< Insights

Régua de cobrança: o que é e como ajuda a criar uma estratégia de sucesso?

  • Billing e Faturamento Recorrente

A inadimplência é um problema estrutural no Brasil e que afeta consideravelmente as empresas. Segundo o CNDL/SPC, o ano de 2020 começou com 61 milhões de brasileiros negativados. O problema não se limita apenas a esse grupo, podendo ocorrer, também, no âmbito da pessoa jurídica.

Segundo recomendações do Banco Central, o ideal é que ela não supere 5% no saldo em atraso acima de 90 dias. A régua de cobrança, portanto, tem um papel importante para minimizar essa questão. Ela diz respeito às técnicas utilizadas para entrar em contato com o cliente, a fim de conseguir resolver a questão e receber os pagamentos, realizando um verdadeiro planejamento para entender como identificar esses pontos e gerar uma padronização no processo de cobrança.

Neste artigo, vamos mostrar como ela funciona e como criá-la de forma eficiente. Boa leitura!

Como funciona a régua de cobrança?

A régua de cobrança atua com um mapeamento. O responsável pelo processo deverá mapear e documentar adequadamente todos os passos necessários para realizar as cobranças daqueles que estejam devendo a sua empresa ou, então, para quem realiza pagamentos a prazo, a fim de reduzir as chances de esquecimento e atrasos.

Por que utilizá-la nas empresas?

A régua de cobrança é uma forma de garantir maior segurança e, também, estabelecer procedimentos padrões de como agir nessas circunstâncias.

Assim, mesmo que ocorra uma troca de colaboradores, o método estabelecido pela empresa garante que ele será replicado em todos os casos, gerando maior eficiência para o seu negócio nesse processo.

Seu uso pode trazer uma série de benefícios, tais como:

  • maior índice de recebimento de pagamentos atrasados, minimizando a ocorrência de inadimplência;
  • processos mais objetivos e eficientes de cobrança;
  • redução de custos no processo de cobrança;
  • observação constante sobre as dívidas ocorridas;
  • acompanhamento de perto da evolução da taxa de inadimplência;
  • geração de um processo de padronização de cobrança, de forma a não causar constrangimento ou processos judiciais para a organização.

Como montar e otimizar uma régua de cobrança?

Diante de todos os pontos que trouxemos anteriormente, é importante identificar como montar e, caso já tenha, como otimizar a régua de cobrança da sua empresa. Traremos algumas dicas para isso a seguir.

Determine a estratégia de cobrança

É fundamental definir uma estratégia para o processo de cobrança, para conseguir melhores resultados e, consequentemente, evitar danos de imagem e ações judiciais contra a empresa. Para isso, é importante que planejamento seja feito de forma conjunta entre setor financeiro, contábil e jurídico, observando questões tais como:

  • data da venda e data de vencimento da cobrança;
  • sistemas a serem utilizados para cobrança recorrente;
  • taxa de juros cobrada em caso de atraso;
  • formas de negociação em caso de débito;
  • formato da mensagem enviada para cobrança;
  • quando entrar com a solicitação de ação judicial, entre outros.

Considere a forma de pagamento utilizada

A forma como será feito o planejamento da régua de cobrança dependerá do tipo de pagamento utilizado pelo seu cliente. Cada um deles tem as suas particularidades e, portanto, exigirá uma determinada conduta para solucionar a questão da melhor forma.

Por exemplo, a régua de cobrança para boleto bancário exige mais cuidado, já que dependerá completamente da ação do cliente. Deve considerar, por exemplo, a proximidade com o pagamento do cliente, a fim de potencializar as chances de pagamento. As cobranças devem ser feitas a partir de 30 a 45 dias. Caso não tenha efeito, o ideal é que, após 60 dias, entre-se com a ação judicial.

Já no pagamento por boleto ou transferência, é preciso ter um pouco mais de atenção, pois o cliente pode pagar menos que deveria de juros pelo atraso, complicando o processo de cobrança. Caso o valor acertado não esteja de acordo com o contrato, você poderá cobrar o valor faltante no próximo pagamento.

No cartão de crédito, a cobrança é automática, feita mensalmente, de forma online. O conflito pode ser pela falta de limite do cartão do cliente, de forma que o pagamento seja rejeitado. Nesse caso, é importante entrar em contato com o cliente para solucionar a questão.

Integre as informações

As informações do setor de vendas, financeiro e contábil devem estar afinadas quanto a essa questão, de forma que é fundamental a integração de dados nesse quesito. Com isso, todos os envolvidos conseguem ter acesso aos dados necessários, verifica-se se é necessário rever estratégias, se há um comprometimento das finanças da empresa e avalia-se se é necessário entrar com ações mais radicais para minimizar os problemas de inadimplência.

Escolha o canal de comunicação

Qual será o método para conseguir gerar o lembrete de pagamento para o seu cliente? É importante escolher o método que mais dialoga com a rotina dele. Por exemplo, caso se trate de uma empresa, é muito melhor o contato por e-mail com o gestor financeiro do que o envio de SMS ou por aplicativos de conversação (como o WhatsApp).

Algumas das opções disponíveis para cobrança extra-judicial são:

  • carta;
  • e-mail;
  • SMS;
  • ligação;
  • WhatsApp e demais aplicativos de conversação.

Faça o envio de lembretes antes de vencer

Muitos dos atrasos ocorrem por esquecimento, sabia? Quando o seu cliente é lembrado sobre o vencimento do pagamento próximo à data-limite, isso minimiza os problemas e, consequentemente, gera uma redução dos problemas com inadimplência.

Por isso, é importante ter um sistema que gere um lembrete automático por um dos meios que listamos acima. É fundamental que o próprio mecanismo estabeleça um prazo (5, 3, 1 dia antes do vencimento, por exemplo) e encaminhe os conteúdos de lembrete.

Envie lembretes na data e após o vencimento

Os lembretes devem ser enviados no dia do pagamento e, também, nos primeiros dias após o vencimento. Isso porque, caso a pessoa tenha esquecido, ela pode minimizar a incidência de juros e acertar rapidamente os valores em débito.

É importante ressaltar na mensagem, nos casos de transferência e pagamento por boleto, para desconsiderar a mensagem caso tenha efetuado o pagamento, já que a compensação pode demorar para acontecer.

Para que a sua régua de cobrança seja efetiva, de fato, é importante ter um sistema de cobrança efetivo, como billing. Assim, é possível ter em um mesmo software soluções de faturamento, arrecadação e cobrança. Com isso, você automatiza esse processo e pode direcionar os esforços dos profissionais envolvidos para outras questões estratégicas.

Conheça a nossa solução! Entre em nosso site e saiba mais sobre o tema.

New call-to-action

Insights do nosso time

Obtenha insights do nosso time de especialistas sobre metodologias de desenvolvimento de software, linguagens, tecnologia e muito mais para apoiar o seu time na operação e estratégia de negócio.