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Kaizen: o que é e seus benefícios para a gestão

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Segundo o site oficial da prática Kaizen, Kaizen Institute, diversos estudos mostram que entre 50% e 90% de todo o “trabalho” é, na verdade, desperdício. Dessa forma, a prática Kaizen veio para resolver esse desperdiçamento e trazer melhorias.

Visando o aprimoramento contínuo da qualidade, do custo, da entrega, do serviço e da motivação das companhias, o que leva a melhores resultados, crescimento e desenvolvimento, o Kaizen surgiu há mais de 35 anos e hoje é utilizado por diversos países e em diferentes empresas.

Se você já conhece a metodologia ágil e agora deseja descobrir o que é o conceito Kaizen, como funciona, e como aplicar a filosofia kaizen na prática, neste artigo estão reunidas as principais questões sobre o assunto. Leia a seguir!

Kaizen, o que é?

Kaizen é uma palavra de origem japonesa que se dá pela junção de “Kai”, que significa “mudar”, e “Zen”, que significa “para melhor”. Com isso, essa filosofia guia-se pelo conceito de “Improvement Everyday, Everybody, Everywhere”, isso quer dizer que ela visa a melhoria diariamente, para todo mundo e em todo lugar.

Dessa forma, com o Kaizen você pode ter a certeza de que irá aprimorar mais do que seus processos e negócios, mas sim a cultura da sua empresa. Portanto, assim que você perceber que terminou o projeto de ontem, você deve se concentrar para realizar o projeto de hoje, pois o Kaizen funciona de forma contínua, sendo que a cada dia há um novo desafio para melhorar. 

Um erro bastante comum das pessoas é pensar que a prática Kaizen inicia na base da empresa, o que é mentira. O Kaizen começa pelo topo, ou seja, deve ser iniciado pelos sócios, gerentes e CEOs da companhia. Esses profissionais, portanto, têm a missão de passar os valores da filosofia para os demais funcionários. 

Essa mudança de cultura feita pela prática Kaizen deve ser estimulada pelas posições de liderança da empresa, que vão transmitir os valores e guiar os demais trabalhadores e equipes envolvidos no Kaizen, como a posição de um mestre que mostra o caminho para o aprimoramento. 

Ainda, como o Kaizen está “everywhere”, é possível aplicá-lo em diversos setores da sua empresa, como na área de desenvolvimento, de marketing e até mesmo na área de atendimento ao cliente. 

A prática promove uma melhoria contínua de um fluxo completo de valor, ou então, de um processo individual. Com isso, a principal finalidade é agregar mais valor com menos desperdício. 

Como surgiu a filosofia Kaizen?

Após a Segunda Guerra Mundial, surgiu no Japão uma filosofia com conceito industrial. Isto é, o Kaizen foi criado com o intuito de melhorar questões empresariais através de práticas que promovem a melhoria contínua.

Com o término da guerra, o país teve que enfrentar diversos problemas nas áreas de gestão e administração e teve a missão de reestruturar os processos nas empresas para que pudessem voltar à competitividade do topo do mercado internacional.

Sendo assim, foi iniciado um projeto que tinha como foco principal a qualidade, onde surgiu a filosofia Kaizen, que hoje pode ser aplicada pelo mundo inteiro e traz diversos resultados através da redução de custos, desperdício,  aumento de produtividade e com foco na entrega de valor ao cliente.

Como aplicar o Kaizen em uma empresa

Os primeiros passos para aplicar o Kaizen são:

  • Identifique uma oportunidade de Kaizen;
  • Planeje Ações;
  • Cheque a realidade;
  • Faça as mudanças;
  • Verifique as mudanças;
  • Mensure os resultados;
  • Padronize;
  • Documente a realidade;
  • Quando necessário, repita os processos. 

Como aplicar o Kaizen no dia a dia

Como já citado anteriormente, o Kaizen começa pelos gestores e líderes, que precisam mostrar comprometimento em direcionar os funcionários nessa implementação e mudança cultural. Assim, o intuito Kaizen é realizar uma melhoria contínua, seja ela em uma rotina e processo de trabalho como também na vida pessoal. 

A primeira coisa a ser feita ao realizar o Kaizen no dia a dia é desejar evoluir e ter a iniciativa de uma mudança cultural, pois esta é a parte mais difícil: mudar nossos hábitos. O Kaizen sabe disso e incentiva os executivos a abandonarem o foco tradicional apenas em finanças e volumes, e substituí-lo por um conceito de fluxo de trabalho suave, contínuo e rápido, sincronizado em toda a organização.

Já o segundo passo para aplicar a cultura Kaizen em sua empresa é se conhecer. Através do autoconhecimento, é permitido identificar alguns problemas que devem ser melhorados a fim de realizar uma melhor qualidade de vida.

Portanto, o Kaizen é algo que acontece no procedimento, onde se deve prestar atenção em onde o valor é criado e tentar otimizar todo o processo. Isso exige que a alta administração esteja totalmente comprometida e presente nos locais de atuação.

Tenha atitude e se dedique a realmente executar a melhor proposta, de fazer mais com menos, de modo que seja possível eliminar o desperdício do processo e, dessa forma, garantir um processo que seja rápido e flexível o suficiente para abraçar mercados em rápida mudança. 

O Kaizen necessita totalmente do foco da pessoa responsável por aquela ação. Afinal, a melhora é contínua e precisa estar sempre em evolução. 

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