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Quando deve ser feita a troca do sistema de billing? Entenda aqui

  • Billing e Faturamento Recorrente

A obtenção de bons resultados em empresas de faturamento recorrente está diretamente relacionada ao controle eficiente de todas as etapas da prestação do serviço, desde o gerenciamento de dados cadastrais até o pagamento das faturas.

Nesse cenário, embora a atividade seja essencialmente tecnológica, a necessidade de evoluir e implementar soluções mais modernas para manter a qualidade das suas operações é constante. Você sabe o momento propício para a troca do billing, por exemplo?

Para esclarecer as dúvidas sobre o tema, conversamos com o Consultor de Telecom da Objective, Marcelo Pereira Barbosa. A partir de agora, você vai conferir os principais insights e pontos esclarecidos nesse bate-papo. Boa leitura!

Como saber quando trocar o sistema de billing?

A hora certa de investir em um sistema de billing pode variar de acordo com a realidade de cada empresa. Mas, de modo geral, o momento ideal é quando seu operacional já não dá conta da demanda de trabalho, gerando o crescimento do índice de falhas.

Podemos observar os principais sintomas que foram destacados pelo entrevistado, Marcelo, como:

  • os erros recorrentes no faturamento;
  • o alto número de ligação na central de atendimento para reclamar de fatura;
  • o alto índice de correção de fatura;
  • o maior tempo de execução dos processos.

No caso de provedores regionais de internet (ISPs), por exemplo, é comum que no início de suas operações,  o foco esteja em duas frentes: fazer sua internet chegar até a maior área possível e, uma vez que essa infraestrutura esteja montada, há a necessidade de vender.

No cenário apresentado, a base de clientes costuma ser pequena, em torno de 500 a 800 assinantes, permitindo que os provedores não dependam de sistemas tão sofisticados para funcionar.

Mas à medida que o número de assinantes aumenta, os problemas crescem junto, pois os sistemas simples não têm a automação, integração e customização necessária para que a prestação de um serviço seja escalável e excelência.

“Os provedores regionais começam a encontrar muitas dores, ao perceber que a fatura é gerada com valores errados, a arrecadação não bate, vai conciliar arrecadação com a conta-corrente e os números não batem”, afirma Marcelo.

Esses são fortes sinais de que é preciso tomar uma atitude e fazer a troca do billing. Para as empresas que estão em fase de ampliação, é extremamente importante investir em um sistema robusto, altamente customizável, que conte com uma infraestrutura tecnológica e acompanhe o crescimento da empresa.

Quais funcionalidades um sistema de billing deve ter?

Billing é um sistema automatizado de faturamento, cobrança e arrecadação. Esse software, portanto, é capaz de controlar, de forma efetiva, o ciclo de vida das faturas de uma empresa, através de processos inteligente, robustos e seguros.

A decisão de fazer o upgrade para um Billing mais adequado ao momento de crescimento da empresa permitirá encontrar benefícios em plataformas de faturamento recorrente que atendam às suas demandas mais complexas, oferecendo uma alta personalização.

Dentre tantas funcionalidades que um billing precisa ter, destacamos algumas essenciais de serem avaliadas para negócios em expansão.

Gestão de atendimento

Para os sistemas de Billing que possuem um módulo de CRM, a área de Atendimento será capaz de rastrear e identificar pontos de melhoria da operação por meio de dashboards e relatórios. Isso porque a plataforma mapeia os motivos de reclamação nos diversos canais de atendimento, o que possibilita uma análise de reincidências de problemas físicos, de processos do negócio e até mesmo uma propensão ao churn (métrica que indica a perda de receitas ou clientes).

Gestão de equipes de campo (field services)

Com o módulo de Ordens de Serviço, garantir um alto padrão do produto ou serviço vendido depende, e muito, do modelo do equipamento necessário para instalação, bem como de uma equipe com excelente capacidade técnica para ganhar eficiência e escala.

No NG Billing, por exemplo, há um módulo que controla não só a agenda, mas a também produtividade de cada time. Além disso, a ferramenta também fornece um app para orientar os técnicos na execução das ordens de serviço.

