Dicas para Daily Meeting distribuídas

Com os desafios de trabalho remoto, algumas atividades que eram comuns presencialmente, muitas vezes podem se tornar difíceis e demorar um tempo até que o time encontre a melhor maneira de se adaptar e fazer com que o trabalho remoto possa render tanto (ou até mais) que o trabalho presencial.

A necessidade de reunir-se com times remotos não é novidade, é algo antigo, pois é bem comum termos times distribuídos entre cidades, estados e até países. Mas para quem não tem familiaridade, vamos conversar um pouco sobre o tema e, mais a frente, vamos dar algumas dicas.

Um desses desafios é com relação à reunião diária (ou simplesmente daily).

Para que serve a Daily Meeting?

Se consultarmos o Scrum Guide veremos que:

“O Time de Desenvolvimento usa a Reunião Diária para inspecionar o progresso em direção ao objetivo da Sprint e para inspecionar se o progresso tende na direção de completar o trabalho do Backlog da Sprint”.

Ou seja, se suas daily meeting, mesmo que presenciais não estão focadas em confirmar se o esforço está na direção de completar o trabalho da sprint, então você e seu time já tem um problema. Reunião diária não é reunião de Status Report, muito mais do que isso é imperativo observar se o esforço do time está, de fato, na direção para atingir a meta da sprint.

Como Funciona a Daily meeting

Para isso, volto a recorrer ao Scrum Guide: 

• A Reunião Diária do Scrum é um evento time-boxed de 15 minutos para o Time de Desenvolvimento.
• A Reunião Diária é realizada em todos os dias da Sprint. 
• Nela o Time de Desenvolvimento planeja o trabalho para as próximas 24 horas. Isso otimiza a colaboração e a performance do time através da inspeção do trabalho desde a última Reunião Diária, e da previsão do próximo trabalho da Sprint. 
• A Reunião Diária é mantida no mesmo horário e local todo dia para reduzir a complexidade.

Aqui vemos que a daily meeting deve acontecer todo dia no mesmo local e no mesmo horário. Assim, para quem não tem familiaridade com trabalho remoto, segue uma série de dicas que vai ajudar você e seu time a serem mais produtivos em seus encontros remotos. 

Para organizar melhor as informações vou dividir em práticas individuais e práticas coletivas:

Práticas individuais para daily meeting:

1. Um ponto importante é que cada membro do time precisa estar habilitado a trabalhar remotamente, verifique se você tem todos os acessos necessários;
2. Rotina: Horário fixo. Faça paradas também programadas;
3. Infraestrutura: Trabalho remoto exige mais tempo sentado. Cuide para ter conforto;
4. Comprometimento: o fato de estarem remotos implica numa melhor comunicação e também num maior compromisso de cada um.

Práticas Coletivas para daily meeting

1. Certifique-se que todos entenderam a necessidade e os motivadores para o trabalho remoto, quando as pessoas entendem o propósito, compram melhor a ideia;
2. Verifique se todos os envolvidos estão no grupo de comunicação. É fundamental uma boa comunicação em geral, com times remotos esse cuidado deve ser redobrado;
3. Com a equipe escolha um horário que seja o melhor para todo o time para a reunião diária;
4. Escolha uma ferramenta de comunicação em todos os membros tenham acesso, eu já usei e gosto de (ZOOM, MS Teams, Skype, Hangouts, etc);
5. Quem não estiver falando, mantenha o microfone mudo;
6. Se você e seu time trabalham com alguma ferramenta on line, de gestão como o JIRA, por exemplo, certifique-se que todos os membros tenham acesso às ferramentas para acompanharem o board no momento da reunião;
7. Peça ao time que mantenha a Ferramenta atualizada diariamente. No mínimo 30 minutos antes da reunião, todos devem se comprometer em acessar a ferramenta e atualizar suas tarefas.

Dica extra:

Se seu time não tem uma ferramenta de gestão, seguem algumas dicas que podem ser bem úteis:

• Usar alguma outra ferramenta de colaboração para representar o fluxo de trabalho (Trello, Planner, Kanbachi,, etc.) para que o time possa acompanhar e evoluir diariamente seu trabalho.
• Criar um Formulário no Excel (ou google sheets) que simule a configuração do seu quadro de tarefas e mantê-lo aberto e compartilhado para todos do time para poderem comentar.
• Criar um quadro de tarefas visual na parede do espaço remoto do Scrum Master, onde ele possa apontar a câmera, tirar fotos e compartilhar com o time diariamente, para que todos tenham acesso à informação e possam conversar sobre a evolução das tarefas e histórias;
• Alguma outra alternativa que o time encontre para trabalhar em equipe, remotamente.

Por fim, o trabalho remoto pode exigir um pouco mais de disciplina e organização nas fases iniciais, mas com tantas ferramentas à disposição nos dias de hoje, é uma questão de tempo e planejamento para que ele se torne tão ou mais efetivo que o trabalho presencial.

Espero ter ajudado vocês na realização da daily meeting mesmo em épocas de trabalho remoto. Caso queira saber mais sobre como aplicamos em nosso dia a dia, clique aqui e marque uma conversa conosco para ver como podemos ajudar!