Veja as vantagens da automação de processos e como colocar em prática

Gastar tempo e recursos com processos manuais é uma realidade do passado. Cada vez mais as empresas devem se modernizar e garantir uma adesão aos novos tempos: o da transformação digital. Um dos pilares dessa mudança é a automação de processos.

Por meio dela é possível conseguir uma série de vantagens para a sua rotina, diminuindo burocracias, erros e problemas que podem dificultar o seu negócio a conquistar os objetivos propostos no plano de negócios. Você não quer ser engolido pelos seus concorrentes por utilizar processos ultrapassados, não é mesmo?

Então, vamos mostrar esses benefícios a seguir. Boa leitura e tire suas dúvidas sobre o tema.

Otimização de tempo

Quando falamos em automação de processos, um dos primeiros pontos vantajosos observados é a possibilidade de otimização de tempo. Afinal, um sistema automatizado, em conjunto de metodologias ágeis, permite que ações anteriormente realizadas em horas possam ser feitas em questão de minutos ou, até mesmo, segundos.

Por exemplo, pense na análise de informações de vendas do seu negócio e elaboração de relatórios. Alguns dados poderiam ser automatizados, mas a produção de gráficos e composição do documento em si eram elaborados pelos seus colaboradores. Com a automação, o próprio sistema gera o relatório pronto, de forma que os gestores precisam apenas verificá-los e apresentar as informações em reunião.

Com isso, ganha-se em tempo para dedicar-se às outras questões estratégicas e analíticas da empresa, garantindo melhores resultados ao longo do tempo.

Redução de custos

É possível reduzir custos operacionais quando se opta pela automação de processos internos em sua empresa. Por exemplo, se você tinha um funcionário dedicado à realização de determinadas atividades técnicas, ao automatizá-las, você poderá direcioná-lo para outra atividade analítica importante, economizando esse valor.

Além disso, determinadas tarefas passam a ser realizadas 24 horas por dia, 7 dias por semana, por parte de algoritmos e machine learning. É o caso, por exemplo, do uso de chatbot. Fora dos horários comerciais, você poderá contar com essa solução para resolver questões pontuais dos clientes, sem precisar ter colaboradores presentes em dois turnos. Muito bom, não é mesmo?

Aumento considerável de produtividade

Se você consegue fazer mais atividades em menos tempo, sem a necessidade de intervenção humana, torna-se possível aumentar consideravelmente a produtividade, principalmente nos setores que se beneficiam diretamente da automação — Tecnologia da Informação, Ciência de Dados, setores administrativos, entre outros.

Por exemplo, ao utilizar Big Data e Data Analytics, é possível ter informações precisas rapidamente, em tempo real, garantindo que os gestores conseguirão atuar de forma proativa rapidamente na solução de eventuais questões que possam vir a surgir.

Os times terão dados de forma rápida e em livre demanda para que possam realizar suas atividades, otimizando a qualidade das entregas.

Padronização

Quando se utiliza sistemas de automação que atuem de forma integrada em toda a empresa, gera-se uma padronização no modo de realizar alguns processos. Por exemplo, um sistema ERP pode gerar relatórios para todos os setores da organização, que comunicam entre si. Ou seja, quando um gestor de vendas precisa de dados do setor de marketing, eles virão dentro do padrão da solução, não sendo necessário fazer adaptações ou mudanças, evitando retrabalho.

Maior segurança

Falhas humanas podem ocorrer, é natural no ambiente organizacional. O problema é que, muitas vezes, um erro de digitação de um número pode causar falhas gravíssimas, como o não-pagamento de um débito importante da organização.

Por meio da automação de processos, minimizam-se essas questões. Isso porque o recebimento do boleto, contabilização, pagamento e armazenamento do comprovante pode ser feito por um sistema de pagamentos, sendo necessário apenas a conferência por parte do gestor financeiro.

Esse é um exemplo de como é possível garantir maior segurança nos processos internos, minimizando as chances de necessidade de retrabalho, o que pode atrasar a obtenção dos resultados desejados.

Agilidade

Para algumas áreas, a agilidade é fundamental para a realização de ações. Por exemplo, se você vai prestar um atendimento ao cliente, quanto mais tempo demorar para conseguir solucionar a questão, pior será a experiência do usuário com a sua empresa. Isso pode gerar um afastamento da pessoa e, consequentemente, ela não retornará a fazer compras ou negócios com você.

Os processos automatizados, dessa forma, conseguem garantir uma maior agilidade nesse tipo de intervenção, sem perder a excelência. Você conquista a atenção e confiança do cliente e minimiza as chances de falhas nesse tipo de ação, tendo maior efetividade nas suas estratégias de Customer Success.

Tomadas de decisões mais eficientes

Muitas decisões nas organizações dependem de agilidade e precisão de dados em mãos. Afinal, o achismo e a intuição podem custar caro para o seu negócio. Com a automação de processos, você pode ter análises de informações sobre a atual situação do seu empreendimento sempre em mãos, de forma que, em uma eventual oportunidade ou, então, possibilidade de crise, seja possível encontrar soluções rapidamente para a questão.

Por exemplo, imagine que haja a possibilidade de adquirir um determinado ativo (um prédio, veículos, entre outros), que estejam indo a leilão e, portanto, serão disputados por outros possíveis compradores. Será que a empresa pode arcar com essa situação? Ou a aquisição pode comprometer a situação do caixa a curto, médio e longo prazo?

Os dados atualizados com os padrões para a atual conjuntura e para os próximos meses poderá ser rapidamente acionado. Isso permite conferir se realmente é possível realizar a aquisição e o quanto ela poderá comprometer do caixa da empresa.

Sendo assim, os gestores terão um maior arcabouço de informações para conseguir resolver essas questões e, consequentemente, aproveitar oportunidades e minimizar chances de erros.

A automação de processos tem, portanto, um papel vital nas organizações. Por meio dela é possível ter uma empresa mais moderna, tecnológica e capaz de impulsionar resultados no mercado. Porém, para isso, é fundamental ter as ferramentas certas ao seu lado.

Se você não quer perder nenhuma oportunidade e deixar seus concorrentes para trás, a Objective Solutions é a sua escolha ideal. Afinal, por que optar por soluções engessadas se você pode ter aquela feita para a realidade da sua empresa?