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4 dicas infalíveis para um fluxo de desenvolvimento de produtos entre o cliente e fornecedor

  • Agile

Sabemos que a comunicação e a colaboração  entre pessoas, times e até entre empresas são essenciais para um trabalho fluido, claro e transparente. Além do que, esses fatores tendem a diminuir os riscos em resultados. Nesse contexto, apresentamos 4 dicas infalíveis para um fluxo de desenvolvimento de produtos entre o cliente e o fornecedor.

Apresento aqui um case baseado em experiências de diversos contextos e uma análise específica de um CFD-Cumulative Flow Diagram referente ao período entre fevereiro e março de 2020, que contextualiza o “NÃO” FLUXO IDEAL TOTAL de um SISTEMA devido às restrições do respectivo contexto. Nesse sentido, buscaremos destacar porque é indicado um fluxo integrado entre cliente e fornecedor e os impactos causados quando essa separação ocorre. 

Atenção: É importante ressaltar que por mais que neste case o período seja de 2020, apresento de propósito essa análise para mostrar que independente do período, é uma situação comum e recorrente no mercado. 

Modelo inicial de trabalho

Por restrição e cultura do cliente, o modelo inicial de trabalho era definido em um Sprint baseado no Framework Scrum, no qual,  o PO-Product Owner do cliente repassava ao nosso Líder Técnico as funcionalidades ou histórias do usuário para desenvolvimento poucos dias antes ou até durante o evento de Planejamento do Sprint. Em seguida, era necessário aguardar a próxima Sprint para a validação das entregas feitas pelo time com o PO.  Além disso, após o desenvolvimento dentro do Sprint, os itens ficavam parados aguardando aprovação do QA-Quality Assurance do cliente que é externo ao time. Quando o QA realizava o teste dos itens desenvolvidos, itens poderiam voltar com “erros ou outras questões” para um novo Sprint ou quando itens eram aprovados, ficavam aguardando uma agenda para serem implementados / habilitados em produção.

A figura a seguir ilustra o cenário do modelo inicial:

Figura 1: Ilustração do modelo inicial de trabalho

Análises e resultados do modelo inicial

A análise dos resultados do uso e aplicação do modelo inicial é essencial para a compreensão do contexto e para a geração de hipóteses de causa raíz dos problemas e hipóteses para as devidas ações.

Primeira análise

Em análises iniciais do CFD apresentado na figura a seguir, foram identificadas algumas causas de problemas constantes para o acúmulo de itens que não progrediram adequadamente no fluxo, como:

  • Repriorização de itens feitas pelo PO do cliente durante o ciclo de desenvolvimento;
  • Ocorrência de impedimentos para iniciar ou para concluir o desenvolvimento de itens;
  • Adição de escopo tardio (durante o desenvolvimento) sobre itens não previstos ou itens já acordados e fechados para o desenvolvimento;
  • Haviam poucos itens preparados para iniciarem o desenvolvimento;
  • Muitos itens ficavam parados aguardando a aprovação pelo QA do cliente ou pelo próprio PO.

Figura 2: CFD resultante do modelo inicial de trabalho com algumas causas e efeitos

Essas causas então resultavam em:

  • Uma alta quantidade de trabalhos inacabados e não entregues que ficavam parados em algum estágio do fluxo.
  • Um tempo muito grande para a entrega dos itens, considerando uma média mínima de 30 dias.
  • Uma alta ocorrência de bugs ou questões de regras não definidas ou acordadas anteriormente em ambiente de homologação.

Segunda Análise

Uma segunda análise é apresentada a seguir conforme o ângulo de tendência, que exibe uma “Boca de Jacaré abrindo” (linhas amarelas), o que significa o aumento de itens acumulados no fluxo e no tempo, que é o aumento do  WIP-Work in Progress do fluxo.

Figura 3: CFD resultante do modelo inicial de trabalho com análise do ângulo de tendência

Terceira Análise

A terceira análise é apresentada na figura a seguir, conforme o Cycle Time e Lead Time, que exibe uma linha infinita, pois ela não se encontra no gráfico com a área verde que são as entregas prontas. Isso significa que o fluxo de entregas não é previsível e é incerto sobre quando os itens são entregues.

Figura 4: CFD resultante do modelo inicial de trabalho com análise do cycle time e lead time

Plano de melhorias

Mediante aos resultados obtidos do modelo inicial, fez-se necessário a elaboração de um plano de melhorias para ações corretivas e preventivas imediatas.

É nesse ponto que destaco aqui as 4 dicas infalíveis para um fluxo de desenvolvimento de produtos entre o cliente e fornecedor.

