Como escalamos metodologia ágil utilizando fluxo unificado?

Com a adoção de metodologias ágeis tornou-se possível ter um fluxo de trabalho com entregas contínuas, mais agilidade e menos gargalos. Esse modelo possibilitou a adequação dos processos à realidade do mercado atual.

Mas quando a empresa cresce em pessoas, demandas ou complexidade, é natural perder o controle de alguns elementos.

Para esses casos, é importante saber como atuar com a gestão. Nesse sentido, o Fluxo Unificado tem se mostrado como uma das melhores formas de acelerar produtividade, eficácia, entrega e qualidade em ambientes escalados.

O que é o fluxo unificado?

O fluxo unificado é um modelo inspirado  no método Kanban, que visa tratar os fluxos de forma estratégica e inteligente para lidar com os desafios de forma mais eficiente, principalmente quando há aumento de escala na demanda ou nas equipes.

Em outras palavras, ele permite que várias equipes trabalhem em vários projetos (ou demandas diferentes) por meio de um fluxo compartilhado entre todas as equipes com ferramentas apropriadas. Isso é feito com filas compartilhadas entre os times, e equilíbrio de cargas de trabalho para não exagerar ou faltar tarefas para os times.

Qual é a importância de escalar a metodologia ágil na empresa?

As metodologias ágeis, por si só, têm grande relevância para tornar uma companhia mais eficiente. No entanto, não basta parar por aí: é preciso escalar o uso das metodologias ágeis em toda a  empresa. Abaixo, listamos alguns pontos que demonstram essa importância.

Minimização de atrasos

O excesso de demandas faz com que as equipes tenham gargalos em suas atividades diárias, consequentemente geram atrasos no processo. Ao gerenciar a escala, é possível adequar as tarefas às equipes, incluindo a adição de tempos não comprometidos às entregas, para permitir ações emergenciais quando necessário.

Aumento da satisfação do cliente

Cumprir prazos e fazer entregas de qualidade, em fluxo contínuo, é um dos pontos que mais geram satisfação ao cliente. Ao escalar as atividades no cenário das metodologias ágeis, seus colaboradores não se sentirão sufocados ou pressionados a entregar rapidamente, porque vão seguir um fluxo sustentável e previsível.

Eficiência em escala com adaptação dinâmica

As metodologias ágeis, em geral, direcionam o modelo de trabalho para equipes pequenas, com entregas contínuas de forma incremental.

Embora seja muito eficiente e um dos melhores direcionadores para a satisfação do cliente, este modelo costuma ser incompatível com estruturas que necessitam de várias equipes alocadas e planejamento dinâmico devido às contínuas mudanças de foco no mercado.

Escalar a gestão usando fluxo contínuo permitirá que a alta eficiência interna das equipes seja alavancada em toda a organização. O objetivo de cada equipe não é mais a entrega individual, mas a sustentabilidade da própria empresa, olhando para todo o portfólio de produtos e para todas as necessidades dos clientes.

Como utilizar o fluxo unificado para escalar a metodologia ágil?

O fluxo unificado, quando bem implementado, permite escalar a gestão para continuar permitindo entregas mais rápidas no dia a dia. Veja algumas de suas práticas a seguir.

Sistema puxado

O time puxa atividades para execução somente quando tiver espaço disponível, respeitando o fluxo de trabalho e evitando gargalos ou o excesso de tarefas.

Limite de WIP forte

É estabelecido um limite de atividades que a equipe pode realizar para evitar sobrecargas. Assim, se o sistema atingiu o limite, a equipe não poderá puxar mais nenhuma tarefa no quadro.

Filas compartilhadas

Todos os envolvidos nos times terão filas (backlog, esperas, aprovações, etc.) compartilhadas, consumindo essas tarefas de forma a priorizar a liberação destas.

Sistema ativo de conhecimento compartilhado

É a definição de ações que permitam a difusão do conhecimento de forma contínua nos negócios, mesmo com o crescimento dos times.

Gerenciamento de carga de trabalho

É fundamental que essa parte seja realizada para que seja feito o equilíbrio de demandas e capacidade dentro de cargas definidas.

Assim, é possível garantir uma mudança de foco com agilidade e fluidez caso seja preciso, devido a uma demanda urgente ou mudança de direcionamento.

Slack

O conceito de slack auxilia na flexibilização de mudanças de foco. Ele permite, assim, equilibrar as folgas para a capacidade para atendimento a demandas urgentes, redirecionamentos ou atividades de melhoria. Se há uma demanda de 6 slots de trabalho, por exemplo, é fundamental que a capacidade da equipe seja de 8 slots.

Automação

A automação agiliza processos e permite gerar padronização nos processos, algo fundamental para evitar a concentração de conhecimento e tarefas na mão de poucas pessoas.

Assim, em resumo, podemos citar estas medidas para auxiliar você na implementação do fluxo unificado para escalar metodologia ágil:

• escolha uma ferramenta (ou um set) de gestão visual para melhorar a identificação do fluxo;
• aplique o sistema puxado, tal como falamos anteriormente;
• é fundamental o uso de filas compartilhadas;
• aplique práticas que permitam a transferência de conhecimento (como o pair-programming e moving people around);
• aplique automações, que padronizam e aceleram processos repetitivos e comuns;
• implemente testes automatizados no DevOps.

Quando você deve buscar escalar a gestão na sua empresa?

Fato é: nem sempre o crescimento do negócio ocorre de acordo com o que planejamos inicialmente.

Em muitos momentos, os times e negócios crescem em escala, mas de uma forma muito mais rápida do que esperávamos. Daí, algo que poderia ser positivo (um grande crescimento) gera problemas, principalmente pelos seguintes motivos:

• gargalos gerados nas filas de tarefas, afinal, se as demandas aumentam e não há o acompanhamento por parte dos times, é natural que esses gargalos se intensifiquem, gerando aumento de tarefas paradas na fila;
• diminuição da interação, caso o crescimento dos times não seja acompanhado de medidas de integração. Com isso, dificulta-se, também, a transmissão de conhecimento e a realização das atividades de forma menos colaborativa do que anteriormente;
• há um descompasso nos times, pois muitas áreas ficam com demandas enormes por muito tempo, enquanto outras ficam com pouco trabalho, já que boa parte das ações estão retidas nos gargalos presentes ali.

O importante é adotar medidas para escalar as metodologias com fluxo unificado o quanto antes. Assim, quando as demandas aumentarem, os processos e as equipes estarão preparados para as mudanças, respondendo com mais precisão a elas. Nesse caso, você já estará preparando seu negócio para um possível cenário, evitando ser pego de surpresa.

Exemplo na prática

O fluxo unificado é uma técnica que surgiu da prática. Há alguns anos, nossa empresa experimentou um rápido crescimento e teve todos os desafios vistos nesse artigo. Então começamos a testar muitas abordagens e hipóteses diferentes, que acabaram no que chamamos hoje de fluxo unificado. Como você pode perceber, essa técnica não foi criada da noite para o dia, envolveu um processo evolutivo e consistente.

Resultados

A seguir, os resultados que o fluxo unificado trouxe para a Objective e para empresas parceiras:

Cases de outras empresas

Para que você também alcance esses resultados na sua empresa, conte com a Objective para implementar a adoção do fluxo unificado alinhado às metodologias ágeis.