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Como destravar o Upstream de uma fintech?

  • Inovação e Gestão

Upstream é como os usuários da metodologia Kanban se referem à parte do fluxo de valor que corresponde à identificação de soluções, gerenciamento de pedidos ou descoberta de produtos. Em outras palavras, o termo é usado para se referir ao processo de definição e especificação de uma demanda antes de iniciar o desenvolvimento de um software ou responder a um pedido.

O mercado atual tem exigido velocidade nas mudanças de negócios, ideais inovadores e evoluções de produtos e serviços são essenciais, o que gera uma alta tensão devido à quantidade de novas demandas que são geradas versus a velocidade na entrega, exigindo um equilíbrio entre o fluxo criação e o fluxo de desenvolvimento. Assim, podemos dizer que o upstream é a primeira válvula de qualidade e de criação de um fluxo sustentável de implementação.

Existem, porém, diversos obstáculos que podem interferir no upstream de uma empresa. Neste artigo vamos analisar o caso de uma Fintech, elencando todas as barreiras que atrapalham a fluidez do desenvolvimento e como a Objective participou do projeto, destravando o seu upstream.

Destravando o Upstream em uma fintech

Vamos começar a nossa análise pelo contexto. Dessa forma, vamos entender o cenário e as dificuldades do processo, para então avançarmos para o objetivo e as ações da consultoria.

Contexto da fintech

Conhecimento pulverizado

Há uma característica predominante em todas as fintechs: a inovação. No entanto, esse é um dos primeiros desafios que encontramos: Um conhecimento de negócio pulverizado, com pontos focais não definidos e essa situação não é uma surpresa, afinal, trata-se de um conhecimento novo e o objetivo aqui é equalizar esse conhecimento.

Equipe de UX em transição

Na situação específica em que encontramos essa fintech, a equipe de UX estava em transição, buscando um novo head para seu time, bem como novos integrantes que ainda não estavam bem familiarizados com o produto.

A entrada da Objective com equipe externa

Para colaborar com o produto da empresa, a Objective entrou com uma squad formada por profissionais de experiência do usuário, desenvolvedores e Agile Coach

Fluxo de comunicação em silos

Um outro sintoma que encontramos foi um fluxo de comunicação fragmentado, mas bem estruturado entre a área de negócios, de experiência do usuário e de desenvolvimento. 

Baixa vazão de features

Detectamos também uma baixa vazão de features entre a esfera de negócios e o time de desenvolvimento. Essa informação foi muito importante para a definição das ações.

Nós tínhamos o buy in da liderança e da gestão

Por último, pudemos contar com buy in de toda a gestão do produto e isso foi fundamental para o sucesso do que nós nos propusemos a fazer. Houve uma experiência de troca muito favorável e esse buy in da liderança foi a nossa principal âncora de trabalho com essa fintech, fornecendo base para que, mais à frente, pudéssemos recolher métricas substancialmente positivas.

O objetivo do projeto

O principal objetivo da participação da Objective nesse projeto, dado o contexto que encontramos, era estabelecer uma sinergia entre as áreas de negócios, experiência do usuário e o time de desenvolvimento.

A prática é o resultado da teoria somada ao contexto, portanto, apesar da implementação do Kanban seguir alguns padrões adotados por empresas modelo como o Spotify, mas reforçamos que o caso de destravamento do upstream dessa fintech é único e serve apenas como base teórica para o contexto da sua empresa.

As ações que foram necessárias

Matriz RACI

A primeira ação da Objetive foi a criação de uma matriz RACI, apontando os papéis e as responsabilidades dentro da squad, incluindo quem é o responsável, quem deve ser informado, quem é autoridade no assunto e quem deve ser consultado. A matriz RACI é uma teoria bem antiga, porém extremamente eficiente     .

DoRs rígidas com handoff formal e síncrono

Mudanças nas definições dos projetos acontecem, mas é importante que as DoRs (Definition of Ready), sejam bastante rígidas para que a equipe tenha o máximo de informações para inicial o trabalho com o mínimo de impedimentos e isso acontece através de um handoff formal e síncrono, com uma reunião que elimine a maior parte das dúvidas.

Aproximação de UX (int/ext) e negócios para descobertas

O time de negócios tinha um mindset muito focado nas soluções e costumava deixar alguns problemas de lado. Falando em experiência do usuário, o foco era voltado para a dor que o produto pode resolver e as oportunidades que são geradas a partir dessa questão. A aproximação entre as equipes de negócios e UX foi feita a partir de uma estrutura com WIP e stakeholders de negócios, com o intuito de otimizar o fluxo de informação.

Alinhamento de expectativas

Foi necessário traçar um alinhamento de expectativas com os stakeholders através da priorização do roadmap com o método MoSCoW, um método de priorização que agrupa em quatro categorias diferentes iniciativas:

  • Must-haves: Atividades que precisam ser feitas.
  • Should-haves: Atividades que devem ser feitas.
  • Could-haves: Atividades que poderiam ser feitas.
  • Will not have: Atividades que não serão feitas agora.

