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Ambidestria Organizacional: a eficácia de objetivos e demandas em equilíbrio com a eficiência de fluxo de desenvolvimento.

  • Metodologias

A minha definição de ambidestria organizacional começa por ressaltar a necessidade das organizações serem eficazes enquanto eficientes. Primeiramente, focamos na eficácia, pois ela tem o desafio de descobrir e perseguir o alvo ideal, a fim de entregar mais valor para o cliente, evoluindo com feedbacks e conquistando um crescimento sustentável. Em paralelo, geramos eficiência ao promovermos a auto-organização do trabalho coletivo para atingir melhor performance ao reduzir desperdícios, viabilizando a escalabilidade da solução e a lucratividade do negócio.

Ramon Tramontini, CIO na OGI Objective Group International, explica com maestria a ambidestria organizacional em sua palestra “Como Escalar Times de Alta Performance Com o Mindset Ágil e Ambidestria Organizacional”, publicada no Youtube em 2016. Segundo Ramon, a Ambidestria Organizacional é a capacidade de reconhecer, entender e influenciar o ambiente de trabalho de forma igualmente habilidosa e equilibrada no trato da eficiência e da eficácia.

Eficácia de Demandas

Qual contribuição a eficácia de demandas traz para a ambidestria organizacional? Porque devemos promover a ambidestria organizacional e para que serve?

Esperamos esclarecer essas questões no decorrer desse artigo. Começamos por entender que o desenvolvimento de software tem como objetivo implementar soluções em resposta rápida e efetiva às demandas de negócio, tais como marketing, vendas e produção. Soluções eficazes visam também oferecer produtos ou serviços adequados à públicos específicos, como proposto pelo framework F4P – Fit For Purpose.

Muitas soluções ainda são construídas somente com requisitos escritos por uma das partes envolvidas, o que dificilmente gera resultados efetivos. Por isso, é essencial promover a conversação frequente entre o cliente ou o dono do produto, o desenvolvedor e o designer de experiências do usuário. Eles precisam interagir com sintonia e refinar as demandas até gerar entendimento e objetivos em comum.

A ambidestria organizacional começa com a eficácia. Primeiramente, esclareça o porquê das demandas e quais são as mais relevantes para sanar as dores e melhorar a vida de nossos clientes.

Segundo Jeff Patton, em seu livro User Story Mapping, devemos construir o menos possível, experimentar mais e aprender antes de seguir em frente, visto que não há tempo, pessoas, nem recursos suficientes para implementarmos todas as idéias ainda não validadas. Portanto, a solução que nós buscamos está na interseção do que é valioso, factível e utilizável.

Desenho de três círculos e a escrita " Valuable, Feasible, Usable. The solution we want is here ( no meio dos 3 círculos)"

Precisamos promover a descoberta de produtos combinando perfis diferentes durante o mapeamento de histórias, a fim de potencializar as chances de sucesso de uma solução. Isso se torna possível, quando diversificamos os pontos de vista ao combinarmos as visões de marketing de produto, engenharia de software e o design da experiência do usuário na construção de um roteiro efetivo de demandas.

Por exemplo, na Objective Solutions, eu faço parte de um time multifuncional que pensa no que é mais relevante para os clientes e como eles se comportam ao utilizarem nossas soluções. As funcionalidades são priorizadas para gerar maior valor, mais cedo. Para esse fim, ao criarmos um mapa de entregas, reposicionam-se os cartões até encontrarem o seu devido lugar. No final, a estratégia de entregas define qual o trabalho necessário e quando será entregue.

Desenho de uma pessoa colando post its e um quadro com 3 linhas e setas com a escrita na linha 1 " Target Outcome", em todas as 3 linhas  "Viable reases ( at least we think they are...)", na linha 3 "all the rest"

Eficácia de Objetivos

A ambidestria organizacional requer alinhamento de objetivos. Todos em sua organização compartilham objetivos em comum?

É preciso evitar que os departamentos de uma organização persigam metas individualistas que enfraqueçam a cadeia de valor. Como no caso de uma área comercial que é bonificada pelo volume de vendas, sem o devido comprometimento com a viabilidade da solução ou com a qualidade das entregas para o cliente. Ou quando uma área de operações está focada em manter pessoas e recursos alocados somente em atividades que geram receita, sem reservar tempo para reduzir a dívida técnica ou investir na melhoria contínua.