Gestão de inadimplência

Com esta função, é possível configurar as ações pré e pós-vencimento, de acordo com o perfil de um grupo de clientes. E para garantir a consistência das ações, uma régua de cobrança automatizada é disponibilizada, ajudando a diminuir a inadimplência e, consequentemente, o churn, em total conformidade com as regulamentações da Anatel.

Faturamento e arrecadação

O faturamento é uma das etapas cruciais para otimização dos lucros da empresa — e onde as coisas nunca podem dar errado. No NG Billing, as configurações de modelos de faturamento são feitas conforme o perfil do cliente.

Ademais, ele também disponibiliza a configuração de ciclos de acordo com a política de vencimentos da empresa. Suas funções são totalmente parametrizáveis.

Para ilustrar o potencial da ferramenta, Marcelo afirma que o faturamento de uma empresa com uma base de 50 mil assinantes é feito em questão de poucas horas, onde o processo pode ser agendado para execução durante a madrugada e pela manhã a operação estará concluída. “O NG garante que todos os itens da fatura sejam sempre convergentes”.

Como escolher um bom sistema de billing?

Decidir qual é a melhor solução para gerir o faturamento recorrente não é uma tarefa simples. O software implementado, sem dúvidas, vai trazer ganhos enormes em termos de escalabilidade e produtividade. No entanto, isso depende de uma escolha criteriosa.

Empresas desse setor têm uma dinâmica própria, que exige a padronização do maior número de operações possível. Por isso, faz-se necessária a escolha de um sistema de billing robusto, que suporte a demanda pesada e também ofereça flexibilidade de personalização.

Dessa forma, antes de fechar negócio, é preciso considerar o nível de automação oferecido, a experiência de outros clientes com esse fornecedor, a compatibilidade com a dinâmica da empresa e o nível de integração oferecido.

Marcelo explica, por exemplo, que se a organização não estiver preparada para essa troca do billing, o processo de migração encontra mais dificuldades. “Na jornada de atendimento aos nossos clientes, compreendemos que há uma verdadeira mudança com destino ao digital, que requer plataformas e tecnologias disruptivas de automação. Mas que sobretudo depende de uma mudança cultural, fundada nas metodologias ágeis e em uma gestão de processos inteligente”.

Como a Objective ajuda na troca do billing?

É simples defender a Objective nessa questão. Há mais de 25 anos, a empresa tem como propósito ajudar as corporações a trilharem um caminho de sucesso desde o início da era da transformação digital, sempre se baseando em uma cultura de agilidade e centralizada no cliente.

O NG é o primeiro produto da Objective, fruto de um projeto de automação digital, e que desde então vem sendo aperfeiçoado para oferecer soluções personalizadas nos quesitos de cobrança e faturamento recorrente. Sua plataforma de automação integrada é capaz de melhorar a experiência do cliente e reduzir perdas de faturamento, gerando mais visibilidade e controle de todas as operações.

A Objective tem sistemas de prospecção, avaliação, definição de documentos, especificação de protocolos e se envolve muito no apoio aos clientes nessa fase de implementação. Ela preenche esse gap de colocar o pessoal no nível de compreensão da operação de qualidade, com a capacidade técnica adequada para tocar o sistema no dia a dia.

Por que a Objective é a melhor opção?

Segundo Marcelo, o processo de migração sempre tem muitos riscos de insucesso, mas a Objective nunca falhou, é uma exceção no mercado e entregando todas as migrações desde que começou com essa prática.

Se preciso, a equipe da Objective presta uma assessoria — vai para as empresas ajudar o cliente a entender essa nova cultura, quais são os processos, como utilizar o sistema explorando todas suas funcionalidades e quais são os limites e as regras.

Quando o assunto é troca do billing, o segredo para uma transição bem-sucedida é escolher o momento e a ferramenta certa que suporte todas as demandas necessárias da empresa. Se o seu ISP está aumentando e a receita está crescendo, provavelmente os sistemas atuais já não estão dando conta do recado. Então, é bom agir de forma preventiva para evitar falhas e prejuízos. Você pode ler sobre alguns aspectos primordiais que vão contribuir para uma decisão consciente aqui.

Gostou do conteúdo? Agora que você já sabe a importância de um bom sistema billing, aproveite para entrar em contato com a Objective e conhecer a solução ideal para o seu negócio!

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