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Saiba o que é billing e como implementá-lo na sua empresa

  • Billing e Faturamento Recorrente

À medida que empresas de serviços recorrentes crescem — a complexidade na cobrança aumenta —, e a automação começa a ganhar espaço na gestão de faturas e demais processos.

Nesse cenário, o NG billing — sistema de faturamento, arrecadação e cobrança que auxilia as empresas no controle financeiro de vendas avulsas e principalmente serviços — tem se mostrado uma solução inteligente e eficaz para a gestão da inadimplência.

Por isso, neste post vamos falar sobre a importância de ter um sistema especializado e automatizado, além de trazer dicas para implementar o NG billing na sua empresa. Continue a leitura e confira!

imagem com frase de destaque para a citação do Alexandre Botta, product manager da Objective

O que é e como funciona o billing?

Além do controle maior das faturas — já que tudo deixa de ser manual para se tornar automático — é possível evitar ou reverter a inadimplência, minimizar erros e tornar os processos escaláveis.

Sabemos que um dos maiores desafios de billing em pequenas e grandes empresas é cobrar adequadamente conforme gestão de contratos e recebimentos. Atualmente, muitas empresas ainda contam com um processo manual ou um sistema básico (ERP tradicional, por exemplo) para lidar com isso. 

Contudo, diferentemente de uma plataforma de cobrança recorrente, um ERP auxilia em questões voltadas à gestão empresarial. A área financeira é complexa, específica e tem as suas particularidades, o que demanda um sistema especializado para atendê-la. É aqui que entra o NG billing.

Entre as principais vantagens, o recurso integra diversos meios de pagamento, faz cálculos e emite notas fiscais de forma automática, delimita regras de preços, indicadores específicos de performance, enfim, contribui para a gestão da inadimplência.

Logo, quanto mais clientes uma empresa tem, maiores os motivos para contar com um sistema especializado para manter o controle mais preciso das atividades e, principalmente, dos seus ativos.

Por que automatizar o sistema de cobrança?

O primeiro motivo para otimizar o sistema de cobrança é ganhar agilidade com os processos automáticos. Por meio de uma plataforma especializada, também é possível personalizar os critérios de acordo com cada cliente, trazendo mais controle para a operação.

Com o NG Biliing, por exemplo, você pode acompanhar, por exemplo, os índices de inadimplência em determinado bairro, que pode estar relacionado a um fator diferente das demais áreas da cidade.

Ao ter o domínio da gestão, a sua empresa tem uma garantia maior de receber por todos os serviços prestados ou produtos vendidos. Sem contar a organização para os clientes, que têm acesso às faturas devidamente atualizadas e em dia.

Uma gestão ineficiente também pode levar a erros como cobrança indevida ou cancelamento, o que — como mencionado — impacta diretamente na sobrevivência e na imagem do negócio. Com a automação, as possibilidades são inúmeras:

  • mapear diversos canais de atendimento e identificar pontos de melhoria;
  • gerenciar de forma integrada todos os aspectos financeiros, fiscais e contábeis;
  • medir a produtividade das equipes para ganhar eficiência e escala;
  • configurar modelos de faturamento de acordo com o perfil de cada cliente;
  • estipular ações antes e depois do vencimento para diminuir a inadimplência;
  • definir alçadas de negociação e traçar fluxos para reverter cancelamentos;
  • oferecer maior controle e segurança às operações;
  • acessar dashboards (painéis) de análise que auxiliam na tomada de decisão.

Para tanto, também é essencial que o sistema implantado tenha regras de cobrança bem-definidas e que os dados dos clientes estejam sempre atualizados.

Quais são os benefícios de contar com um sistema billing?

Muito mais que bons preços, o engajamento dos consumidores está diretamente relacionado com a qualidade do serviço prestado e as facilidades de pagamento. A boa notícia é que, boa parte desse conjunto de requisitos podem ser obtidos com a adoção de um modelo de cobrança automatizado.

A seguir, confira alguns dos principais benefícios de se optar por uma ferramenta inteligente para os pagamentos recorrentes.

Otimização do processo 

Um relevante impacto de apoiar o seu faturamento na automatização do NG billing é a otimização de todos os processos ligados a esse departamento, bem como a manutenção de um fluxo de caixa saudável.

Os sistemas de cobrança recorrente atuam como uma estrutura para o funcionamento da organização como um todo, exigindo menos esforços não somente para o setor de finanças.

