Dicas para Daily Meeting distribuídas

Com os desafios do trabalho remoto, algumas atividades, que eram comuns presencialmente, muitas vezes podem se tornar difíceis e demorar um tempo até que o time encontre a melhor maneira de se adaptar e fazer com que o trabalho remoto possa render tanto (ou até mais) que o trabalho presencial. Um desafio que ainda está muito presente em diversos times está relacionado com as reuniões diárias.

A necessidade de se reunir com times remotos não é novidade, é algo antigo, pois é bem comum termos times distribuídos entre cidades, estados e até países. Mas para quem não tem familiaridade, vamos conversar um pouco sobre o tema dar algumas dicas. Boa leitura!

O que é daily meeting

Antes de iniciarmos a conversa, é importante que você entenda e conheça o que é essa prática de daily e por qual razão utilizá-la. Essa é uma ferramenta de processo ágil, que tem o intuito de discutir se todas as tarefas foram feitas e quais os planos para as próximas 24 horas. 

As daily meeting normalmente acontecem no início do dia e de maneira prática e objetiva. Além de manter as tarefas controladas, esse tipo de reunião também tem o intuito de incentivar a comunicação e a criatividade das equipes, além de incentivar o planejamento individual de cada membro do time.

Para que serve a Daily Meeting?

Se consultarmos o Scrum Guide, veremos que: “O Time de Desenvolvimento usa a Reunião Diária para inspecionar o progresso em direção ao objetivo da Sprint e para inspecionar se o progresso tende na direção de completar o trabalho do Backlog da Sprint”.

Ou seja, se suas daily meeting, mesmo que presenciais, não estão focadas em confirmar se o esforço está na direção de completar o trabalho da sprint, então você e seu time já têm um problema. Reunião diária não é reunião de Status Report, muito mais do que isso, é imperativo observar se o esforço do time está, de fato, na direção para atingir a meta da sprint.

Abaixo, você irá conferir algumas dicas sobre essa prática da metodologia ágil.

Tipos mais comuns de reuniões

A Reunião Diária Scrum é um encontro do time que acontece todos os dias. Tem como objetivo cumprir o planejado para o daily scrum, para isso não é necessário utilizar mais do que 15 minutos, tendo em vista que reuniões muito longas acabam se tornando muito maçantes e os participantes acabam se dispersando.

A daily meeting deve ter como base as sprints, ou seja, orientações e requisitos que serão utilizados na tarefa que está em andamento, eventos e tudo que apareça no caminho para se atingir o objetivo final. A utilização da sprint na daily meeting otimiza os processos e facilita no controle de administração de prazos e gastos 

Durante a reunião de daily scrum meeting, o time planeja o trabalho para as próximas 24 horas, buscando assim a otimização da colaboração e a performance do time através da inspeção do trabalho desde a última Reunião Diária, e da previsão do próximo trabalho da Sprint. 

Outro ponto importante é a apresentação de atividades que estão impedidas por algum motivo, de forma que o restante do time consiga apresentar alternativas para seguir com a execução da forma mais rápida, removendo este impedimento.

Antes da daily production meeting, já tenha em mente os temas que serão abordados na reunião. Caso a sua reunião contenha outros temas ligados à equipe, como comunicados e advertências, deixe sempre para fazer ao final da reunião, pois levam um tempo maior e podem alterar o clima da reunião.

Estratégias para as reuniões

Planeje com o seu time um script para ser respondido nas reuniões diárias. No geral, sua reunião pode ser baseada em três perguntas individuais:  O que eu fiz ontem? Qual o meu planejamento para hoje? Tem algo que me impede de fazer tal tarefa e por quê?

Tente sempre manter sua reunião diária no mesmo horário e local todo dia para reduzir a complexidade. Preocupe-se também com um local adequado, um lugar silencioso e sem muitas distrações, é importante que todos os participantes contribuam ativamente para a reunião.

Já vimos que a daily meeting deve acontecer todo dia no mesmo local e no mesmo horário. Assim, para quem não tem familiaridade com trabalho remoto, mostraremos uma uma série de dicas que vai ajudar você e seu time a serem mais produtivos em seus encontros remotos. 

Para organizar melhor as informações, segue a divisão em práticas individuais e práticas coletivas:

Práticas individuais para daily meeting:

1. Um ponto importante, é que cada membro da equipe precisa estar habilitado a trabalhar remotamente. Para isso, verifique se você tem todos os acessos necessários para fazer seu trabalho de maneira eficaz;
2. Planeje-se. Tente manter sempre uma rotina, com horários fixos e divisão de tarefas por ordem de prioridade;
3. Ficar sentado por muitas horas seguidas não é tarefa simples. Por isso, preocupe-se com o seu conforto e trabalhe em um local que favoreça a sua postura;
4. Comprometimento: o fato de estarem remotos implica numa melhor comunicação e também num maior compromisso de cada um.

