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ERP x Billing: o que é preciso saber sobre o tema?

  • Billing e Faturamento Recorrente

A missão de gerenciar pagamentos recorrentes como assinaturas ou mensalidades é um tanto árdua e, quanto maior o volume de serviços prestados, mais relevante o papel de um sistema especializado e automatizado para descomplicar os trâmites de cobrança do negócio.

Que a tecnologia é uma peça fundamental para otimizar resultados nessa área não resta dúvidas. Contudo, o mercado disponibiliza diversas soluções e uma dúvida constante na hora de contratar uma plataforma de recorrência é: ERP x Billing, vale a pena adotar uma plataforma especializada?

Diante da importância do tema, elaboramos um post com todos os detalhes que você precisa saber para tomar uma decisão acertada sobre contratar uma plataforma especializada em billing ou seguir apenas com seu ERP. Siga a leitura e confira! 

O que é billing?

Podemos conceituar o billing como uma tecnologia que automatiza a gestão de faturamento, arrecadação e cobrança de produtos ou serviços de assinatura e recorrência.

Em outras palavras, trata-se de um sistema que agrega inteligência às operações financeiras de um negócio, sobretudo para um controle eficiente da inadimplência.

Dessa forma, a ferramenta de billing se mostra ideal para organizações complexas — que operam com múltiplos produtos e modelos de faturamento —, uma vez que ela integra diversos processos, tornando-os mais escaláveis e menos suscetíveis a erros. O billing faz todo o controle contábil e fiscal de uma empresa.

Por que os ERPs não fazem billing?

A primeira diferença entre os dois sistemas é que os ERPs não conseguem prover o mesmo nível de automação de um billing. 

Enquanto um ERP auxilia nas questões voltadas para a gestão empresarial e oferece módulos de contratos com regras básicas de — preço, vigência e reajuste —, o billing faz toda a gestão de um ciclo de vida do contrato de um cliente final, desde o cadastro da sua assinatura.

Outro aspecto a ser analisado é que um ERP não consegue fazer faturamento — ele não consegue lidar com a recorrência do varejo B2B, por exemplo —, seja pelo volume de operações. O ERP não integra com recursos externos nem faz aprovisionamento.

Já o sistema billing, por outro lado, funciona muito bem com uma política comercial dinâmica, com produtos de múltiplas tecnologias. Ele é capaz de gerenciar várias campanhas, promoções, enfim, estratégias de grande complexidade, sem perder a consistência.

Com NG Billing,  a plataforma de billing da Objective, por exemplo, as empresas conseguem combinar a recorrência com a venda avulsa — vender por temporada ou um pacote específico, conceder descontos para uma determinada área ou de acordo com o perfil do cliente. 

Além disso, ela permite a automação completa da operação, integrando com soluções de BSS ou OSS, por exemplo, além do próprio ERP. Essa integração garante consistência entre o que foi contratado pelo cliente e o que está sendo instalado e cobrado. Refletindo também no faturamento de forma automática, sem necessidade de ações manuais, que podem gerar falhas. 

De forma prática, se houve a venda de 100 Mega de internet, durante o processo de instalação do equipamento, pelo aplicativo, é possível disparar comandos para esse sistema de OSS, ordenando, por exemplo, que ele habilite internet de 100 Mb para o cliente, ou um pacote TV no ponto “x”, tudo isso sem precisar da ação humana.

Enfim, o profissional responsável pela operação tem amplas condições de organizar equipes para produtos específicos, com diferentes modelos de venda e faturamento.

O potencial de escalabilidade do sistema exige menos esforços humanos na rotina da organização; o ideal para quem atravessa um processo de crescimento ou já tem uma base de clientes grande.

Quais são os desafios do gerenciamento de contratos recorrentes e assinaturas?

Controlar regras específicas de cada cliente é, sem dúvidas, um dos maiores desafios da recorrência. Isso porque, os contratos podem sofrer alterações frequentes de upgrades, downgrades, cancelamentos ou renovações, e fazer um faturamento manual ou com tecnologias mais limitadas para atender tais particularidades deixa a empresa bem exposta a falhas.

Outro obstáculo ao sucesso de uma empresa com contratos recorrentes é a previsibilidade de lucros. Quem não adota um sistema automatizado dificilmente tem um domínio sobre o que foi faturado e o que de fato foi recebido.

As funcionalidades de cobrança recorrente de um sistema billing trazem a transparência que um gestor necessita para empregar melhor os seus lucros.

Ao longo de um mês, dezenas de contratos sofrem alterações, inúmeros clientes entram ou saem da base. Por isso, sem uma automação robusta fica complicado prever as receitas do próximo mês ou trimestre.

Nesse cenário, ainda é preciso lidar com o reprocessamento de faturas, conciliação de pagamentos, aprovisionamento de serviços, entre outros processos. Então, com o billing em funcionamento é possível obter uma performance de excelência, utilizando menos recursos.

Quando tratamos do NG Billing, por exemplo, existem casos de empresas que chegaram até triplicar a sua base de clientes mantendo quadro de colaboradores existente antes da implantação do sistema.

Obviamente cada empresa tem a própria realidade, e o aumento da demanda talvez implique no crescimento de outros setores, como a instalação física e demais fatores técnicos. Porém, de modo geral, o pessoal do faturamento fica livre de boa parte do trabalho mecânico e repetitivo; o que explica o ganho em produtividade.

Quais são os indicadores de desempenho e os API’s que podem ser integrados? 

Uma plataforma de billing tem competência para cruzar dados ou criar indicadores conforme a estratégia comercial de cada empreendimento. Portanto, não existe um padrão de API’s ou indicadores que se apliquem de maneira padrão. O sistema oferece um conjunto de integrações personalizadas. 

Assim, empresas do mesmo segmento podem contratar soluções de OSS ou BSS diferentes, táticas de mercado distintas e infinitos tipos de indicadores. As plataformas e billing atuam sobre os pilares da integração, automação e consistência. Elas são moldadas de acordo com o que a companhia precisa ou deseja avaliar. 

Como você pode ver, existem vantagens claras de uma plataforma de billing. Sem diminuir a importância dos softwares ERPs, a verdade é que eles não resolvem boa parte das demandas de um modelo de faturamento recorrente.

Além de permitir uma visão de todo o relacionamento com o cliente, o billing garante a eficiência de toda a gestão financeira, com flexibilidade de customização.

Para entender mais sobre o que avaliar na contratação de um sistema billing, leia nosso artigo sobre os principais pontos a serem analisados antes da contratação.

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