Redução do tempo de trabalho 

Por automatizar boa parte da rotina de trabalho da empresa, o NG billing também é sinônimo de economia de tempo. Desse modo, gestores e equipes podem dedicar mais esforços à inteligência do negócio, focar nas estratégias e tendências poderosas para o alcance de uma performance de excelência, e sobretudo na satisfação dos clientes.

Já parou para calcular a quantidade de horas ou dias que os seus colaboradores podem gastar para corrigir cobranças indevidas? Pois bem, com um software especializado é possível operar com uma equipe reduzida ou realocar seu pessoal para outras funções.

Aumento da produtividade 

Outro benefício importante do processo de automação de cobranças é o ganho em produtividade. Aumento esse que reflete tanto na equipe financeira quanto ao suporte de TI, uma vez que as tarefas mecânicas passam a ser executadas pelos softwares.

Ademais, quando a empresa investe em um sistema completo, como o NG Billing, por exemplo, não é apenas a parte de faturamento agrega melhorias de desempenho — as demandas de instalação, suporte técnico, enfim, a prestação de serviços de modo geral se torna mais precisa e eficiente; resultando no upgrade dos seus índices de produtividade.

Redução da inadimplência

Um dos principais efeitos gerados pela adoção de um bom sistema de cobrança recorrente é a redução da inadimplência, isto é, o aumento das chances dos clientes pagarem suas faturas no prazo certo.

Ao contrário do que muitos podem imaginar, o atraso no pagamento pode ter inúmeras origens, como:

  • receber a fatura chegar após a data de vencimento;
  • apuração de valores incorretos;
  • interrupção na prestação do serviço;
  • esquecimento, entre outros.

Em suma, há uma série de falhas na atuação da empresa que ocasionam esse tipo de situação. E quando tais fatores acontecem de forma contínua, dificultam bastante a competitividade da empresa no mercado.

Mas com uma plataforma de cobrança recorrente, além de eliminar erros de processos manuais, ainda existe a possibilidade de emitir avisos periódicos para lembrar os clientes do vencimento de suas faturas.

Nesse contexto, dependendo da plataforma utilizada é oferecido um leque de funcionalidades para otimizar o faturamento dos recebidos. Tal como oferecer o pagamento automático da mensalidade via cartão de crédito.

Previsibilidade de lucros

A previsão de lucros é uma peça-chave para o sucesso de qualquer empresa. Afinal, quando se consegue prever o quanto ganhará em determinado mês ou período, é possível distribuir melhor os recursos e investir nas áreas que carecem de aprimoramento.

Embora esse pareça um resultado óbvio, muitas empresas que não adotam um sistema automatizado não conseguem descobrir se tudo que foi faturado realmente recebido. 

E o modelo de cobrança recorrente traz a transparência ideal para projetar lucros. O gestor consegue basear suas decisões em uma receita pré-determinada e acompanhar de perto sua expansão à medida que novos clientes entram na base.

Como implementar o billing na sua empresa?

A missão de empregar o sistema de gestão adequado para pagamentos recorrentes como assinaturas ou mensalidades é sinônimo de gerenciamento eficiente e escalabilidade seu.

Como todo bom sistema de gestão, o NG billing foi criado com o intuito de organizar os trâmites de cobranças de um jeito descomplicado. Ao minimizar erros e otimizar os processos, os gestores têm maior controle sobre a rotina financeira. Então vamos ver como implementá-lo! 

oito passos de como implantar a plataforma NG Billing

Padronize os processos

Quando não há uma metodologia, o mesmo processo pode ser feito de várias formas. Isso demanda mais tempo das equipes para encontrar documentos. Com o uso da tecnologia, podemos padronizar o workflow (fluxo de trabalho) e criar protocolos, que facilitam a identificação e tornam o dia a dia mais produtivo.

Centralize os mecanismos

Ter acesso a todas as informações necessárias para a gestão de cobranças em um só lugar (centralizado), agiliza os trâmites contábeis e financeiros. Assim, os colaboradores podem focar em tarefas mais estratégicas e criar mecanismos de controle para propor melhorias contínuas.

Estude as estratégias de billing

Para implementar um sistema de cobrança eficiente, vale buscar referências e atualizações, além de estudar estratégias de NG billing. Dessa forma, você conseguirá novos insights para otimizar os processos de modo contínuo, bem como o tempo e o foco em resultados.

