável ver fabricantes de bens de consumo desenvolvendo um processo de produção just-in-time para produzir apenas que é desejado e evitar os descontos inevitáveis causados pela superprodução. Mas ações como essas a longo prazo podem não criar mais vantagem competitiva, porque os concorrentes logo verão a mesma oportunidade e farão a mesma coisa. 

No entanto, a economia de tempo em um negócio se torna significativa quando representa uma mudança sistemática na forma como a empresa realiza suas tarefas e atende seus clientes e isso é mais difícil de ser copiado. Para iniciar esse processo, o primeiro passo crucial é compreender o tempo das suas entregas. E é ai que entra o Cycle Time.

Neste artigo, exploraremos a importância do cycle time como uma métrica para mensurar e otimizar o tempo de uma entrega, resultando em economia financeira. Além disso, demonstraremos como medir e reduzir o cycle time, os principais desafios na implementação, as melhores estratégias de sucesso e o case de sucesso da Toyota, para você se inspirar e obter vantagem competitiva sustentável para o seu negócio.

O que é o Cycle Time?

Cycle Time é o tempo necessário para concluir um ciclo completo de um processo, desde o início até o fim. É uma métrica usada para medir a eficiência e a produtividade, permitindo identificar gargalos, atrasos e oportunidades de melhoria em um processo. 

O Cycle Time não é uma novidade no cenário operacional das estratégias de negócios. O conceito tem suas origens na gestão de operações e produção, embora não seja possível atribuir uma data específica ao surgimento do termo, ele começou a ganhar destaque durante o desenvolvimento e a popularização de práticas do Sistema Toyota de Produção, a partir das décadas de 1950 e 1960. 

E apesar de "antigo" ainda sim nos dias atuais líderes de grandes empresas estão conquistando uma vantagem competitiva ao implementar transformações na maneira como administram o tempo em suas organizações.

Cycle Time, Lead Time e Customer Lead Time

Essas três métricas desempenham funções distintas na avaliação do fluxo de trabalho, não competindo entre si, mas, sim, possuindo objetivos específicos. O ponto de convergência entre elas é o fato de representarem o objetivo geral de mensurar e otimizar os prazos, utilizando como unidade de medida os "dias corridos". Em outras palavras, tanto o tempo de medida do Cycle Time, do Lead Time e do Customer Lead Time referem-se à contagem dos dias corridos de uma entrega, sem excluir finais de semana ou feriados.

Cycle Time

Mede o tempo necessário para concluir uma única tarefa ou atividade específica dentro de um processo. Por exemplo, em um processo de desenvolvimento de software, o Cycle Time pode medir o tempo que leva para um desenvolvedor corrigir um bug após ser atribuído. 

Questionamentos a se fazer no Cycle Time: Quanto tempo leva para concluir uma tarefa específica? Qual é o tempo médio para a execução de determinada atividade?

Lead Time

Por sua vez representa o tempo total decorrido desde o início até a conclusão de um processo, abrangendo todas as etapas. Por exemplo, imagine um processo de fabricação de uma camiseta, o Lead Time incluiria desde o recebimento da matéria-prima até a entrega do produto acabado ao cliente. 

Questionamento a se fazer no Lead Time: Qual é o tempo total para entregar um produto ou serviço ao cliente? Quanto tempo leva desde o pedido até a entrega final? 

Customer Lead Time

Foca no tempo total que um cliente espera entre fazer um pedido e receber o produto ou serviço. Em uma empresa de comércio eletrônico, o Customer Lead Time irá medir o período desde a realização do pedido até a entrega na casa do cliente. 

Questionamento a se fazer no Customer Lead Time busca responder: Qual é o tempo total que um cliente espera para receber o produto ou serviço?

De forma bem resumida, o Cycle Time mede o tempo de uma etapa isolada do processo, o Lead Time mede o tempo total do processo e o Customer Lead Time mede o tempo total do processo do ponto de vista do cliente. Juntas ,essas métricas capacitam a identificação de gargalos específicos, permitindo aprimorar a eficiência operacional de maneira abrangente.

Quais os desafios na implementação do Cycle Time?

Desenvolver a capacidade de reduzir o tempo de uma entrega não é fácil nem pode ser feito da noite para o dia. Isso requer uma reformulação fundamental de como os produtos ou serviços de uma empresa são entregues aos clientes e isso significa que várias partes da organização terão que trabalhar juntas de maneiras novas e diferentes. Mas hoje em dia, a penalidade por ficar parado é muito maior do que o custo da mudança.

