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Como rodar retrospectivas ágeis remotamente

  • Metodologias

No momento atual, pelo impacto que o COVID-19 tem causados às empresas, surge o desafio de superar a restrição de atuarmos presencialmente com equipes e no dia a dia de sermos eficazes e eficientes remotamente, isso inclui também as reuniões de retrospectivas ágeis.

O Manifesto ágil tem como um de seus doze princípios que: “O método mais eficiente e eficaz de transmitir informações para e entre uma equipe de desenvolvimento é através de conversa face a face”, mas esta frase contrapõem com o momento presente. 

As organizações estão buscando soluções para minimizar os impactos operacionais das interações presenciais, suprindo as restrições de comunicação destas interações entre indivíduos, dado o atual risco com o trabalho presencial. Tal desafio envolve a utilização de ferramentas online, que viabilizem a melhor experiência, bem como a conscientização dos participantes sobre princípios de como tornar produtiva e colaborativa uma interação remota, para alcançar um determinado objetivo.

A reunião de retrospectiva ágil

Outro princípio que está no Manifesto Ágil é: “Em intervalos regulares, a equipe reflete sobre como se tornar mais eficaz e então refina e ajusta seu comportamento de acordo”. Ou seja, esta é a oportunidade de se buscar melhorias por meio das retrospectivas ágeis. 

As reuniões de retrospectiva colaboram com a reflexão sobre como o time pode adaptar-se às situações presentes, prevenir problemas futuros e aprender com falhas de um passado recente. Por meio desta reunião, um time tem a oportunidade de avaliar o que tem dando certo, o que não tem dado certo e o que precisa ser melhorado. 

Como exemplo, a retrospectiva permite avaliar os problemas de comportamento dos indivíduos do time, problemas de fluxo que impactam na produtividade deste time, melhorias sistêmicas com automação, qualidade do incremento de software, etc. E é por meio de ciclos contínuos que a retrospectiva possibilita a melhoria contínua dos processos e a evolução da maturidade de um time.

Quais os problemas que podemos encontrar em reuniões remotas de retrospectiva ágil?

Considerando que a retrospectiva é uma reunião, ela pode encontrar problemas similares como qualquer outra reunião. Se avaliarmos todo o contexto de reuniões remotas, podem surgir dificuldades adicionais com a ausência de princípios, falta de habilidade com ferramentas, limitações técnicas além da ineficácia em atingir resultados. 

Judy Rees em seu artigo “Dominando reuniões remotas: Como obter engajamento e manter os participantes envolvidos”, cita alguns problemas que podem impactar as reuniões remotas. Ela aborda que:

  • Participantes fazendo outras coisas enquanto a reunião está acontecendo;
  • Ferramentas com erros constantes, leva a perda de tempo e de foco;
  • Falta de interação social e a presença de conversas paralelas no ambiente da reunião;
  • Dúvida em saber qual o momento certo de falar;
  • Algumas pessoas em conversas paralelas e outras em completo silêncio.

Segurança Psicológica: Crie um ambiente confiável e de colaboração. 

Um ponto fundamental sobre reuniões de retrospectiva é a de estabelecer um ambiente de “segurança psicológica” para os participantes. A professora Amy Edmondson, da Harvard Business School, criou o conceito de Segurança Psicológica no ano de 1999. Ela observou que as empresas que tinham um ambiente confiável obtinham melhores resultados.

“Segurança psicológica é sobre dar feedbacks sinceros, admitir erros abertamente e aprender uns com os outros”,  Amy Edmondson, professora da Harvard Business School.

Para haver confiança e colaboração em um time é fundamental que os participantes estejam confortáveis para divergir e  dialogar livremente sobre problemas. Diferenças entre pontos de vista entre indivíduos de um time é comum, o importante é que os valores ágeis como confiança e coragem colaborem com o aprendizado mútuo e a maturidade do time.

Como fazer com que as retrospectivas remotas sejam produtivas?

Algumas iniciativas podem colaborar com que a reunião de retrospectiva remota seja mais produtiva. Encaminhar algumas destas recomendações aos participantes, antes da retrospectiva podem contribuir com o alinhamento e foco do time como um todo. 

Seguem algumas sugestões que contribuem com a produtividade de uma reunião remota:

  • Reforçar conforme a possibilidade, que os participantes busquem um local com a menor quantidade de ruídos;
  • Recomendar aos participantes a utilização de headset para um áudio mais claro;
  • Reduza a quantidade de estímulos externos como notificações na tela ou de dispositivos; 
  • Conectar-se à chamada alguns minutos antes do horário agendado (evitar contratempos).

Martin Fowler, signatário do Manifesto Ágil, publicou um artigo em seu site sobre “How to do effective video calls” por causa dos impactos do COVID-19. Ele descreve um conjunto de práticas que adota como suas diretrizes e preferências, onde ele vem praticando em suas interações remotas. Estas práticas se aplicam plenamente as reuniões remotas de retrospectiva. Seguem:

  • Obtenha equipamento decente, especialmente áudio;
  • Utilize a câmera de vídeo na reunião;
  • Deixe o áudio no mudo enquanto não estiver falando;
  • Utilize o “modo galeria” do software de videoconferência para visualizar a todos;
  • Posicione a câmera de modo que você esteja olhando para ela;
  • Não se posicione na frente da câmera com uma luz brilhante por traz;
  • Utilize o Chat como um segundo canal de comunicação;
  • Não esconda crianças e animais de estimação (desde que não atrapalhem);
  • Desligue o vídeo se a largura de banda comprometer a qualidade do áudio;
  • Vista-se confortavelmente;
  • Não sobreponha a fala de outra pessoa (pessoas falando ao mesmo tempo);
  • Invista um tempo para explorar os recursos que o software de videoconferência dispõe;
  • Utilize gestos;
  • Realize alguma dinâmica de quebra gelo / energização antes de iniciar a reunião;
  • Grave a reunião, mas não dispense as anotações;
  • Diretrizes de boas reuniões também se aplicam em reuniões remotas.

