Gestão de Portfólio de Projetos: conheça as vantagens para o seu negócio

A gestão de projetos é um desafio na maioria das empresas, visto que exige tempo e recursos para sua execução. Por esse motivo, implementar o modelo de gestão de portfólio de projetos é uma alternativa para otimizar a organização e consolidação dos dados e também alinhar as iniciativas operacionais aos objetivos estratégicos da empresa.

O que é a gestão de portfólio de projetos?

A gestão de portfólio de projetos é um modo de gerenciar um conjunto de projetos, programas e operações gerenciadas para alinhar aos objetivos estratégicos da empresa. Esse modelo, definido pelo Guia PMBOK®, busca alinhar o desenvolvimento dos projetos com as estratégias organizacionais e garantir o desempenho através da otimização de recursos.

O portfólio de projetos é um modelo que agrega a gestão de programas, projetos e portfólios de uma empresa, logo, amplia a visualização dos dados e alinha as atividades operacionais com as decisões estratégicas, dessa forma, o negócio passa a operar de forma consistente.

A gestão centralizada das iniciativas da empresa promove uma visão clara dos negócios e também do desenvolvimento operacional, nesse sentido, a tomada de decisão para a realização dos projetos é mais assertiva. Dentre suas principais atividades, a gestão de portfólio de projetos, inclui a priorização e supervisão de projetos, a administração de recursos, a realização de correções e a antecipação de tendências.

Qual a relação entre gestão de portfólio, gestão de programas, gestão de projetos e gestão de operações?

A gestão de portfólio possibilita uma agregação (bottom-up) e decomposição (top-down) de seus componentes, vide figura a seguir:

O portfólio ajuda a concretizar as estratégias e prioridades organizacionais e uso dos recursos, com base na estratégia organizacional. O portfólio pode agregar programas (gestão de benefícios), projetos (produto, serviço ou resultado único), operações (produção contínua de mercadorias e/ou serviços) e inclusive de outros portfólios (gestão de objetivos estratégicos).

O gerenciamento de programas, projetos e a própria operação, foca em fazer ou executar da maneira “certa”; o gerenciamento de portfólios foca em fazer os programas, projetos e operações “certos”.

Qual o papel do gestor de portfólio e quais outros papéis podem se relacionar com a gestão de portfólio?

O gestor de portfólio é o responsável por criar e gerenciar o portfólio, mas não precisa ser responsável por todos os projetos. Sua principal responsabilidade é assegurar a atualização de status do portfólio e também que os resultados sejam alcançados. Logo, a gestão do portfólio de projetos é feita através dos feedbacks e também dos resultados apresentados pelos gestores de projetos, programas e operações.

Quais são as vantagens da gestão de portfólio de projetos?

Conheça as principais vantagens que a implementação da gestão de portfólio de projetos pode trazer ao desenvolvimento estratégico dos negócios:

Alinhamento estratégico

A centralização das informações auxilia na seleção e priorização das iniciativas. Nesse sentido, a empresa evolui no alinhamento estratégico ao otimizar recursos para alcançar os resultados esperados, assim, entrega mais valor aos clientes e ao desenvolvimento dos negócios.

Melhores tomadas de decisões

Um dos princípios da gestão do portfólio de projetos é realizar a coleta de informações periódicas das iniciativas. Quando essas informações são transformadas em dados organizados e analisados em relatórios gerenciais, as tomadas de decisões tornam-se mais eficientes e eficazes.

Comunicação

O portfólio de projetos não engloba somente a coleta de informações periódicas, mas também a divulgação de informações para os stakeholders. Desse modo, é possível garantir que a equipe de projetos, os gestores e a diretoria estejam alinhados e possuam uma visão mais abrangente do trabalho e resultados. Esse alinhamento permite que aconteçam reuniões mais rápidas, com foco na geração de ideias e resolução de problemas.

Gerenciamento de riscos

A gestão do portfólio de projetos também ajuda no gerenciamento de riscos, visto que os feedbacks e atualizações constantes permitem ajustes que estejam alinhados aos objetivos estratégicos. Essa revisão contínua diminui ameaças e gera mais oportunidades ao negócio. 

Além disso, o modelo permite verificar o nível de riscos que o portfólio gera, logo, através dos dados, é possível identificar e prever desafios nos projetos, assim como, avaliar e alterar seu curso, de modo a entregar os resultados esperados.

Como implementar a gestão de portfólio de projetos?

A gestão de portfólio de projetos exige planejamento e organização. Abaixo seguem algumas dicas de como implementar:

Identificação de iniciativas

A primeira etapa para organizar a gestão do portfólio de projetos é o levantamento de iniciativas, assim, todas as áreas devem apresentar seus projetos e novas propostas, para que seja possível planejar a viabilidade e também a prioridade dentro do modelo de organização e também o alinhamento com os objetivos estratégicos.

Seleção e priorização de projetos

Nesta etapa é necessário estabelecer critérios para categorizar os projetos. Podem ser usados critérios de negócios, de gravidade ou financeiros. Além disso, é recomendado classificar os projetos conforme a prioridade, com base nas iniciativas mapeadas.

Balanceamento de projetos

Para equilibrar os investimentos e os recursos em cada área estratégica da empresa é preciso balancear as iniciativas e entender o momento certo de investir em cada atividade. 

Nesse sentido, é necessário avaliar a capacidade de realização, tanto em recursos financeiros, quanto em capital humano. Essa visão de disponibilidade ajuda a definir a sequência de execução do portfólio e a construção da sua efetividade.

Monitoramento de iniciativas

Após a definição de como e quando os processos serão executados, é preciso conduzir as iniciativas. É essencial acompanhar a evolução do projeto, pois caso haja deslizes de custo, prazo ou escopo, será muito mais fácil tomar ações corretivas.

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