Definir essas priorizações foi essencial para que os stakeholders entendessem a diferença entre as expectativas e a realidade do produto. Vale lembrar que, para quem está na primeira ponta, nesse caso a área de negócios, as limitações da solução que será desenvolvida não são tão óbvias e é exatamente por isso que o framework MoSCoW se encaixou tão bem nesse processo de destravamento do upstream.

OKRs a quatro mãos

No caso dessa fintech, as OKRs (Objectives and Key Results) já faziam parte da sua rotina e, portanto, fez muito sentido o compartilhamento desse sistema de definição e rastreamento de objetivos, e os seus respectivos resultados. Tivemos também a oportunidade de aconselhar a empresa sobre o que medir, como medir, buscar novas ferramentas de medição e assim entender o que é o sucesso para o cliente, trabalho esse que teve o suporte do nosso time de Customer Success.

Estruturação da comunicação

Um dos maiores obstáculos e que estava de fato travando o upstream dessa fintech era a falta de uma estrutura de comunicação, portanto, entendemos que era necessário criar uma nova rotina de diálogos, com objetivos bem definidos e então surgiram as seguintes reuniões:

Design weekly

Para o primeiro alinhamento a Weekly de design foi muito útil para a redução de retrabalhos, até mesmo porque, como mencionamos anteriormente, a equipe de UX estava em transição e a chegada de uma consultoria poderia tornar as coisas ainda mais complexas.  Portanto, essa Weekly com o time completo de UX ajudou a tornar a comunicação muito mais fluída para otimizar o processo.

Duas reuniões gerenciais internas

Outra estrutura de reuniões que foi necessário incluir nesse projeto foram as comunicações entre a consultoria e o cliente, sendo que as terças-feiras foram reservadas para que entendêssemos os objetivos e as atividades da semana, e às quartas-feiras para sugerir as ações mais importantes para aquele momento.

Quinzenal com os POs sobre issues críticos

No caso dessa fintech não trabalhamos especificamente com sprints, mas de tempos em tempos nos deparamos com issues (problemas) críticos para estudarmos as causas raízes e essas reuniões quinzenais com os POs (Product Owners) serviram para buscarmos soluções com o cliente, bem como definir as lições aprendidas.

Retrospectiva interna da consultoria

Essas reuniões eram feitas somente pela consultoria da Objective e nesse momento os nossos desenvolvedores se sentiam mais à vontade para expressar as suas opiniões. A partir desse ponto, as informações eram filtradas e passadas para o cliente através das reuniões gerenciais da semana.

Estruturação do Slack

Essa fintech utiliza o Slack como ferramenta oficial de comunicação, mas é essencial que haja uma boa estruturação de como essa comunicação é feita e, portanto, fomos bem criteriosos ao definir canais específicos de acordo com o contexto e as pessoas corretas para responder cada assunto, organizando a comunicação na ferramenta.

A fluidez desse upstream aconteceu em um ambiente propício

Seria impossível destravar o upstream dessa fintech sem a criação de um ambiente que possibilitasse essa mudança. Foi essencial contarmos com uma proximidade entre todas as partes táticas e estratégicas, incluindo o Agile Coach, o Tech Lead, o UX Lead, o Gerente de Projetos, o Diretor de Operações e afins para que houvesse um trânsito político e confiante de informações.

Para que o projeto funcionasse foi essencial estabelecer rapport, que traduzido do francês significa “trazer de volta” e pode ser interpretado como o ato de “criar uma relação”, uma ligação de empatia entre as pessoas envolvidas, propiciando uma comunicação com menos atritos. Enfim, um verdadeiro sentimento de time.

Só assim foi possível que chegássemos em um mindset, dando abertura para que pudéssemos sugerir novas práticas, mudar quóruns e horários de reuniões e afins. Tudo isso foi feito em nome da adaptabilidade, visto que a nossa entrada na empresa transformaria os processos dessa fintech. Sem uma cultura de comunicação a adaptação não acontece ou fica muito mais complicada.

Os resultados     

O throughput é uma métrica que informa a capacidade de entrega de um time em um determinado período e como indicador chave de performance nós podemos levar em consideração o aumento do throughput de features para DEV. O que antes era uma média de 2 entregas ao mês, passou para 8 entregas mensais em apenas 1 bimestre. O projeto ainda está em andamento no momento em que escrevemos este artigo, mas os resultados até aqui são altamente significativos para a empresa.

Conseguimos melhorar o alinhamento de expectativas e necessidades do cliente. Realizamos os refinamentos no Upstream e as demandas caiam para o downstream de forma apurada, praticamente “perfeitas” para o desenvolvimento, diminuindo significativamente a preocupação com aprovações, reduzindo as refações e tornando o time mais assertivo.

Concluímos aqui que a chave para destravar o upstream de qualquer empresa é a adaptabilidade e contar com um time disposto a sair da sua zona de conforto para alcançar o sucesso em qualquer projeto.

Conte com a Objective para otimizar o upstream da sua empresa também. Tudo o que você leu neste artigo é apenas uma parcela das ações que podemos implementar em sua empresa. Para mais informações, entre em contato com o nosso time de especialistas em consultoria ágil.

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