Termo de Abertura do Projeto: o que é, como funciona e como podemos utilizá-lo na agilidade

O Termo de Abertura do Projeto (TAP) foi criado pelo Project Management Institute (PMI), apresentado no PMBOK®, considerado um divisor de águas na história da gestão de projetos. Considerado um guia para o conjunto de conhecimentos de gerenciamento de projetos, possui reconhecimento mundial que a aplicação de boas práticas do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas podem aumentar as chances de sucesso de muitos projetos em entregar o valor e resultados de negócio esperados.

Sendo assim, o termo de abertura de projeto (TAP) surge como uma prática para auxiliar no gerenciamento do projeto de maneira eficiente, além de permitir iniciar o projeto  e ter um parâmetro para a gestão dele.

Neste artigo explicaremos o que é o Termo de Abertura do Projeto,  a importância dele e como pode ser aplicado na sua empresa. 

O que é o TAP?

Sigla para Termo de Abertura do Projeto, o TAP é um documento que autoriza de maneira formal a existência de um projeto e fornece ao gerente do projeto a autoridade e limites que ele necessita para aplicar, movimentar e gerenciar os recursos organizacionais relativos ao mesmo.

Nele, são apresentadas todas as informações necessárias sobre seu projeto, como nome, justificativa, objetivos, riscos gerais, restrições gerais, entre outros dados e informações. É natural que algumas pessoas confundam o TAP com um plano de gerenciamento de projeto, escopos ou outros documentos do tipo.

O TAP, no entanto, não serve somente para indicar o início de um projeto, apresentando informações básicas sobre ele, serve também para registrar dados de extrema importância, que serão utilizados durante todo o seu ciclo de vida. 

O TAP é criado ou solicitado por um responsável, ou patrocinador que tenha um nível apropriado no contexto da organização para captar o financiamento, priorizar e dedicar recursos para o projeto.

Qual o propósito do Termo de Abertura do Projeto?

O TAP tem, por propósito, ser o grande alvo a ser alcançado em relação aos resultados e benefícios do projeto, além de oficializar perante a instituição que o projeto existe e está aprovado investir e alocar recursos nele, deixando claro o propósito do que o projeto quer atingir em uma visão macro, além de fornecer a autoridade e limites ao gerente do projeto para a gestão do mesmo, e registrar quem são os stakeholders e o roadmap / entregas marcos iniciais previstas.

Exemplo de situação de quando o TAP não é atualizado

O TAP pode ser criado uma única vez para ser considerado no início do projeto e base para os planejamentos necessários. Após a conclusão do Plano de Gerenciamento do Projeto (PGP), o TAP pode se manter estável e o PGP fica sendo o grande guia, base, fonte para consultas, atualizações, análises, decisões e trabalhos específicos do projeto. Para que esse contexto faça sentido, o projeto não pode sofrer alterações em seu propósito ideal. Caso contrário, medidas para pivotar ou até mesmo cancelar o projeto, podem ser necessárias.

Exemplo de situação de quando o TAP é atualizado

O TAP pode ser atualizado em pontos pré definidos no projeto, por exemplo a cada evolução ou transição de fase, conforme às necessidades e conhecimentos agregados. Isso é chamado atualizações em ondas sucessivas, sendo aderente à mentalidade ágil. É claro, desde que o propósito maior do projeto não seja alterado drasticamente. Caso contrário, medidas para pivotar ou até mesmo cancelar o projeto, podem ser necessárias.

Quais métodos de coleta de dados para o Termo de Abertura do Projeto?

O Guia PMBOK®  apresenta três métodos de coleta de informações para o Termo de Abertura do Projeto: brainstorming, grupos de discussão e entrevistas. Para isso, é preciso desenvolver com sua equipe os pontos-chave do projeto, além de pesquisar em outras bases informações sobre o que será tratado. 

• Brainstorming: reúne ideias e soluções sobre a abordagem do projeto em um curto período. O grande ponto dessa técnica é que ela é feita de forma direta e rápida, além de colaborativa com os stakeholders necessários e especialistas no respectivo assunto. O objetivo é criar uma lista de ideias e/ou soluções que serão, posteriormente, analisadas, aprovadas ou rejeitadas.

• Grupos de discussão: em formato de conversa, os stakeholders e especialistas compartilham as informações que possuem, como:  objetivo, restrições, orçamentos, critérios de sucesso, riscos percebidos, entre outras.

• Entrevistas: as entrevistas são usadas para obter informações específicas, questionando as partes interessadas a respeito das informações sobre o projeto, então objetivos, métodos, entre outros pontos, que serão considerados futuramente no momento de construção do TAP.

O PMI define o Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) como um termo que descreve o conhecimento no âmbito da profissão de gerenciamento de projetos. O conhecimento em gerenciamento de projetos inclui práticas tradicionais comprovadas amplamente aplicadas, bem como práticas inovadoras que estão surgindo na profissão. – Guia PMBOK 6ª Edição

Como pode ser um TAP em documento

 Compartilho um modelo de TAP que foi realizado para um projeto de definição de Maturidade de Projetos e para ações de melhoria contínua. 

Aplicando um contexto híbrido, tanto com práticas mais “burocráticas” que eram necessidades e requisitos para alguns stakeholders de gestão, quanto com práticas adaptativas para times de desenvolvimento em Tecnologia da Informação (TI).

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Aplicação do TAP pela Objective 

Por mais que o TAP em sua definição no Guia PMBOK® esteja como um documento, na agilidade podemos e devemos considerar 100% o propósito do TAP e adequar a execução, “o como”, aos valores e princípios Lean e Ágil.

É importante observar que as boas práticas apresentadas pelo Guia PMBOK® não descrevem o “como” estas práticas são ou devem ser implementadas. Cada empresa, profissional ou área, determina o “como” implementar em sua metodologia ou conforme a cultura ou sistema de trabalho da empresa. Ou seja, conforme o contexto relacionado.

Com o mindset Lean e Ágil o foco é na comunicação, colaboração e sempre de forma coletiva e colaborativa, além da atuação para se evitar burocracias e gargalos nos processos e no fluxo de valor. É claro, também faz parte ter explícito o propósito do projeto, ações, resultados e valor agregado.

Os passos adiante apresentam um exemplo de algo nível de como a proposta do TAP foi cumprida em um projeto de Squad para desenvolvimento do produto de meio de pagamento e cashback para um cliente da Objective.

Resultados do Termo de Abertura do Projeto

O TAP agrega à organização e aos stakeholders, deixando claro várias informações do projeto, principalmente seu objetivo, benefícios, justificativa, escopo de alto nível, duração de alto nível, riscos gerais do projeto, membros do time pré-selecionados, entre outras informações importantes. Podendo inclusive possuir informações financeiras, investimentos e custos de alto nível.

Como vimos, por definição é um documento e não há impedimentos para que ele seja realizado ou praticado sem ser efetivamente um documento. O “como” implementar é definido pela organização através da sua cultura tangibilizada na metodologia existente, assim como a Objective atua. 

Com a cultura Lean e Ágil adequada, o TAP pode ser realizado sem restrições, garantindo a aplicação da boa prática para se iniciar e formalizar um projeto perante a organização e aos stakeholders.

Se deseja implementar agilidade em seu projeto ou não sabe como realizar um TAP ou dar início a suas criações, a Objective te orienta a desenvolver da melhor maneira possível e de forma ágil, fale com nossos especialistas!