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Work in progress (WIP): Por que é tão difícil limitar?

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Work in Progress (WIP) ou Trabalho em andamento é como chamamos TODAS as tarefas já iniciadas, ou que ainda estão em processo de produção. O WIP é uma restrição fixa em um quadro de organização de atividades e está lá para organizar as tarefas das equipes, favorecendo a conclusão das que já estão no sistema antes que seja introduzido mais trabalho.

A limitação do work in progress serve justamente para que a equipe e cada colaborador possam focar os seus esforços em um único grupo de tarefas por vez, sem deixar que todas as atividades acumulem. Em muitos casos, é comum lidarmos com “engarrafamentos” de atividades, com as equipes atrasando as entregas, mesmo que o cronograma esteja de acordo com o planejado e os colaboradores entreguem boa performance. Mas por que isso acontece? Antes de responder essa pergunta, vamos entender o que é WIP para esclarecer a causa dos atrasos em seguida.

O que é o work in progress?

Antes de abordarmos a limitação do work in progress na rotina da sua empresa, é essencial explicar o conceito básico do quadro de atividades e o que o WIP representa nesse método. Se você já entende isso e quer ir direto para a aplicação, pode pular para o próximo tópico deste artigo.

O quadro de atividades, que pode ser incluído na metodologia do kanban, começa pela descrição resumida das tarefas em cartões (post-its) e então elas são divididas em listas ou colunas desenhadas em um quadro elencando: To do, Doing e Done. Dependendo da empresa e da divisão de funções, esse quadro tem mais etapas, mas para facilitar o entendimento nessa explicação, vamos considerar que TUDO o que está entre To do e Done se encaixa na coluna Doing.

Em To do, nós colocamos os post-its de tarefas que estão para fazer (não iniciaram a produção), em Doing nós colocamos as tarefas que estão em produção e em Done tudo o que foi entregue. Ou seja:

Work in progress são todas as tarefas que estão na coluna Doing do quadro de atividades e limitar a quantidade de tarefas que entram nesse estágio é fundamental para evitar o acúmulo de tarefas em produção e melhorar alguns indicadores, como por exemplo, a entrega dentro do prazo.

Fatores que dificultam a limitação do work in progress

Tarefas bloqueadas

É comum que algumas tarefas que estão no estágio Doing fiquem bloqueadas e uma das primeiras questões que precisamos entender é que tarefas bloqueadas também estão em produção, ou seja, são work in progress!

O bloqueio pode acontecer porque a tarefa depende de uma definição, ou de um servidor, de um recurso ou até mesmo de uma aprovação. Dentro dessa situação de bloqueio, a equipe ou o colaborador podem ficar ociosos e a ação mais provável é dar início a uma tarefa que estava para fazer (To do). O problema aqui é que as tarefas vão se acumulando em Doing e, apesar dessas tarefas estarem pausadas pelo bloqueio, elas geram engarrafamento. 

Ainda dentro dessa situação de bloqueio é comum que o gerenciamento se torne micro, ou seja, cada membro do time decide qual tarefa vai ganhar prioridade conforme a sua dificuldade pessoal, “empurrando” as tarefas mais complexas para frente, independente da organização de prioridades previamente estabelecida pelo cronograma.

Limitar o work in progress não significa que o seu time deve ficar ocioso, esperando que a tarefa seja desbloqueada para continuar a produção, mas é essencial limitar a quantidade máxima de atividades      que podem ficar nesse estágio, principalmente se considerarmos que várias tarefas podem ser desbloqueadas ao mesmo tempo ou com um curto espaçamento entre elas.

Parar tarefas em produção para inserir tarefas urgentes

Visualize esta situação: o colaborador está executando a tarefa dele, entra uma demanda urgente e o seu chefe pede para ele parar a tarefa que estava quase concluída para iniciar outra.

Isso acontece…, mas o problema é quando essa situação se torna comum e repetitiva. Muito além do acúmulo de tarefas, a sensação de improdutividade passa a acompanhar a rotina do seu time e isso é altamente prejudicial para o ambiente de trabalho, gerando desmotivação e, consequentemente, improdutividade.

Priorizar tarefas de novos contratos

Semelhante ao caso anterior, é quando novas tarefas são puxadas para a produção para priorizar clientes novos, ou mesmo favorecer o lançamento de novas funcionalidades. O problema dessa situação é que tudo se torna prioridade e para evitar que mais esse acúmulo aconteça, é importante fazer uma manutenção de prioridades, respeitando sempre a ordem do que deve ser feito em primeiro, segundo, terceiro lugar e assim por diante.

Como limitar o work in progress

Existem algumas medidas práticas para limitar o work in progress e a adoção dessas medidas vai variar de acordo com o modelo de trabalho da sua empresa, podendo ser encaixada em uma ou mais soluções:

Um trabalho por vez

Esse é um cenário difícil de chegar, mas muito eficaz. Pode ser que não se encaixe no seu modelo de trabalho, mas para as funções que podem fazer uma tarefa de cada vez, essa limitação do WIP apresenta bons resultados e pode até servir como motivação para a equipe que não vai se sentir mais pressionada pela quantidade de tarefas inacabadas.

Limitar a quantidade de contextos

Não limitar a quantidade de projetos em que o seu time atua, ou a quantidade de iniciativas colocadas em prática, como por exemplo a atuação de um único indivíduo em mais de 2 ou 3 projetos, também é prejudicial para a sua equipe, porque divide a atenção dos colaboradores. A limitação desses contextos direciona o foco dos envolvidos e facilita a compreensão do cronograma de entregas.

Colocar as atividades mais importantes na sprint

É importante que ao definir as tarefas que vão entrar na sprint, a divisão aconteça de acordo com a prioridade de cada uma. Se houver qualquer erro na definição desse cronograma e urgências não serem apontadas, ou atividades bloqueadas serem esquecidas, o impacto será sentido pela produção inteira como em um efeito dominó, gerando prováveis atrasos de entrega.

Limitar o trabalho por fases

Como mencionamos anteriormente, a etapa do Doing do quadro Kanban pode ser dividida em mais etapas, como por exemplo: análise, execução e teste. Nesse caso a limitação do work in progress acontece separadamente em cada uma dessas fases, com um limite de 3 projetos para analisar, 2 para executar e limitar a fase de testagem a apenas 1 projeto por vez.

Limitar por tipo de trabalho

Semelhante ao processo anterior, a limitação do WIP pode ser definida por tipos de tarefa de acordo com a sua complexidade, como: projetos, produtos, tecnologias e iniciativas, afinal, certos tipos de tarefa levam mais tempo e esforço para serem concluídas do que outras.

Essas limitações do work in progress podem ser combinadas, como por exemplo a limitação por tipo de trabalho e por fase, colaborando com o foco do seu time e trazendo mais resultados para os seus projetos.

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