Conheça os principais desafios na implementação do Cycle Time:

Coleta de dados

É necessário ter um sistema de coleta de dados preciso e confiável para medir o tempo gasto em cada etapa do processo. Isso pode exigir o investimento em ferramentas de rastreamento e registro de dados.

Definição das etapas do processo

No início da implementação é importante identificar claramente as etapas do processo que será medido e determinar o início e o fim de cada uma delas para que a medição ocorra de maneira correta. É muito comum que os colaboradores entendam que manter o foco na criação de valor é o bastante, afinal todos trabalham em um mesmo produto ou cliente, mas apesar da boa intenção, se não houver um fluxo de operações do início ao fim visível e compreensível para todos os colaboradores, a empresa se torna um emaranhado de equipes conflitantes. Por isso mapeie todo o fluxo de trabalho, isso exige a colaboração de diferentes equipes para definir de forma precisa as etapas e qualquer o papel de cada uma. 

Engajamento e envolvimento da equipe

A implementação bem-sucedida do ciclo de tempo depende do engajamento e envolvimento da equipe, a resistência à mudança é uma das principais barreiras enfrentadas pelas empresas. Para evitar resistência é importante comunicar os objetivos e benefícios do ciclo de tempo, fornecer treinamento adequado e incentivar a participação ativa da equipe no processo de implementação e melhoria contínua.

Identificação de gargalos

O ciclo de tempo pode revelar gargalos e pontos de estrangulamento no processo, Identificar e resolver esses gargalos pode exigir mudanças no fluxo de trabalho, realocação de recursos ou melhorias nas operações e este é um grande desafio, por isso falaremos mais sobre isso no próximo tópico.

Quais estratégias utilizar para reduzir o Cycle Time?

É possível enumerar diversas estratégias para reduzir o Cycle Time, sendo a primeira delas, que influencia todas as demais, o entendimento de que empresas com a cultura Cycle Time se distinguem das organizações tradicionais na estruturação do trabalho, medem o desempenho e veem o aprendizado organizacional. 

Tais empresas privilegiam equipes em detrimento de funções e departamentos, utilizando o tempo como uma métrica crítica de desempenho. Além disso, insistem que todos os colaboradores compreendam clientes, concorrentes e as operações internas da empresa, não restringindo essa responsabilidade apenas à alta gerência. Sem essa compreensão, a utilização dos dados do Cycle Time pode não funcionar. 

Nesse contexto, líderes e gestores desempenham um papel central na implementação dessa cultura. Cabe a eles estabelecer metas e objetivos claros relacionados ao tempo de ciclo, fornecer recursos adequados para melhorias, remover obstáculos e incentivar a colaboração entre as equipes. Ao abordar essas questões, diversas estratégias podem ser empregadas, tais como:

Eliminar tarefas desnecessárias

Identificar e eliminar qualquer etapa ou atividade que não agregue valor ao processo, reduzindo assim o tempo total necessário para concluí-lo.

Padronização e simplificação de processos

Analisar os processos existentes e identificar oportunidades de simplificação e padronização para reduzir a complexidade e o tempo necessário para executá-los.

Automação de tarefas

Identificar processos que possam ser automatizados por meio de tecnologia, como o uso de softwares e ferramentas automatizadas, para agilizar a execução do processo.

Melhoria contínua

Implementar uma cultura de melhoria contínua, incentivando a equipe a identificar e propor ideias para otimizar o processo e reduzir o tempo necessário para sua conclusão.

Os benefícios em reduzir o Cycle Time

A ideia de todo gestor é projetar uma empresa que opere sem os entraves, erros ou desperdícios que caracterizam a maioria das organizações. Na prática, enfrentar esse desafio é uma tarefa complexa. No entanto, à medida que a produtividade e a velocidade das entregas aumentam, a eficiência nos processos se aprimora, resultando em menos tempo dedicado à gestão de crises e mais tempo disponível para o planejamento e a execução de atividades competitivas.

Os principais benefícios derivados da redução do Cycle Time residem nesses três pilares fundamentais para qualquer negócio: produtividade, velocidade e eficiência. Entender como esses benefícios podem efetivamente contribuir para a melhoria dos processos da sua empresa é uma boa estratégia. 