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O que são retrospectivas ágeis eficazes?

Uma reunião de retrospectiva ágil é a oportunidade de “fazer a coisa certa” para que uma ação de melhoria seja sustentável. Todo time deve ter um propósito alinhado a entrega de valor para uma organização ou cliente. As melhorias alcançadas é uma evolução do processo ou um avanço da maturidade do time de acordo com este propósito. 

A eficácia pode ser alcançada quando se estabelece ciclos curtos e contínuos de feedback, para validar se as hipóteses identificadas pelo time foram eficazes em resolver o um problema ou aprender com os erros, caso o time não tenha alcançado a solução. Tal validação de hipótese gera melhorias sistêmicas, uma vez que o problema foi resolvido, gerou aprendizado coletivo e consequentemente elevou sua maturidade do time de maneira sustentável. 

Seguem algumas sugestões para um ciclo de feedback eficaz:

  • Utilizar dados e fatos para identificar os problemas do último ciclo ou as melhorias que precisam ser feitas no processo;
  • Definir a solução mais adequada para aquele(s) problema(s) ou para aquela(s) melhoria(s), avaliando o valor que tal solução pode gerar, se é viável e se está de acordo com o propósito do time;
  • Estabelecer ações (como hipóteses) e como serão executadas;
  • Durante o ciclo, acompanhar se as ações evoluem no sentido da solução;
  • Validar se o resultado foi atingido conforme o esperado no fechamento deste ciclo com a retrospectiva, caso não avalie as possíveis causas e busque um novo conjunto de hipóteses para alcançar a solução.

Reparem que as etapas sugeridas são similares a de um ciclo PDCA, com o objetivo de estabelecer ciclos melhoria contínua no processo.

Como fazer com que as reuniões de retrospectivas remotas sejam eficazes?

Considerando que os princípios, cuidados e dicas descritas contribuíram com a conscientização dos indivíduos sobre a organização de uma retrospectiva, seguem algumas práticas baseadas nas informações acima sobre como fazer uma retrospectiva remota eficaz:

Enfatize o contexto da retrospectiva para que todos estejam alinhados. 

A ideia aqui é estimular a reflexão do time para que todos estejam “na mesma página”. Por exemplo:

  • A partir da avaliação das métricas do último ciclo de um time, busque avaliar a situação atual, tendências e impactos.
  • Gráficos como Cumulative Flow Diagram colaboram muito com a identificação de gargalos de forma visual em um fluxo Kanban ou para times que utilizam o framework Scrum.
  • Métricas operacionais como lead time, throughput e user story age também são importantes considerar, pois reflete o quanto o time é eficiente em gerir seu fluxo e suas entregas.
  • Avaliar se as ações definidas a retrospectiva anterior influenciaram positiva ou negativamente neste último ciclo;

Facilite uma dinâmica para coletar estas percepções, baseadas no contexto da retrospectiva. 

Seguindo a sugestão sobre realizar uma reflexão utilizando métricas no início de uma retrospectiva, solicite a cada participante para preencham cards com suas as percepções e fatos do último ciclo. Um meio para colaborar com estas percepções de forma estruturada, pode ser a utilização da ferramenta Starfish, ela auxilia na percepção de valor em torno das práticas aplicadas pelo times 

Você pode utilizar uma solução como o Sheet do Google Drive, Excel online, FunRetro ou o Trello por exemplo, para aplicar a prática do Starfish remotamente, configurando as colunas com os seguintes itens:

  • Continue fazendo – algo que o time faz bem e reconhece o valor;
  • Fazer Menos – algo já é feito, tem valor, mas o time entende que precisa ser reduzido;
  • Fazer Mais – algo já sendo feito e pode trazer mais valor se for feito ainda mais;
  • Pare de fazer – algo que não agrega valor ou que prejudica a atuação do time;
  • Comece a fazer – uma nova ideia ou algo que já foi visto funcionar. Uma hipótese que pode resolver um problema ou gerar melhoria.

Estabeleça um timebox para que os participantes que escrevam individualmente, suas opiniões em cards conforme as colunas preenchidas no aplicativo escolhido.

Discuta com o grupo sobre as opiniões registradas e priorizem

Após o time registrar suas opiniões: 

  • Discutam cada item. Avaliem se á similaridade entre os itens e agrupem caso encontre.
  • Caso tenha mais de um item por coluna, avaliem a priorização, ordenando por importância os itens mais prioritários (no topo) dos menos prioritários.

Dica extra

Após a reunião diária com o time (daily meeting ou a Kanban meeting), faça uma rápida lembrança do Starfish consolidado na retrospectiva. Esta iniciativa ajudará o time a relembrar o que foi discutido e saber se estão evoluindo alinhados a percepção de valor, que foram debatidos na dinâmica.

Caso você tenha dificuldade em aplicar essas práticas ou queira conhecer mais sobre nosso retrospectivas ágeis remota, clique aqui e marque uma conversa conosco.

Referências:

Dominando reuniões remotas: Como obter engajamento e manter os participantes envolvidos.

Ebook: “Fun Retrospectives Activities and ideas for making agile retrospectives more Engaging” (Paulo Caroli, Tainã Caetano). Atualizado em 02/2020.

Princípios por trás do Manifesto Ágil visitado em 03/04/2020.

Vale, Alisson. A Fórmula da Eficácia (p. 74). Software Zen. Edição do Kindle.

How to do effective video calls, acessado em 01/04/2020.

Segurança psicológica: cultura que gera resultados, acessado em 03/04/2020.

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