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Kanban na prática em 60 dias… MESMO!!

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“Kanban na prática”!!! Provavelmente você já leu essa frase em algum lugar pois, hoje em dia, as metodologias ágeis estão ganhando cada vez mais notoriedade e espaço. Todas estão bastante difundidas e é possível encontrar conteúdos nas mais diversas formas, níveis e idiomas, até mesmo gratuitamente na internet. Através de um livro, uma palestra ou um vídeo no Youtube, temos os mais diversos exemplos de como aplicar uma metodologia, como o Kanban. E justamente por esse variado leque de opções disponíveis que decidi fazer algo diferente.

Nesse artigo irei transcrever o passo a passo de como aplicamos o Kanban em uma Squad dentro de um dos grandes clientes da Objective, com fotos, situações, feedbacks. Trata-se de um cliente importante do ramo de telecomunicações, com grandes objetivos de migração para o Ágil e com diversas frentes atuantes para este fim. Ao final de cada “planejamento Kanban” irei listar os ganhos rumo à aplicação da metodologia e ao término do artigo, os próximos passos. Afinal, o mês ainda não acabou.

Aplicação Ágil

Começamos os trabalhos em Fevereiro, com algumas reuniões de equipe para entender a real necessidade do cliente e iniciamos pelo mesmo caminho de outras Squads: o SCRUM. O cliente já era familiarizado com as cerimônias Scrum e com alguns dos papéis clássicos difundidos nesta metodologia, como o ScrumMaster e o Product Owner. A expectativa do cliente eram entregas quinzenais em Sprints bem definidas, escopos fechados e atuação mais prescritiva e iterativa.

Dentro desse cliente, grande parte do desenvolvimento é terceirizado. Esse fornecedor de desenvolvimento e o planejamento da diretoria das Squads, por sua vez, seguiam o waterfall. Conforme mostrado abaixo, a adoção do Kanban Board foi a única aplicação do Kanban que ocorreu quando formamos os times.

Dividimos o quadro em 6 colunas e duas linhas de atividades, uma para o fornecedor de software e uma para o cliente, e incluímos o planejamento da “Sprint 0” separado pelo que a gerência esperava. A partir daí, aplicamos de forma velada um STATIK na segunda quinzena de Março, da onde foram extraídas muitas  informações importantes.

STATIK é a sigla para Systems Thinking Approach to Introducing Kanban (Abordagem do Pensamento de Sistemas para Introduzir o Kanban, na tradução livre), um método de levantamento bastante amplo que consiste em 8 passos bem claros que ajudam a encontrar o melhor caminha para aplicar o Kanban na Prática. Nem sempre é necessário ou mesmo possível aplicar os 8 passos, como foi o caso em questão. O que ocorreu e foi aplicado junto ao time, o fornecedor e a coordenação da Squad, foram apenas alguns passos, dos quais identificamos:

  • VISIBILIDADE – Levantar os processos necessários até a alimentação do Backlog da Squad;
    .
  • CAPACIDADE – Identificar as limitações de atendimento que o time de desenvolvimento, que era terceirizado, tinha pois era dividida com entregáveis fora daqueles definidos para a Squad.
    .
  • TRANSPARÊNCIA – Explanar o objetivo da gerência para o fornecedor;
    .
  • ORGANIZAÇÃO – Identificar o fluxo e capacidade do fornecedor de software
    .
  • COMUNICAÇÃO – aproximar e abrir um canal de comunicação com o mesmo mais claro com o fornecedor;

Lista de avanços rumo ao Kanban – 20%:

  1.       Aplicação do STATIK para identificação das necessidades do cliente.
  2.       Criação do quadro Kanban.

Evolução do quadro e quebra de atividades

Conforme a foto, o cliente separou cada projeto em um card. Identificamos que quebrar os projetos em atividades cada vez menores seria o caminho para validar a importância e melhorar a usabilidade das práticas Kanban dentro da Squad. Definir o tamanho delas, esforço, impacto e responsáveis era prioritário, mas era um caminho longo até lá e, para isso, precisávamos quebrar algumas barreiras.

Dentro de cada reunião e das situações diárias em que atuávamos, o Kanban fazia cada vez mais sentido, porém não tínhamos informações suficientes para trocar a metodologia de forma brusca.

Para mudar esse cenário, o planejamento era efetuar dentro das ações da metodologia Scrum, algumas boas práticas Kanban de forma pontual e constante.

Dentro de cada daily, apontávamos o quão vaga era a quebra atual, que era por projeto e separado por Sprints. Aproveitávamos essa situação para mostrar o nível de visibilidade a que chegaríamos caso conseguíssemos as atividades quebradas em Projetos e Sub-Tarefas.

Quebra das atividades era apenas em “Dev. da Interface”, “Dev da Aplicação”, “Homologação”, “Certificação” e “Implantação”.

Como parte da estratégia de conseguir quebrar as tarefas para conseguir a visibilidade e progresso, convidamos o time completo do fornecedor de software (que é terceirizado) e sua gerente para participar da Retrospectiva e a fizemos com ambas Squads simultaneamente. Precisávamos (e conseguimos) que o fornecedor entendesse essa necessidade. Além disso, a falta de transparência do fornecedor foi apontada como um dos grandes impactos, tanto quanto a falta de uma comunicação clara. Com isso, o objetivo foi atingido e, após a reunião, conseguimos evoluir [e muito] ao ponto do fornecedor “waterfall” quebrar, o que antes eram apenas cards de projetos, em atividades.