Uma forma efetiva de alinhar os objetivos de uma organização em busca de resultados tangíveis é aplicar as técnicas de Objective and Key Results. Por esse motivo, recomendo a leitura do ebook publicado por Felipe Castro sobre esse tema. Assista também o inspirador TED de John Doerr que conta a origem do OKR, o sucesso do lançamento do Gmail e a ajuda humanitária de Bono, vocalista do U2, na África.

Uma consultoria ágil pode lhe ajudar a criar e a disseminar OKRs que busquem a excelência na experiência dos clientes. Por exemplo, os resultados chave serão mensuráveis, visando melhorar o NPS (Net Promoter Score / intenção do cliente em recomendar um produto ou serviço), assim como visam aumentar a taxa de recompra, além de manter o custo de aquisição de clientes abaixo de um valor estabelecido.

Infográfico sobre Net Promoter Score

Eficiência de Fluxo de Desenvolvimento

A ambidestria organizacional conta com processos, métodos e ferramentas para viabilizar a eficiência de fluxo na busca de uma solução efetiva.

O CFD (Cumulative Flow Diagram / Diagrama de Fluxo Cumulativo) representa o acúmulo de trabalho no decorrer do tempo, distribuído por fases do ciclo de vida de demandas. O CFD com fundo branco, extraído do livro Essential-Kanban-Condensed, é um exemplo de fluxo ideal. O que já foi entregue, representado na área azul, acumula constantemente desde o início do ciclo de demanda. Nesse fluxo, existe pouco acúmulo na fila de aceitação, em amarelo, e baixo estoque de demandas, na área laranja.

Gráfico sobre Cumulative Flow Diagram

Na vida real nem sempre temos fluxos ideais. Veja abaixo o exemplo do CFD de um projeto que estou orientando como consultor ágil. Em primeira análise, esse fluxo estava menos eficiente que o anterior. Isso devido aos acúmulos nas filas de planejamento e desenvolvimento, respectivamente em cores bege e azul escuro. Entretanto, vale ressaltar também uma melhora no decorrer das entregas, na área verde.

Gráfico sobre Cumulative Flow Diagram

O CFD é uma ótima ferramenta para medirmos a eficiência de fluxo, pois ele mostra onde acumulamos os itens de escopo, tanto pela existência de longas filas de espera quanto pelo excesso de trabalho sem entregas frequentes. Geralmente, isso ocorre porque começamos algo novo antes de concluirmos o trabalho já iniciado.

Evitar desperdícios ou sobrecargas resulta em melhor eficiência de fluxo. Por isso, é preciso registrar diariamente a movimentação dos itens de escopo pelas fases de um projeto para gerarmos um CFD que represente a realidade. Em seguida, seremos capazes de analisar onde precisamos agir para melhorar o fluxo como um todo.

Conclusão sobre a Ambidestria Organizacional

As práticas de mapeamento de histórias e o alinhamento de objetivos são caminhos para promovermos o diálogo e o alinhamento contínuo. Tenha em mente que a eficácia organizacional gera mais valor para o cliente e possibilita melhor retorno econômico para o negócio.

Mantenha as tarefas atualizadas e as conclua o quanto antes. Utilize um CFD para analisar as restrições do fluxo a fim de identificar onde limitar o trabalho em progresso e reduzir as esperas em filas. Ao fazer isso, o fluxo como um todo tende a se tornar mais eficiente.

Comece com o que você faz agora. Mapeie a cadeia de valor, desde a validação de idéias até a entrega da solução para o cliente. Entenda as dependências e respeite a atual capacidade do time, sempre promovendo a melhoria contínua.

Promova a sinergia de objetivos estratégicos e táticos com OKRs amplamente divulgados por toda a organização. Assim, todos tenderão a colaborar na geração de resultados que sejam mais valiosos do que a soma das partes individuais.

Como resultado dessas iniciativas, seremos mais efetivos na transformação ágil ao conquistarmos equilíbrio entre a eficácia e a eficiência, o que é a base da ambidestria organizacional.

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