Dica 1 - Configurar as mentalidades

É essencial em um plano de ação considerar e configurar as mentalidades que serão base para esse plano. Neste contexto apresentado foi considerado como principais base as seguintes mentalidades:

  • System Flow: considera principalmente práticas de gestão de fluxo e gestão visual.
  • System Thinking: considera uma visão sistêmica, desde as necessidades e propósitos do cliente até a entrega e operação do sistema.
  • Gerenciamento de Riscos: considera riscos (probabilidade de coisas / impactos ocorrerem, sejam eles positivos ou negativos).
  • Empatia: reconhece que todos os envolvidos realmente sintam e compreendam as emoções dos clientes, usuários, times (fornecedor), gestores, usuários, pessoas de negócio, pessoas técnicas (time e ambiente técnico do cliente), etc. A empatia é essencial para promover uma melhor e maior cultura Lean e Ágil.

A figura a seguir apresenta esse agrupamento:

Figura 5: mentalidades consideradas para a elaboração do plano de melhorias

Dica 2 - Adequação do fluxo conforme hipótese

Com esses dados e mindset alinhados entre cliente e fornecedor analisamos os resultados, causas e as métricas do contexto atual e geramos hipóteses de atuação. A hipótese selecionada para experimentação foi a de ajustar o fluxo de trabalho para atuar numa visão sistêmica desde a ideação pelo cliente até a habilitação da entrega em produção. E a hipótese com isso era a de reduzir significamente o tempo de entrega em produção (Lead Time) e a quantidade de bugs gerais.

A figura a seguir apresenta a hipótese do fluxo a ser experimentado:

Figura 6: hipótese de fluxo para experimentação

Dica 3 - Adequação de processos e ferramentas

Com o fluxo definido é essencial adequar os processos e ferramentas. Em nosso caso, atuamos com a nossa ferramenta Sinccera PPM, que nos possibilitou definir e acordar com os envolvidos o significados e DoR e DoD de cada etapa da ferramenta em relação às etapas do fluxo.

A figura a seguir apresenta o mapeamento do Sinccera com o fluxo definido:

Figura 7: mapeamento do Sinccera com o fluxo definido

Dica 4 - Cliente e fornecedor trabalhando juntos de forma coletiva e colaborativa

Um dos principais objetivos nesse contexto foi tangibilizar os valores e práticas propostas pelos métodos ágeis. Entre eles, a busca pelo trabalho coletivo e colaborativo, no qual, pessoas da área de negócios atuam de forma integrada com a área de desenvolvimento. 

Com base nas mentalidades mencionadas anteriormente e também nos valores da agilidade, é possível tangibilizar muitos destes valores, além de ficar evidenciado no fluxo, principalmente entre o início da etapa de refinamento até o fim do desenvolvimento. Dessa forma, foi possível promover uma maior colaboração entre cliente e fornecedor. Esse processo gerou um ganho de velocidade no fluxo e em todo o sistema de trabalho de entregas.

A figura a seguir apresenta as etapas que alavancam esses ganhos:

Figura 8: etapas que ajudam a tangibilizar valores da agilidade

Resultados finais

Com o plano de melhorias elaborado, ela teve seu início de implementação no dia 23 demarço de 2020. Após alguns dias tivemos os resultados apresentados adiante.

Redução do WIP

WIP reduzido, evidenciado na linha amarela da figura a seguir, sendo representada com a “boca de Jacaré sendo fechada”.

Figura 9: resultado apresentando a redução do wip

Redução do Cycle Time

Cycle Time reduzido, evidenciado na linha amarela da figura a seguir.

Figura 10: resultado apresentando a redução do cycle time

E como sempre estamos em processo de melhoria contínua, um novo insight que temos nessa análise de resultado é que precisamos como próximo passo atuar para estabilizarmos as variações do Cycle Time.

Redução do Lead Time

Lead Time reduzido, evidenciado na linha preta da figura a seguir.

Figura 11: resultado apresentando a redução do lead time - parte 1

E como sempre estamos em processo de melhoria contínua, um novo insight que temos nessa análise de resultado é que precisamos como próximo passo atuar para estabilizarmos as variações do Lead Time.

A figura a seguir apresenta a comparação do Lead Time do modelo inicial e a redução do mesmo a partir do plano de melhorias. Representando uma redução de 25%.

Figura 12: resultado apresentando a redução do lead time - parte 2

Redução da ocorrência total de Bugs

A figura a seguir, apresenta a comparação da quantidade de bugs do modelo inicial e a redução do mesmo a partir do plano de melhorias. Representando uma redução de 40%.

Figura 13: resultado apresentando a redução dos bugs totais

Conclusão

Esses dados e análises apresentados, comprovam a importância do trabalho coletivo e colaborativo entre clientes e fornecedores.  Logo, é importante incentivar esses valores na construção de modelos, hipóteses e experimentações, para  evoluir através da melhoria contínua. E se essas dicas apresentadas fizeram a diferença nesse case, com certeza farão um grande diferencial positivo em seu contexto também.

Escrito por Hugo Lourenço, Consultor Ágil na Objective.

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