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Lidando com budget de tecnologia fora da TI

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Gestores e empreendedores estão sempre em busca de manter-se competitivos e inovar para trazer mais receita e rentabilidade para seus negócios. Neste cenário e com o aumento do trabalho remoto, torna-se ainda mais forte a chamada Shadow IT, unidades de negócio adotando ferramentas e parceiros externos de TI.  O Gartner aponta que as empresas já gastam entre 30% e 40% de seus orçamentos de Tecnologia da Informação (budget de ti) no Shadow IT, ou TI Invisível.

Neste artigo, vamos falar sobre a gestão dessa tecnologia fora de TI e pontos que podem ser feitos para manter a autonomia e evolução dos negócios minimizando os riscos. Além disso, apontaremos algumas tendências como o chamado business technologists. Para saber mais, fique atento ao nosso conteúdo! 

O que é Shadow IT

O Gartner, empresa de consultoria reconhecida mundialmente, define Shadow IT como “dispositivos, software e serviços de TI fora da propriedade ou controle das organizações de TI”. Com a inserção cada vez maior dos recursos tecnológicos no dia a dia das pessoas e a cobrança por uma adaptação ao meio digital cada vez mais rápido, tornou-se comum os funcionários adquirirem soluções alternativas de software para auxiliar seu trabalho, sem envolver a área de TI.

Em razão disso, houve um aumento significativo de Shadow IT. O uso de sistemas e softwares por diversas áreas de forma independente, ou seja, sem acompanhamento de um técnico de TI deve ser feito de forma cuidadosa, já que existem riscos de segurança. Apesar disso, os benefícios são notórios, dada a velocidade com que áreas como marketing, vendas e RH conseguem inovar e criar experiências para seus clientes. Ainda segundo Gartner, entre 30% e 40% dos gastos das empresas estão indo para o Shadow IT. 

Parceria entre TI e áreas de negócio gera segurança e vazão para a inovação

O Shadow IT é utilizado por profissionais que não são da área de TI. Ou seja, diversas áreas utilizam tecnologias sem o conhecimento ou o suporte de uma equipe de TI, como soluções SaaS, PaaS, Iaas ou até parceiros de negócio que desenvolvem soluções sob demanda.

O aumento de tecnologias nem sempre homologadas pela TI aumentam os riscos com perda de controle e visibilidade, perda de informações, ineficiência de sistemas por falta de integrações, capacidade de armazenamento, etc. Tudo isso sem falar do risco de segurança.

A melhor forma de lidar com este cenário é ter uma relação de parceria da área de TI com as demais áreas de negócio. Ter um fornecedor que fale as duas linguagens também pode ser um excelente caminho. A Objective, por exemplo, atua com as áreas de negócio para ideação de novos produtos ou mapeamento de necessidades de digitalização e desenvolve soluções com equipes próprias ou mistas com times de TI. Essa sinergia permite manter a segurança no desenvolvimento de softwares, alinhando especificidades da área de tecnologia, ao mesmo tempo que dá vazão para os projetos de inovação que estão sob a responsabilidade de outras áreas.

Business-Led IT

A mudança no papel da TI, com essa aproximação maior das áreas de negócio, levam ao chamado Business-Led IT. Assim como a Shadow IT, ela ainda representa tecnologias compradas ou desenvolvidas e utilizadas fora do departamento de TI, porém agora alinhadas a ele para mitigar riscos.

Ainda que tenhamos o aumento no budget e no volume de iniciativas relacionadas a tecnologia fora da área de TI, muitos dos executivos dessas demais áreas ainda não têm conhecimento e experiência para escalar tecnologia e soluções com velocidade para antecipar o valor entregue por essas soluções (conhecido como “time to value”). Aí entra a área de TI, com um papel vital de guiar a profissionalização do “business-led IT”.

Segundo o Gartner, atualmente já há mais profissionais de tecnologia recrutados fora das áreas de TI, e o número só tende a aumentar. E a maioria dos líderes com essa capacidade técnica fora da TI, tende a seguir com seus investimentos sem envolver a área de TI por entender que eles entendem melhor a necessidade de negócios e do mercado.

Technology Production is Everywhere | Budget de TI
Technology Production is Everywhere | Gartner

Porém, a área de TI tem um conhecimento técnico mais profundo e sólido, o que os levam a focar em requerimentos técnicos e funcionais para prover soluções. Enquanto as áreas de negócio tendem a sofrer mais com o desenvolvimento onde os prazos mudam e os custos aumentam conforme as soluções estão sendo desenvolvidas, gerando um problema posterior para a área de TI e tardando a ter uma entrega e percepção de valor.

A solução para esses casos é o papel de Orquestrador de TI, podendo ser uma área dentro da própria organização ou um fornecedor que entenda de negócios e de desenvolvimento. Seja para atuar como consultor ou prestando serviços que garantam a governança, qualidade e previsibilidade para ter maior entrega de valor.

Como gerir o budget de tecnologia para entregar mais valor para a empresa?

Na contratação de ferramentas e empresas terceirizadas que podem dar apoio técnico no desenvolvimento de novas soluções digitais, o detalhe que precisa ser levado em consideração é a consonância com os padrões e especificações determinados pela área de TI.

Apesar desse serviço terceirizado proporcionar mais liberdade e velocidade para inovações dentro da área de negócios, é importante que essa empresa dialogue perfeitamente com a área de TI da organização. Além de sistemas e softwares, as consultorias contratadas também são responsáveis pela gestão de pessoas. Incluir sistemas não é suficiente para garantir o bom desenvolvimento, é preciso capacitar e acompanhar os profissionais que estão envolvidos.

Confira 4 passos para dar suporte ao desenvolvimento e alavancar as inovações e entregando mais valor para as áreas de negócio:

1- Feche o gap do conhecimento digital.

Identifique os profissionais que estão atuando diretamente com tecnologia e providencie treinamentos, com foco em melhorar a produtividade e reduzir riscos.

2- Minimize a fricção digital aumentando a produtividade dos colaboradores.

Tal fricção geralmente é gerada por ineficiência ou falta de ferramentas, times atuando em silos, falta de padronização ou falta de suporte técnico. É necessário preencher as lacunas de ferramentas e automação para empoderar as demais áreas.

3- Aplique uma governança adaptativa, balanceando autonomia e controle.

Estabeleça mecanismos de governança adaptativos, modelos únicos para atender a todos já não funcionam mais. Crie-os com colaboração, somando a visão técnica às necessidades de negócio e estabelecendo limites sobre áreas seguras para atuação. Um exemplo claro é criar soluções no-code ou low-code, que geram autonomia com maior segurança.

4- Realoque as responsabilidades entre criação tecnológica e dono da iniciativa.

Mantenha um relacionamento próximo das áreas de negócio e TI, acordando regras, papéis e “ownership”. Acorde antecipadamente quando TI vai dar suporte ou assumir determinada iniciativa de tecnologia, evitando problemas de sobrecarga posteriormente.

Para quem é um gestor na área de negócios ou é da área de TI mas precisa equilibrar as necessidades para atender às demandas das demais áreas, conte com parceiros para alavancar o processo de transformação digital e criar novas experiências equilibrando as necessidades de ambas as áreas. A Objective é perfeita para você. Somos uma multinacional brasileira de desenvolvimento e consultoria com experiência comprovada em romper barreiras tecnológicas e de negócios.

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