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Planejando um Casamento usando Kanban – Especial de Dia dos Namorados

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Sim, meus apaixonados, não só de Kanban vive um profissional de agilidade. Existe amor, existe paixão, existem sonhos a serem realizados. Mas é como dizem, nem sempre é possível separar o pessoal do profissional. Nesse artigo, eu trarei a vocês um case pessoal: o planejamento de meu próprio casamento, no qual, utilizei do Kanban para realizar o melhor planejamento possível, organizar, economizar e principalmente: não surtar!!!

HISTÓRIA

Na primeira quinzena de todo ano, eu e minha esposa sempre montamos um quadro com 4 vertentes: “Precisamos”, “Queremos”, “Conseguimos” e “Se pah nois pega”... sim, ele divide aquilo que ansiamos apenas para aquele ano, material ou não material. E pode variar, desde uma certificação até conseguir ir 21 dias consecutivos na academia. E esse ano tínhamos um item especial: nosso casamento! Apesar de morarmos juntos há 2 anos, oficializar a união sempre foi o maior sonho da vida dela.

Porém, iríamos casar em Nov/2024, mas por alguns motivos adversos, tivemos que adiantar para Nov/23. Isso alterou bastante os planos e, com isso, uma necessidade grande de um bom planejamento, pois o orçamento seria menos elástico e o tempo mais curto. Eu já havia prometido pra ela que o planejamento seria feito por Kanban. Inicialmente, ela riu, mas isso provou ser não apenas útil, como também garantiu que as coisas andassem de forma muito suave.

GESTÃO VISUAL e LIMITE DE WIP

Obviamente, a primeira coisa que montei foi um quadro visual, um Kanban simples com 3 colunas: Backlog, Doing e OK. Sempre fui adepto da simplicidade, mas precisava não apenas tornar a Gestão Visual de nosso casamento simples, mas eficaz e lúdica para ela, que nunca havia mexido com agilidade. O casamento era nosso, então o planejamento e acompanhamento também deveria ser, e não apenas meu.

Nosso quadro hoje, há 5 meses do casamento e com pouca coisa a terminar.

Antes do Backlog, eu categorizei itens com os dois únicos Post-Its que tínhamos à mão (rosa e verde) para ter alguma variação de cores. Em rosa, tudo aquilo que tinha que ser DO NOSSO JEITO. Em verde, o que fosse variável de acordo com o PORTFÓLIO do profissional ou disponibilidade. Essas seriam as categorias. Suas iniciais somadas à cor do post-it determinariam uma “Classe de Serviço”. 

Em backlog jogamos tudo que queríamos, limitado a 16 itens. Sim, o espaço do quadro determinava o WIP do Backlog. Logo, nada poderia ser adicionado sem que um cartão fosse repriorizado ou avançado.

WIP + GERENCIAMENTO DE FLUXO (...de ansiedade).


Em DOING, teríamos 3 separações: o primeiro quadrado, com WIP-6 são as opções dentro de uma mesma categoria. Assim, quando escolhemos algo como “Fotógrafo” ou “Buffet”, levantávamos até 6 itens e suas informações. No cartão, iria um pequeno resumo dos pontos mais importantes daquele item, para lembrarmos. Não mais que 3 categorias eram levantadas por vez. Os cartões eram analisados, discutidos e descartados, até que sobrasse apenas aquela que seria nossa decisão de casamento. 

Esse ponto foi determinante para gerenciar a ansiedade de minha amada noiva e decidirmos não apenas com mais calma, mas com mais foco. Com o tempo, ela foi percebendo que esse modelo ajudou ela até mesmo a refinar melhor o que ela colocava no quadro. Chegamos a ter 8 itens de Buffet no quadro em Fevereiro.

Foto de Março, quando estávamos decidindo o Buffet e os Fotógrafos, mas havia WIP para fechar a igreja.

Quando estávamos vendo os fotógrafos ela começou a ver os músicos e eu disse “Ok, coloca no backlog”. Ela tomou um susto e disse que já tinha o contato e eu reforcei “Ótimo, quando tiver espaço, discutimos esse item”. Por diversas situações, coisas mais simples e de poucas opções eram trazidas à tona, mas nenhuma era dada a devida atenção até que liberasse WIP para o mesmo.

Quando um cartão ia para o segundo quadrado da coluna DOING representava que o mesmo estava decidido mas não 100% pago ainda. Por mais que um item do backlog fosse simples e/ou barato, ele não era discutido enquanto não houvesse espaço livre na etapa seguinte. Isso ajudou em um segundo ponto: temos mais da metade das coisas do casamento, inclusive itens pesados, já pagos.Ter essa limitação e gestão de fluxo ajudou em nosso “Fluxo de Caixa”.

Esse é nosso atual "Doing", no Dia dos Namorados.

A terceira linha era reservada apenas para itens cancelados ou que “voltassem” da etapa OK. Felizmente, nunca usamos, mas ele também ajuda a limitar o WIP dos quadrados acima.

MELHORIA, EVOLUÇÃO E CICLO DE FEEDBACK (sem DR)

Eu sempre fui cético em relação a casamento. Pra mim, usávamos todo o investimento em uma baita viagem. Porém, sonhos são sonhos e o respeito ao mesmo deve existir. E executar a gestão do casamento dessa forma me ajudou, inclusive, a me empolgar com o planejamento. 

Saímos inicialmente de um quadro com 16 itens em backlog e todas as categorias de análise de DOING lotadas. Hoje, não usamos nem 50% do capacity de nosso backlog e cartões tendem a entrar em DOING e não passar nem 15 dias. Os cartões que ficam mais tempo, como o vestido, ficam mais tempo ali pois tem ajustes, provas, etc. E sim, ali evoluiu não apenas de coisas em pagamento, mas também de coisas “em espera”. O vestido mesmo, já está 100% pago, mas como ainda há acessórios, provas, ajustes, etc… ele permanece ali. A noiva está com ele em casa? Não… então ele não está “OK” ainda.

Eu saí de uma pessoa ácida e cética pra casamento pra um noivo que se empolga em discutir as coisas e ver os olhos de minha noiva brilhando. Usar o Kanban para diminuir a ansiedade dela e mostrar que um casamento pode ser bem planejado mesmo com um tempo relativamente curto, é possível. E como já disse à ela e a terapeuta dela me deu razão: se for pra surtar com o casamento, que surte só um… e esse não seria eu kkkkkkk!!

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