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Formas de otimizar o fluxo de trabalho da sua equipe

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O fluxo de trabalho consiste no modo como os processos são organizados e realizados. Ele serve para esquematizar as atividades realizadas em uma empresa por meio da disposição delas dentro de um padrão repetível e sequencial.

O propósito do fluxo é o sequenciamento lógico do trabalho, buscando a melhor interatividade entre cada etapa, facilitando a solução de problemas, para combater a falta de clareza na descrição de atividades. Para desempenhar essa função, o fluxo de trabalho mostra uma sequência de etapas que devem ser cumpridas.

Para montar um fluxo de trabalho,divida-o em duas etapas.  Uma dessas etapas é chamada upstream, na qual são recebidas as demandas a serem desenvolvidas pelo time (ideia/necessidade). Também existe a downstream, etapa na qual já foi definido que o item deve ser feito e desenvolvidas as colunas necessárias para a realização do item. Essa etapa recebeu essa denominação, porque é nela que ocorrem as entregas em produção.

Para otimizar o fluxo de trabalho, é possível “quebrar” as tarefas em partes complementares, eliminando os desperdícios e fazendo o mínimo necessário. Isso é feito remanejando atividades e focando em fazer de forma mais clara e objetiva as atividades.

Existem tipos de frameworks que podem ser adotados para aumentar a eficácia e eficiência de uma equipe dentro da empresa.

Upstream

Na primeira etapa do fluxo, vem com uma ideia/necessidade e precisa-se de mais agilistas para atender o cliente. Dessa necessidade, surge o entendimento, ou seja, quando se seleciona uma ideia crua e faz o seu entendimento. Para isso, então, precisará de três Plenos, que podem fazer parte da empresa ou não. 

Caso a empresa tenha um Pleno, precisará buscar externamente outros dois Plenos para completar. E, com isso, abrirá uma vaga para a ocupação – que é também a última etapa. Depois disso, seguirá para o downstream. Logo, o upstream parte da necessidade até o momento de colocar as “mãos na massa”.

Downstream

O fluxo passa para a etapa de downstream após abrir uma vaga. Assim, começará com a pesquisa dos candidatos, realizando as primeiras entrevistas. Caso seja aprovado nesta primeira etapa, terá a segunda entrevista, a contratação e o início do candidato na empresa. Mas se não for aprovado, retorna para a etapa de pesquisa de currículos.

De modo simplificado, o downstream se apresenta como um fluxo de trabalho e pode receber novas etapas durante o processo. Dessa maneira, pode existir a necessidade de uma segunda opinião antes da tomada de uma decisão, por exemplo. Resumidamente, o downstream vai desde o processo “mãos na massa” até a finalização. 

Como escolher o fluxo de trabalho mais ágil para o seu time?

As empresas buscam, cada vez mais, manter um fluxo de trabalho ágil em sua equipe, visto que isso facilita a análise de resultados e estimula respostas rápidas e flexíveis aos problemas. Com a agilidade, ocorre o aprimoramento da capacidade de responder às mudanças e imprevistos. 

Por outro lado, vale destacar que não existe um fluxo correto ou melhor, mas, sim, aquele que é melhor para a equipe, que a deixa confortável para produzir e entregar os melhores resultados. Então, uma opção é começar pelas necessidades do time.

Agora que você já entendeu um pouco o que é fluxo de trabalho, deve estar curioso para saber como montar um fluxo de trabalho ágil. Para colocar isso em prática no seu time, é necessário considerar alguns aspectos que listamos abaixo:

1. Objetivos

Cada tipo de fluxo de trabalho ágil comporta particularidades capazes de suprir diversas necessidades. Por esse motivo, é fundamental que os gestores explicitem os objetivos antes de iniciar as atividades, visto que assim será mais fácil eleger o fluxo de trabalho ideal e que atenda às necessidades da empresa.

2. Equipe

Como citamos no item anterior, os fluxos de trabalho atendem às diversas necessidades. Porém, eles também se encaixam de acordo com as necessidades de cada equipe. Por exemplo, existem fluxos que se adaptam melhor a equipes pequenas e outros a equipes maiores.

3. Status atual do projeto

Outro ponto fundamental é ter noção de como está a atual situação do que está em desenvolvimento. Isso fará com que a mensuração dos resultados seja mais eficiente.

Em vista disso, é preciso alinhar bem a disponibilidade de profissionais, o prazo para cada etapa e os problemas esperados. Durante a execução, surgirão novos desafios e, para isso, o fluxo de trabalho ágil incentiva a flexibilidade.

Sempre importante, baseado que todo fluxo é construído de acordo com as necessidades do time, ter em mente uma máxima: comece com o que você tem. Se o seu time possui 2 etapas de testes e apenas 1 de desenvolvimento, OK. Se ele possui 4 etapas de desenvolvimento, passando por fornecedores externos e não possui fase de teste interna, ok. Sempre mapeie a realidade e depois disso, mude o que fizer sentido de acordo, novamente, com a necessidade do time.

Formas de identificar otimização no fluxo de trabalho da sua equipe

Para otimizar e tornar o fluxo de trabalho da sua equipe mais ágil, é imprescindível identificar os gargalos nos processos e saber como tratá-los. No entanto, não existe uma fórmula mágica para otimizar, por isso também é importante avaliar o cenário em que a equipe atua, a fim de encontrar a melhor solução.

Então, confira agora o que fazer!

Estude a entrada e saída das tarefas

De início, analise a entrada e a saída do processo produtivo da sua empresa como um todo. Você está conseguindo produzir a quantidade de itens que deveria ser produzido? E você sabe quanto conseguem produzir?