Produtividade

Ao reduzir o tempo necessário para concluir uma tarefa ou processo, a produtividade aumenta. Os colaboradores podem realizar mais atividades no mesmo período de tempo, o que leva a um maior rendimento geral.

Eficiência

A redução do Cycle Time permite otimizar o uso dos recursos disponíveis, eliminando atividades redundantes ou desperdícios. Isso resulta em uma melhoria na eficiência operacional, pois as tarefas são executadas de forma mais rápida e eficaz.

Velocidade

Com um Cycle Time menor, os processos são concluídos mais rapidamente. Isso significa que os produtos ou serviços são entregues aos clientes de forma mais ágil, o que pode aumentar a satisfação do cliente e a competitividade da empresa no mercado.

Como medir e acompanhar o Cycle Time?

De modo simplista, o Cycle Time mede o tempo total decorrido que você precisa para realizar uma tarefa desde o momento em que ela inicia até o momento em que ela é concluída. Portanto, a maneira mais simples de medir o Cycle Time é contar o número de dias corridos que ela passa sendo executada.

Porém, se você precisa de uma estratégia mais detalhada e certeira, existem passos que ajudam a medir e otimizar o processo do Cycle Time, são eles:

Defina o início e o fim do ciclo

Identifique o ponto de partida e o ponto de conclusão do processo que deseja medir.

Registre o tempo de ciclo

Cronometre o tempo que leva para concluir o processo, desde o início até o fim.

Repita o processo várias vezes

Realize várias medições do tempo de ciclo para obter uma média mais precisa.

Analise os resultados

Compare os tempos de ciclo obtidos e identifique padrões ou variações.

Faça ajustes e melhore o processo

Com base nos resultados obtidos, identifique oportunidades de reduzir o tempo de ciclo e implemente melhorias no processo.

Monitore continuamente

Estabeleça um sistema de acompanhamento regular para medir o Cycle Time e verificar se as melhorias implementadas estão gerando resultados.

Toyota: como o negócio obteve sucesso com Cycle Time

Vamos analisar a Toyota, uma empresa conhecida por sua cultura Cycle Time nas operações. O centro de suas atividades no setor automotivo envolve quatro etapas interligadas: desenvolvimento de produtos, recebimento de pedidos, programação da fábrica e produção. 

Ao longo dos anos, a Toyota organizou-se de forma a acelerar informações, decisões e materiais em cada uma dessas etapas críticas, tanto de maneira independente quanto como em partes de um todo. 

A produção ocorre em pequenos lotes por meio de células de fabricação flexíveis, capazes de lidar com uma variedade de modelos com trocas rápidas. As plantas são gerenciadas para manter alta eficiência operacional e garantir a qualidade dos produtos. O resultado é um ciclo de produção acelerado, reduzindo custos gerais, exceto aqueles essenciais para garantir que o trabalho seja feito corretamente desde o início. 

Grande parte do sucesso competitivo da Toyota está diretamente ligada à habilidade de operar em uma cultura Cycle Time. Criando novos produtos com metodologias ágeis e de forma mais rápida do que os concorrentes, a Toyota coloca os outros fabricantes na posição defensiva no mercado. Ao transformar rapidamente os pedidos dos clientes em produtos acabados, conquista uma parcela significativa de compradores com urgência e coloca pressão nos custos e estoques dos concorrentes. 

Ao oferecer constantemente uma variedade de produtos inovadores e monitorar as preferências dos consumidores, a Toyota se mantém alinhada com suas necessidades em constante evolução, proporcionando ao desenvolvimento de produtos uma vantagem tecnológica que a pesquisa de mercado não consegue igualar. Quanto mais eficientemente a Toyota consegue desenvolver e entregar automóveis, maior é seu controle no cenário competitivo.

Enfrentar as complexidades do ambiente corporativo requer mais do que simples ferramentas de gerenciamento ou quadros físicos para conduzir seus processos de trabalho com eficácia. É essencial calcular o Cycle Time e adotar uma mentalidade de melhoria contínua. Sabemos que esse desafio não é trivial, e é por isso que contar com um parceiro como a Objective se revela uma estratégia inteligente e vantajosa.

A Objective é reconhecida em agilidade, acumulando mais de 25 anos de experiência tendo grandes empresas como cliente. Entre em contato com nossos especialistas para descobrir a solução mais efetiva e personalizada para potencializar o sucesso do seu negócio. 

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