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O que é custo indireto, e como reduzi-lo de forma rápida, clara e mensurável.

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Existem situações constrangedoras nas reuniões de gestão de projetos. Algum número errado, algum dado estranho, alguém acima do tom… acontece todos os dias. Quando alguém tem que explicar o “custo de coordenação”, ou “custo indireto”, o cenário está criado para minutos de discussão filosófica, abstrata e sem resultado. Raras as reuniões onde o custo indireto é mensurado e entendido por todos que deveriam entender.

Esse texto vai te propor uma forma rápida e assertiva não só de medir o custo indireto no seu contexto, mas como diminuí-lo também.

Antes de tudo, o que é custo indireto?

No básico do básico, indireto é todo custo que não tem relação direta com a produção operacional de um produto ou serviço. Vamos para o nosso contexto de conforto para entender: em um projeto de software, por exemplo, se os desenvolvedores são custos diretos, os coordenadores, gerentes ou diretoria/C-level são os custos indiretos.

Claro que existem muitas outras “categorias” como alimentação, deslocamento, energia, etc. Mas, para efeito deste texto, vamos por Paretto: as pessoas e o tempo das pessoas são os mais relevantes custos indiretos de um projeto. Dessa forma, é onde também estão nossas mais assertivas possibilidades de melhoria.

Calculando o custo indireto

Uma forma de calcular o custo indireto por pessoa é obter dela o número de horas que ela dedica a determinado projeto. Simples assim. A lição não é minha, é lá de trás, do nosso guru Peter Drucker, que no livro “The effective executive” nos mostra porque é importante calcularmos o nosso tempo. Se você nunca leu sobre isso, clique aqui para ler um artigo introdutório sobre o assunto. Calcular o nosso tempo é a medida fundamental da nossa produtividade.

Espaço para um parênteses: a técnica proposta neste texto não é ciência de foguete. Tende até a ser bem óbvia e simples. O problema é que não vejo no mercado as equipes implantarem e se beneficiarem verdadeiramente das técnicas que aprendem, por mais básicas que sejam; mas isso é assunto pra um outro texto.

Dessa forma, minha proposta é apresentar uma técnica simples de cálculo e redução de custos indiretos. A técnica em si é simples. O resultado é o que vai te surpreender.
Parênteses fechado, vamos ao contexto que tomei para exemplo:

Atuei como coach em uma equipe que tinha três reuniões ditas “importantes” para coordenação dos projetos. Uma delas, mensal, contava com a equipe completa, por volta de 30 pessoas. As outras duas eram semanais, com quórum de 12 pessoas.
A mensal durava 3 horas, e as semanais somavam 2:30.
Considerando o quórum, em uma estimativa conservadora e suficientemente realista, calculei a hora média de cada pessoa em 300 reais.
Isso vai variar de acordo com o contexto. Mas aqui para o nosso exemplo, agora entra a parte assustadora:

A reunião mensal custa 300 reais x 30 pessoas x 3 horas.
Total de 27k/mês e 324k/ano.

As reuniões semanais custam 300reais x 12 pessoas x 2,5horas x 4(cálculo por mês). Resultando em 36k/mês e 432k/ano.

O total das três reuniões é de 63k/mês e 756k/ano. WOW.

Eu propus duas alterações grandes o bastante para haver valor percebido a curto prazo e pequenas o bastante para causar o mínimo de resistência. Afinal, como coaches, queremos ter o time na nossa mão, certo? 🙂

Para a reunião mensal propus reduzir meia hora e colocar o povo para diminuir o quórum de 30 para 25 pessoas. Nesse formato, o cálculo fica:
300 reais x 25 pessoas x 2,5 horas = 18,75k/mês e 225k/ano.

Para as semanais, a proposta foi mais detalhada: uma reunião de 1h com quórum estratégico e mais uma de 1h com a equipe completa.
Dessa forma, temos:
Estratégia: 300reais x 6pessoas x 1hora x 4 semanas= 7,2k/mês e 86.400/ano.
Equipe completa: 300reais x 12 pessoas x 1h x 4 semanas = 14,4k/mês e 172.800/ano.

O total novo formato das reuniões semanais fica em 21,6k/mês e 259,2k/ano.

O total geral do novo formato é de 40,35k/mês e 484k/ano.

Vamos relembrar os valores originais:
O total das três reuniões é de 63k/mês e 756k/ano.

Assim, a economia com o novo formato é de 22,65k/mês e 271,8k/ano.

Esses 271 mil reais equivalem a inimagináveis 906 horas no período de um ano.
Ou ainda cinco meses e meio de trabalho de uma pessoa.

Notem que eu mexi em apenas duas interações. Imagine um assessment mais apurado no seu contexto, onde você vai diagnosticar em detalhes as reuniões, seus quóruns, objetivos esperados e resultados práticos. Eu tenho certeza que você vai encontrar oportunidades de melhoria. Você não precisa ser coach para isso; a agilidade também fala sobre atitudes de liderança independentemente de cargos ou hierarquia. Então, take the lead!

Há uma armadilha

Nesse ponto há uma consideração muito importante: você pode ver essa economia sob as óticas do dinheiro ou do tempo. No fundo são a mesma coisa, e nesse ponto é mais fácil agir para controlar e racionalizar o uso do tempo; o reflexo financeiro será imediato.
É importante garantir que as horas ganhas sejam aplicadas produtivamente. A armadilha de trocar a hora de uma reunião por outra reunião é constante. Não que não possa ocorrer, mas garanta o ganho, a produtividade.
Particularmente eu prefiro investir esse tempo sempre em trabalho individual. Mas aí vai de cada pessoa e de cada contexto. Apenas garanta os ganhos dos dois lados: você economizou o tempo de todos mas ainda tem de torná-lo mais produtivo.

Mais uma armadilha

Toda mudança gera resistência. É natural querermos continuar na nossa zona de conforto, mesmo que o diferente proponha uma melhoria. No caso que relatei nesse texto, eu passei a conduzir todas as alterações que sugeri, por um tempo. É importante garantir que sua proposta funcionará. Não precisa ser você necessariamente, mas alguém tem que facilitar as reuniões, porque só assim conseguimos guiá-las para onde queremos e garantir os resultados esperados.

Se a proposta não funcionar, lembre-se que os combinados podem e devem ser questionados a todo momento. Fique atento aos resultados e aos feedbacks, e proponha ajustes com o tempo. Não existem decisões definitivas nesse caso; o processo deve ser orgânico e conseguir responder rapidamente a qualquer necessidade que se apresente.

Agora é testar aí no seu contexto. Eu confio tanto nesse processo que vou te dar um desafio e uma oportunidade. Os cinco primeiros leitores que fizerem um diagnóstico (simples, pense numa POC) e entrarem em contato comigo (Linkedin ou e-mail) vão ganhar duas horas de consultoria com a nossa equipe de coaches, para discutirmos oportunidades de melhorias. Bora tentar?

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