Invista em nuvem

Com metodologias mais digitais do que nunca, o mundo dos negócios tende a se tornar cada vez mais flexível e acessível. Nesse contexto, investir em nuvem é uma das melhores soluções para ter acesso aos documentos que a empresa precisa — o tempo todo e de qualquer lugar.

Torne a comunicação mais clara

Vale lembrar que o processo de cobrança começa antes da emissão do boleto. Ao tratar dos termos de serviço e dos detalhes do contrato, o relacionamento com o cliente já está em andamento. Por isso, adote uma comunicação clara e transparente desde o início.

Seja consistente

Se apoiar em atitudes claras significa manter os níveis de consistência nas alturas. Em poucas palavras, trata-se de adotar o profissionalismo. Portanto, todas as cobranças devem ser claras, detalhadas e organizadas para criar uma boa impressão, além de passar credibilidade.

Além do mais, a automatização das cobranças evita o retrabalho e, consequentemente, a empresa não precisa esperar mais do que o tempo previsto para receber os seus créditos.

Faça do faturamento a sua prioridade

Priorizar o processo de NG billing — com uma plataforma bem estruturada e com um sistema especializado para atender a sua demanda — é tão importante quanto planejar ações para atrair clientes e gerar melhores resultados.

Se as finanças da sua empresa vão bem, fica mais fácil coordenar o fluxo de trabalho por inteiro e também tomar as decisões mais acertadas.

Escolha uma plataforma confiável

Por fim, é importante pesquisar sobre as funcionalidades das plataformas para automatizar o sistema de cobrança da sua empresa. Um bom sistema deve ser capaz de otimizar tempo para que você possa focar nos negócios.

Acima de tudo é uma forma de trazer tranquilidade para escalar o crescimento e passar segurança para uma receita recorrente.

Então, após selecionar as opções que mais se encaixam às demandas do seu negócio, busque referências desses parceiros antes de fechar negócio — a satisfação de outras companhias que adotam a ferramenta pode ajudar você a evitar dores de cabeça.

Como escolher o sistema de cobrança ideal?

A escolha da melhor solução de NG billing pode não ser tão simples como parece. E o primeiro ponto para descobrir qual é o sistema de cobrança ideal é o autoconhecimento — avaliar todas as características e peculiaridades do negócio.

Enquanto pequenas empresas precisam de uma automação mínima de cobrança, por exemplo, negócios com porte maior e cenários mais complexos precisam ir além. Para atender uma grande quantidade de assinantes ou diferenciar a oferta de produtos aos seus clientes, tudo precisa estar em sintonia e na mais perfeita ordem.

Após avaliar os pontos fracos e as funcionalidades necessárias, é hora de analisar as ferramentas que atendem às suas demandas. Considere uma plataforma de recorrência que possa ser customizada de acordo com a realidade da sua organização. 

Tal flexibilidade vale tanto para personalizar aplicações como para a possibilidade de integrações externas. O NG billing é um sistema que funciona de forma integrada com ferramentas de terceiros para atender a grandes operações.

Nesta etapa, algumas perguntas são fundamentais para saber o que levar em consideração na escolha de um sistema de faturamento. São elas:

  • meu negócio tem apenas encargos de assinatura, ou existem outros custos adicionais?
  • que tipo de processos essa tecnologia cobre?
  • quais transações ele suporta?
  • quais os recursos disponibilizados?
  • qual a segurança e o suporte oferecidos?
  • qual a experiência de outras empresas que já utilizaram o sistema?

Customização, padronização dos processos, restrição de acessos e suporte mais robusto — esses são os pilares de NG billing com tecnologia de ponta que permitirá o planejamento adequado do crescimento da base de clientes, com a manutenção do custo das operações, um atendimento eficiente e ainda gerar mais ganhos para o seu negócio.

Por todo o exposto, podemos concluir que, quem escolhe o caminho contrário ao da otimização do billing tem grandes chances de colher resultados negativos, podendo inclusive afetar a sobrevivência do negócio no mercado. 

Isso acontece porque um sistema de cobrança manual está suscetível a erros e a refações de cálculos. Ao automatizar o faturamento da sua empresa, há um ganho significativo em escalabilidade, vantagens competitivas, além de passar credibilidade e construir uma boa reputação com os clientes.

Gostou do artigo? Agora que você já sabe como o NG billing é importante para o crescimento do negócio, aproveite para entender também quais são os indicadores, funcionalidades e dashboards do NG Billing!

notebook aberto com a tela de um sistema billing
NG Billing: Software de Faturamento Recorrente
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