Evolução do quadro com mais colunas, pequena granularidade de atividades, filas e separação por cliente (linha de cima) e fornecedor de software (linha de baixo)

E como bônus, para dar maior visibilidade a possíveis gargalos, incluímos também as filas e conseguimos um time “dedicado” para a Squad. A palavra “dedicado” encontra-se entre aspas pois eles estavam destacados e alocados para as Squads, porém apoiando em projetos chamados Ongoing, que são os demais projetos da área de Infra Call Center que não estão mapeados para essas squads.

Lista de avanços rumo ao Kanban – 40%:

  1. Inclusão de filas no quadro Kanban;
  2. Quebra dos projetos por atividades;
  3. Reuniões em standup;
  4. Time dedicado;

Retirada do Trello e o atraso positivo

Quase como um capítulo de livro, a situação que será escrita traz diversos impedimentos e problemas encarados pelas Squads e que se tornaram oportunidades para colocar o Kanban na prática de forma mais forte e natural ainda.

A alocação dividida dos times entre Squads x Ongoing se mostrou um dos impeditivos ao bom desenvolvimento dos projetos. As SMs juntamente com a coordenação, entendendo a importância, evolução alcançada e o impacto de todas as cerimônias, orquestraram essa separação juntamente do fornecedor e organizaram uma “Cerimônia de Posse”. Esse foi o marco de separação do Ongoing com as Squads e, a partir daí, o time começou a atuar mais ativamente nas quebras, separações e em planos de ação para mitigar atrasos causados pela alocação dupla.

Separando os projetos Ongoing das Squads durante a “Cerimônia de Posse”, onde nos “apossamos” dos times que estavam atuando nas duas frentes e começaram a atuar apenas nas Squads.

Outro importante cenário ruim foi a retirada do Trello pela área de segurança do Cliente, que adotou a ferramenta Octane como ferramenta oficial para gerenciar os projetos e isso impactou o acompanhamento dinâmico que possuíamos. Porém, ao invés de limitar nossa atuação, isso incentivou o time a criar uma forma de colocar responsáveis por atividades no quadro e surgiu a oportunidade de criarmos um Ballpark.

Juntamente do fornecedor, mapeamos as atividades de testes e desenvolvimento em Esforço x Complexidade. Com isso, conseguimos criar os T-Shirt Sizes de PP a XG para ambas Squads e conseguimos argumento para a penúltima etapa do planejamento Kanban: mapear e dar visibilidade da capacidade de entrega do fornecedor. A atualização viva do Quadro se tornou algo mais frequente.

Atual quebra de atividades, separadas por projeto (001, 002, 003, etc), Ballpark, Data Início/Fim e Responsáveis. Na foto a bolinha azul simboliza que o responsável atuante nessa atividade é um Desenvolvedor

A quebra das atividades permitiu ao fornecedor identificar problemas no próprio processo e conseguimos evidenciar isso no quadro

Lista de avanços rumo ao Kanban – 70%:

  1. Maior granularidade das atividades e reuniões diárias no formato walk to the board, focando nas atividades e não nas pessoas;
  2. Atividades individuais, com fluxo puxado dentro das filas;
  3. Maior autonomia do time para resolução dos problemas;
  4. Criação do ballpark e mapeamento de gargalos; 
  5. Adoção de avatares para identificação de responsáveis por cada atividade em andamento;

Quadro Atual Squad Movell – Nível de granularidade altíssimo. Atividades p/hora

Imagem do quadro Kanban de uma Squad com um bom nível de granuralidade

Quadro Atual Squad Netl – Bom nível de granularidade

Próximos passos

Atualmente, as Squads, apesar de não oficialmente, já seguem e aplicam o Kanban na prática, no dia a dia e possuem uma boa autonomia, sendo reconhecidos pela diretoria. Ainda há algumas etapas dentro do planejamento para as Squads, que concluirão essa mudança do Scrum para o Kanban de forma oficial. Assim será possível escrever e montar uma estratégia para quaisquer futuras Squads que entrarem.

Com essas futuras ações já desenhadas, o planejamento de colocar o Kanban na prática juntos dos times chegou a 100% e conseguimos pivotar de forma simples e definitiva.

São essas as próximas atividades, em ordem de execução – Rumo ao Kanban – 90%:

  1. Mapeamento de atividades que podem ser executadas em pair – até 30/04
    Aplicação de Pair para mitigar starvation – até 07/05;
    .
  2. Criação no Octane do quadro eletrônico das Squads – até 06/05
    Quebra das atividades para evidenciar andamento e não apenas entregas, conforme solicitado pela diretoria – até 08/05
    .
  3. Kanban Planning por escopo de projeto aprovado, quebrando as atividades e aplicando ballpark em todas – a iniciar a partir de 02/05
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  4. Renomear de forma oficial as cerimônias, papéis e responsabilidades.

É isso. Espero que as situações enfrentadas pelo time das Squads Infra CallCenter tenham sido enriquecedores. Não tivemos nada de extraordinário, porém tivemos avanços importantes em um curto espaço de tempo.

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