Caso você responda que não à questão acima, é possível concluir que:

1 – Possam existir gargalos em alguma parte do fluxo de trabalho que necessitam de solução. Para identificá-los, comece catalogando as entregas e saídas das partes de produção que geram maior valor para o negócio. Analise, também, o tempo que um item passa em cada etapa do Up e do Downstream.

2 – estude os dados do time e veja quantos itens conseguem entregar em períodos de tempo (semanal, quinzenal e mensal). Estude os motivos de retrabalho, bloqueios e dependências. Com isso, saberá a vazão do time.Em seguida, faça um estudo em profundidade para maximizar a catalogação. Tendo isso em vista, para iniciar, foque nos produtos mais valorosos e, aos poucos, vá pensando em estratégias para que a maior parte dos itens seja coberta.

Mapeie as etapas

Agora que você já descobriu que existem gargalos e a vazão do seu time na sua produção, surge a necessidade de descobrir em que fase eles estão. Para isso, faça um mapeamento de cada etapa da produção. Após isso, analise o desempenho de cada uma delas, identificando onde está o gargalo e pensando em possíveis soluções para melhoria.

Uma dica para criar o mapeamento é utilizar fluxogramas. Com eles, será possível mostrar facilmente para os colaboradores todas as etapas e onde estão os erros.

Procure as causas dos problemas

Solucionar gargalos realmente não é uma tarefa fácil. Para ajudá-lo nesse processo, liste os gargalos mais críticos. Também é fundamental envolver as equipes de cada etapa para que elas apontem problemas que observam e não estão presentes no mapeamento. Existem 3 tipos básicos de causa-problema: causa física, humana ou organizacional.

  • Causas Físicas – Quando a falha ocorre através de itens materiais tangíveis.
  • Causas Humanas – Quando a falha ocorre por uma situação em que alguém fez algo errado ou não fizeram algo que era necessário.
  • Causas Organizacionais – Quando a falha ocorre através de um sistema, processo ou política utilizado para a tomada de decisão e que não está funcionando como deveria.

Algumas ferramentas que podem ser usadas para ajudar nisso:

Diagrama de causa-efeito: A função dessa ferramenta é detectar as causas das dificuldades presentes utilizando os 6Ms (mão de obra, maquinário, matéria-prima, medida, meio ambiente e método usado). Por exemplo, se for identificado um gargalo como o alto tempo para produção, a causa pode ser a mão de obra (funcionários desmotivados ou desqualificados) ou até mesmo defeitos no maquinário.

Diagrama de Pareto: O principal objetivo dessa ferramenta é permitir identificar e selecionar itens que são responsáveis por causar um grande efeito na melhoria dos processos, conforme a regra de 80/20, que diz: 80% dos resultados são causados por 20% dos fatores.

Para a identificação de problemas, podemos afirmar que nesta regra os 80% dos problemas podem ser resolvidos com o tratamento de 20% das causas. Sabendo destas causas, os times conseguem buscar soluções que sejam mais efetivas.

Diagrama de Ishikawa permite agrupar e visualizar várias causas que são consideradas como origem do problema ou oportunidades de melhoria, sem contar que mostra os seus efeitos sobre o problema ou resultado.

Método de Investigação 5 Porquês: É uma das ferramentas mais simples de ser utilizada e talvez uma das mais eficientes, no qual parte do princípio de se aprofundar em torno de uma questão, com o objetivo de extrair a causa raiz do problema de forma mais profunda. Sua execução é realizada questionando o motivo pelo qual um problema acontece, de maneira consecutiva, por cinco vezes. Taiichi Ohno, criador da ferramenta, acreditava que após estas perguntas já conseguiria atingir a verdadeira causa raiz do problema.

Monitore e revise os processos

A revisão de processos é essencial para toda empresa que deseja garantir um funcionamento eficiente. Algumas organizações revisam seu planejamento a cada 6 meses, enquanto outras revisam a cada 1 ou 2 anos. Com isso, podemos afirmar que não existe um tempo ideal, cada negócio deve identificar a melhor periodicidade. 

No caso de presença de gargalos, é útil manter o monitoramento frequente dos problemas que ocorrem na produção. Isso irá garantir mais facilidade na criação de um plano de ação completo para possibilitar uma resposta rápida quando o problema ocorrer.

Os benefícios da otimização do fluxo de trabalho

Os fluxos de trabalho podem ajudar na agilidade e na automação de processos e de tarefas recorrentes não só dentro de uma organização, como também em outras áreas do cotidiano, por exemplo, na vida pessoal e na escola. Eles fazem com que o indivíduo se torne alguém disciplinado, focado e comprometido, entendendo o que é prioridade e definindo tempos para a conclusão de determinadas tarefas. É de extrema relevância para qualquer pessoa utilizar o tempo com sabedoria e saber priorizar, já que o tempo é algo valioso demais para ser desperdiçado.

Dentro de um negócio, os fluxos de trabalho ágeis minimizam o espaço para os erros e aumentam a eficiência das atividades desenvolvidas na empresa. Dessa forma, melhora os resultados obtidos, a comunicação entre os funcionários e a identificação de gargalos de produção.

Além disso, vale ressaltar que o principal benefício dentro da empresa é a organização e o processo – deixando de forma explícita o que cada etapa faz. Assim, consegue-se visualizar as etapas, seus problemas e benefícios. Ainda pode ajudar na escala, no crescimento do negócio.

Ao final da leitura, você foi capaz de compreender o que é fluxo de trabalho e como eles podem te auxiliar no seu negócio e na sua vida pessoal. Conheça a nossa oferta de transformação ágil e confie no nosso Agile Team para aumentar o crescimento do seu negócio!

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