Práticas Coletivas para daily meeting:

1. Certifique-se de que todos os colaboradores entenderam as demandas e utilize motivadores para o trabalho remoto, quando as pessoas entendem o propósito, compram melhor a ideia;
2. Verifique se todos os envolvidos estão no grupo de comunicação. É fundamental uma boa comunicação em geral, com times remotos esse cuidado deve ser redobrado;
3. Com a equipe, escolha um horário que seja o melhor para todo o time para realizar essa reunião diária;
4. Escolha uma ferramenta de comunicação que todos os membros tenham acesso. Atualmente, já existem várias plataformas que possuem ferramentas para sua reunião, como: ZOOM, MS Teams, Skype, Hangouts, etc;
5. Quem não estiver falando, mantenha o microfone mudo;
6. Se você e seu time trabalham com alguma ferramenta on-line de gestão, como o JIRA, por exemplo, certifique-se que todos os membros tenham acesso às ferramentas para acompanharem o board no momento da reunião;
7. Peça ao time que mantenha a Ferramenta atualizada diariamente. No mínimo 30 minutos antes da reunião, todos devem se comprometer a acessar a ferramenta e atualizar suas tarefas.

Dica extra:

Caso o seu time não tenha uma ferramenta de gestão, seguem algumas dicas que podem ser bem úteis:

• Usar alguma outra ferramenta de colaboração para representar o fluxo de trabalho (Trello, Planner, Kanbachi, etc.) para que o time possa acompanhar e evoluir diariamente seu trabalho;
• Criar um Formulário no Excel (ou Google Sheets) que simule a configuração do seu quadro de tarefas e mantê-lo aberto e compartilhado para todos do time para poderem comentar;
• Criar um quadro de tarefas visual na parede do espaço remoto do Scrum Master, no qual possa apontar a câmera, tirar fotos e compartilhar com o time diariamente, para que todos tenham acesso à informação e possam conversar sobre a evolução das tarefas e histórias;
• Alguma outra alternativa que o time encontre para trabalhar em equipe, remotamente.

O trabalho remoto pode exigir um pouco mais de disciplina e organização nas fases iniciais, mas com tantas ferramentas à disposição nos dias de hoje, é uma questão de tempo e planejamento para que ele se torne tão ou mais efetivo que o trabalho presencial.

Passo a passo para fazer uma daily meeting

Se ainda restou alguma dúvida, te ajudaremos a organizar sua daily meeting em passo a passo. Lembre-se de adaptar essas dicas à rotina do seu time de colaboradores.

• Escolha um responsável supremos (Scrum Master) para organizar a reunião e comunicar todos da equipe sobre hora e local que será a reunião;
• O Scrum Master deve explicar o que espera dessas reuniões diárias e deixar que os colaboradores toquem a reunião da melhor maneira para incentivar a criatividade e que todos participem.
• Se ninguém se oferecer para iniciar respondendo aquelas três perguntinhas básica, estipule alguma regra ou rodízio;
• Estimule todos da equipe a comentar sobre suas metas diárias e/ou conquistas do dia anterior;
• Para finalizar, é bom que todos consigam visualizar o que foi dito e estipulado na reunião. Neste caso, você e sua equipe podem decidir qual o melhor método para que todos absorvam o que foi dito.

Por fim, tratemos aqui algumas skills que a equipe, como um todo, deve manter sempre alinhada para que sua daily meeting alcance a maior eficiência possível e contribua efetivamente para seus resultados.

• Mantenha uma comunicação clara com sua equipe de colaboradores, as daily meetings devem ser respeitadas à risca e com muito compromisso, se todos responderem as perguntas básicas da reunião todos os dias, a equipe sempre estará na mesma página e sabendo o que precisam melhorar ou se dedicar mais.
• O espírito de equipe é uma peça fundamental. Todos da equipe devem estar entrosados e ter confiança e cumplicidade. É importante que os membros conheçam os pontos fortes e fracos de cada um, reconheça se o colega está passando por um momento turbulento ou se está na sua melhor fase. 
• Além de ser um método ágil, a daily meeting contribui para manter a motivação do time. Ver os resultados sendo construídos passo a passo é uma coisa motivadora. A autonomia, a liberdade e a flexibilidade construídas nessa reunião também são motivadores individuais de cada colaborador.
• Use a reunião para focar no que realmente importa, discutam as dificuldades que estão sendo enfrentadas e os próximos passos para que o time consiga alcançar os resultados planejados. Compartilhar planos futuros nas reuniões diárias também é uma boa ideia, pois alguém da equipe pode saber um caminho certeiro para ajudar na tarefa.
• Para ajudar sua equipe, você pode criar um lembrete diário. Estimular que os participantes se preparem para a reunião, anotando pontos cruciais que devem ser adotados, é uma ótima maneira de tornar essas suas reuniões diárias mais eficientes. 
• Como dito anteriormente, existem ferramentas que podem otimizar o trabalho da sua equipe. Além dos já mencionados (Trello, Planner, Kanbachi), existe um aplicativo chamado Asana. Nesse aplicativo, e em qualquer outro neste estilo, é possível configurar os lembretes, além de criar notas compartilhadas (que um membro da equipe pode fazer durante a reunião). É possível que os membros façam alterações e observações na nota ao longo do dia,  assim fica mais fácil que toda a equipe acompanhe a evolução daquela tarefa. 
• O home office pode ser um desafio para algum membro da equipe. Para ajudar com isso, também já existem ferramentas que otimizam o acesso digital e assinaturas eletrônicas, o envio de arquivos digitais e plataformas de armazenamento. Lembre-se de se atentar se todos têm os acessos necessários aos recursos que serão utilizados para cumprir uma meta.

Espero que com essas dicas e passo a passo, você consiga realizar a daily meeting da sua equipe com muita eficiência e produtividade, mesmo em épocas de trabalho remoto.