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Sistema Billing: saiba como evitar problemas com a gestão de cobranças

  • Billing e Faturamento Recorrente

Conforme as empresas vão crescendo, os desafios com faturamento, cobrança e fluxo de caixa vão aumentando e uma das soluções é ter um sistema billing que automatize os processos. Isso porque as grandes empresas tendem a vender mais, gerando um maior número de cobrança e pagamentos, que se não realizados de forma automatizada, causam graves falhas humanas e desencontro de informações no financeiro.

A seguir, saiba mais sobre o que é um sistema billing automatizado e como ele pode evitar problemas com a gestão de cobrança em sua empresa.

O que é um Sistema Billing?

Um dos maiores problemas que as grandes empresas enfrentam vem do financeiro, isso porque conforme vão crescendo, o fluxo de caixa cresce, assim como as cobranças. Por isso, um sistema billing é ideal  para facilitar e organizar a área financeira das empresas de forma automatizada. Mas, afinal, o que é sistema de billing?

Um sistema billing é um sistema de faturamento, arrecadação e cobrança que tem por objetivo auxiliar as empresas com o controle de faturamento mensal, diário e anual, controlando, principalmente, as vendas e os serviços prestados por tais empresas. Por isso, esse sistema também se mostra eficiente para a gestão de inadimplências dos clientes/consumidores, por exemplo.

Além de tornar todas as atividades financeiras automáticas, alguns sistemas oferecem diversos meios de pagamento, emitem notas fiscais, fazem cálculos, delimitam regras para os preços, apontam indicadores específicos, entre outras funções.

Sistema billing e o fluxo de cobrança

Por serem sistemas automatizados, que visam cuidar das cobranças e faturamentos de uma empresa, os sistemas billing garantem um fluxo de cobrança dentro de sua empresa. Isso porque a ferramenta irá fazer, em dia, as cobranças devidas sobre seus produtos e serviços, criando um fluxo de caixa constante.

Mas o que é um fluxo de cobrança? O fluxo de cobrança refere-se às cobranças constantes que o setor financeiro de uma empresa deve manter com seus clientes. Muitas empresas oferecem serviços por meio de assinaturas, como as plataformas de streaming, que cobram mensalmente de seus clientes pelo produto que oferecem.

Para manter um fluxo de cobrança, contudo, não são necessários serviços de assinatura, mas manter as cobranças de seus clientes sempre em dia, além de oferecer meios para que paguem. O fluxo de cobrança garante um fluxo de caixa e a estabilidade financeira de uma empresa, seja de pequeno, médio ou grande porte.

Por isso, a automação das cobranças feitas por um sistema billing garantem esse fluxo de cobrança. Uma vez que o sistema fará tudo na data prevista, sem atrasos ou empecilhos que uma equipe poderia passar. Além disso, o próprio sistema oferece aos clientes mais de uma forma de pagamento, auxiliando-os a pagar as contas referentes a determinado produto ou serviço.

Como automatizar o billing na empresa?

Para automatizar o sistema billing, contudo, é preciso algumas mudanças internas:

O primeiro passo é fazer um levantamento sobre os processos, identificando as operações internas e como essas se relacionam. É após esse mapeamento do financeiro que é possível criar um fluxo operacional e estabelecer de que maneira a área e as operações serão automatizadas. Essa visão garante confiança para a empresa e para a equipe que irá realizar a automatização do istema Billing.

Em seguida, a empresa passará pelo processo de mudança de seu sistema, que deve ser gradual. É fundamental que a empresa adote um sistema que  automatize a operação, observe como esse sistema flui, quais os resultados vão obter, se existem problemas ou dificuldades que precisam ser corrigidos ou customizados, para avaliar todos os requisitos e tomar a melhor decisão de compra de uma plataforma de faturamento recorrente

Além de um ótimo sistema de automação, a empresa deve levar em consideração que é necessário um bom time por trás. Os membros de sua equipe devem participar da implementação do sistema e da automação dos processos. Eles ajudarão a buscar soluções ideais e a inserção da ferramenta com a customização necessária. Além disso, eles irão mexer com essa ferramenta, mesmo que o processo seja automatizado, alguém terá que acompanhar e interceder se necessário.

Outro ponto para a automatização do billing em sua empresa, que deve ser considerado, é uma empresa que auxilie no processo. Que tenha conhecimento do sistema, que ajude a implementar, auxiliando em todas as etapas, garantindo o sucesso da implementação.

Clientes inadimplentes

A inadimplência é um dos maiores problemas das empresas, ou seja, clientes que não pagam pelos produtos ou serviços que estão sendo prestados. Essa questão pode ser o resultado de diversos problemas, em que a maioria vem de uma má gestão de cobranças de uma empresa e de seu time financeiro.

O problema condiz com os métodos escassos de pagamento, que podem gerar a inadimplência. Uma empresa que não oferece mais de um método ou métodos de pagamento que facilitam a vida de seus clientes dificultam o pagamento de seus produtos ou serviços. Por exemplo, a pessoa prefere colocar suas contas em débito automático em seu cartão de crédito, o que garante que ele não esqueça de pagar e que pague na melhor data possível. A empresa, entretanto, só oferece a opção de boletos e em dias que a pessoa possui dificuldade para pagar.

Outro problema que é recorrente é o envio dos boletos em datas erradas. Por exemplo, o pagamento é no dia 20, porém, a empresa sempre atrasa o envio do boleto, seja digital ou físico, fazendo com que o cliente pague atrasado e entre para a taxa de inadimplência.

Além disso, a inadimplência pode estar relacionada com a insatisfação do cliente com o produto ou, até mesmo, com dificuldades em contatar o financeiro de uma empresa. Muitas pessoas desejam mudar datas de pagamento, fazer alterações no valor, entre outros, e não conseguem entrar em contato para realizar tal negociação.

Todos esses erros estão relacionados à gestão de cobranças, que são feitas em dias errados, da maneira errada e com poucas ofertas ao cliente. Um sistema adequado que também conte com um módulo de gestão de inadimplência e com a técnica de régua de cobrança para entrar em contato com o cliente e minimizar a inadimplência, garante maior segurança e padronização nos processos.

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