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Lead Time: o que é, sua importância, como calcular e reduzir

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Para que um projeto tenha sucesso, ele deve contar com indicadores, e um deles é o lead time. Essa métrica surgiu na manufatura e hoje é utilizada em inúmeras áreas, como a prestação de serviços e vendas. Quando otimizado, esse indicador garante uma gestão eficiente em seu projeto.

Dito isso, saiba a seguir o que é lead time, qual sua importância e como calcular e aplicar esse indicador em seus projetos.

Entenda o que é o Lead Time

O lead time é um conceito utilizado em muitas áreas para definir tempo, seja o tempo de produção dos produtos, para a realização das etapas, o tempo que um produto leva para chegar a um local, entre outras. Para a Engenharia de Produção, área em que esse termo foi utilizado pela primeira vez, o lead time representa o tempo entre a chegada de um pedido efetuado por um cliente até a entrega deste produto. Também pode representar a medida de tempo gasto pela produção para transformar matérias-primas em produtos.

Para o setor de serviços esse termo ganha um novo significado, pois ele sai da área de produção e passa a calcular o tempo que os processos levam, como a abertura de uma conta ou entrega da comida em um restaurante, entre outros. A principal contagem é quanto tempo leva desde a realização de um pedido por um cliente até sua entrega.

Mas o lead time não é uma métrica utilizada apenas por setores de produção e serviços convencionais. Esse indicador se tornou um parâmetro muito importante para o  Ágil. Essa é uma das métricas mais analisadas pelos gestores para organizar a entrega de seus projetos.

Outros pontos importantes sobre Lead Time

O lead time pode ser definido como o tempo de produção. Ou seja, o tempo decorrido entre a identificação do requisito até sua entrega. Quando pensamos no desenvolvimento de softwares, o lead time pode representar os dias em que aquele projeto foi realizado, desde sua etapa inicial até a finalização. Essa métrica leva em consideração as histórias de usuário, os bugs, as fases de teste e todas as outras etapas existentes.

Um gráfico de lead time é criado para responder as perguntas básicas relacionadas ao tempo do projeto, que são:

  • Quanto tempo a equipe leva para desenvolver um novo item?
  • A equipe está conseguindo desenvolver as funcionalidades planejadas dentro do timebox de uma iteração?
  • Há algo afetando a previsibilidade dos itens, ou seja, existe algum fator que impede que a equipe finalize as etapas no tempo estipulado, como a dificuldade, o tamanho e as incertezas da atividade?

É necessário apontar duas considerações quando o assunto é lead time. Primeiro é que o cliente e a empresa possuem visões distintas sobre o que é o lead time, pois para quem compra, essa métrica aponta apenas o tempo em que levou para a empresa processar o pedido e ele chegar em suas mãos. Para a empresa, contudo, ela aponta todas as etapas do produto e o tempo que cada uma levou.

Em segundo lugar, um cliente satisfeito não significa uma entrega rápida, ou seja, um lead time otimizado. Para que a métrica seja positiva, é necessário que todas as etapas do projeto tenham sido cumpridas no tempo devido, sem atrasos, complicações, entre outros problemas – a começar pela própria logística.

Como funciona o lead time?

O lead time é calculado considerando todas as etapas  de um processo de produção ou de um projeto. Quando acompanhado ele orienta na otimização de inúmeras funções dentro de uma empresa, garantindo benefícios. Os principais são:

  • Geração de prazos de entrega;
  • Clientes satisfeitos;
  • Controle e melhoria da produtividade geral;
  • Identificação de gargalos no processo produtivo;
  • Melhoria de processos;
  • Geração de mais resultados com a mesma capacidade produtiva;
  • Padronização dos processos;
  • Mais confiabilidade para atender demandas de clientes.

Isso ocorre, porque os dados apresentados pelo lead time auxiliam com a logística de desenvolvimento dos projetos e da produção. É possível detectar falhas, problemas técnicos, falta de produtividade, entre outros fatores que atrasam. Além disso, com a otimização de tempo, é possível fazer mais e no mesmo período, ou seja, você pode retornar em processos, realizar novas etapas de teste, com o mesmo tempo que levaria para fazer o básico.

Qual a importância do lead time?

Quando não há um bom controle do lead time uma empresa pode ter dificuldade para identificar problemas como atrasos na entrega, falta de produto no estoque, má prestação de serviço, insatisfação do cliente, entre outros. Por exemplo, se um cliente solicita um determinado produto ou projeto que a empresa não tem no estoque ou não pode realizar, ele irá depender de fornecedores externos ou a empresa estará sujeita à perda da venda, por falta de logística e planejamento.

Em mercados extremamente competitivos, o prazo de entrega é o fator decisivo para a realização de uma compra. O cliente irá escolher a empresa que oferece o melhor e em menor tempo. Um bom lead time irá indicar ao gestor como está o nível de produtividade de sua equipe.

Como calcular o lead time?

Identifique os momentos do início do processo e da finalização (entrega). O lead time é o tempo decorrido entre estas duas datas, considerando se possível o ponto de vista do cliente.

Exemplo de cálculo:

O usuário iniciou a formulação de uma história no dia 5 e a entrega ocorreu no dia 12. Assim o lead time desta história é 7 dias (12 menos 5).

Como reduzir o lead time?

Se o seu lead time está alto, não se preocupe, pois é possível diminuí-lo a partir da otimização de algumas etapas. Algumas dicas são fundamentais para melhorar o desempenho de sua equipe durante a produção de algo. São elas:

  • Otimizaçãode etapas: a partir de uma gestão ágil, é possível otimizar etapas do processo, corrigindo erros frequentes e otimizando o tempo de seus funcionários;
  • Fornecedores: crie relação com os melhores fornecedores, que são aqueles com os melhores produtos, o menor preço e com o menor tempo de entrega;
  • Gargalos: identifique os gargalos no seu processo produtivo e coloque em prática ações para otimizar seus resultados;
  • Qualidade: reduza os problemas técnicos de sua produção, garantindo que seu produto tenha qualidade e que não dependa de inúmeros testes que levam tempo;
  • Manutenção: manutenção de máquinas, equipamentos e softwares pode ser muito demorado, por isso, antes de iniciar sua produção, garanta que está tudo funcionando de acordo;
  • Otimizar a rota: se seu produto necessita de entregas, otimize a rota de entrega dele, pois quanto mais rápido chegar para o cliente, melhor. 

Objective e Lead Time

O lead time é uma métrica muito importante para entender como você está servindo ao seu cliente. Variações deste tempo podem trazer informações muito importantes na otimização das entregas.

A Objective é uma multinacional brasileira, especialista em Metodologia Ágil. Com profissionais especializados, a empresa o ajuda a otimizar o tempo de sua equipe em seus projetos com ferramentas disponíveis no mercado. Além disso, a empresa é pioneira em consultoria ágil e em outros métodos de trabalho. Então, se precisa de ajuda com suas métricas, a Objective é a empresa perfeita para ajudá-lo a otimizar seu tempo de produção!

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