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Assessment: o que é e como aplicar na prática

  • Transformação Digital

Neste artigo vamos falar sobre o que é o assessment ágil e o desafio de entregar dois diagnósticos estruturados valendo-se de um processo diverso dos usados até então para a coleta, processamento e geração dos resultados: o primeiro é um diagnóstico relacionado a questões de cunho organizacional e o segundo é relacionado à adoção de uma ferramenta para gestão de fluxo.

O que é o Assessment

Assessment é a avaliação dos comportamentos e competências das equipes, características dos processos e aspectos técnicos com o objetivo de conhecer mais profundamente o estado atual de uma empresa por meio de critérios bem claros ensejando em planos de ação a fim de suprir deficiências e potencializar qualidades detectadas.

Como aplicar o assessment na prática: caso real

 Nosso primeiro contato com o cliente foi uma reunião na sede da empresa com um dos sócios e seu CTO. Além do alinhamento inicial de expectativas algumas das dores foram explicitadas:

  • Baixo alinhamento das tarefas a fazer e sendo feitas;
  • Inexistência de publicidade sobre o trabalho em andamento e o trabalho feito;
  • As prioridades de negócio não eram compartilhadas com todo o time frequentemente; 
  • Poucas pessoas multi-disciplinares por área; 
  • O processo por inteiro era pouco conhecido por todos;
  • Algumas pessoas não conseguiam fazer a autogestão do trabalho por não conhecer as prioridades de negócio;
  • Alta dependência de empresas externas causando lentidão na resolução de alguns tipos de bloqueios. 

Voltando para a Objective estudamos como foram feitos os assessments anteriores internamente e em outros clientes. Além de um denso material notamos através das pessoas que participaram destes  assessments que as entrevistas geralmente eram feitas em par, mas não havia nenhum padrão nas perguntas, o que dificultava a rápida consolidação das respostas, análise dos dados e as conclusões.

A primeira versão do questionário possibilitou uma maior padronização das perguntas, mas ainda era difícil fazer a análise dos dados a partir das muitas respostas não-estruturadas (abertas). 

Reescrever muitas das perguntas e fazer com que a maioria das respostas passassem a ser de múltipla escolha foi fundamental para agilizar  o processo de análise de dados. Testes adicionais foram feitos com este novo formulário e o processo de apuração dos dados, mais alguns ajustes foram feitos e voilá! Chegou a hora de pôr à prova nossos esforços. 

No primeiro dia recebemos uma lista com o nome das pessoas e a ordem que cada uma ia ser entrevistada. Em média as entrevistas duraram duas horas para serem concluídas de forma presencial para as pessoas que trabalham em São Paulo ou, via Skype no caso das pessoas que ficam em outros países. Quatro dias de duas pessoas foram investidos ao longo de duas semanas para finalizar todas as vinte e uma entrevistas com o time nos níveis estratégico, tático e operacional. 

Análise estatística dos dados

Ao final das duas semanas de trabalho processamos os dados utilizando uma técnica estatística de clusterização, que possibilitou a identificação da distribuição ideal de grupos de perfis culturais do cliente. Para o processamento destes dados utilizamos uma ferramenta de algoritmos de Big Data, que identificou a existência de três grupos a partir da análise dos dados disponíveis, conforme representação gráfica:

exemplo de gráfico com técnica estatística de clusterização

O maior diferencial do método estatístico de clusterização utilizado é a capacidade de considerar 67 variáveis de cada entrevistado. Neste primeiro gráfico são apresentadas as barras representando a quantidade de elementos por grupo e um indicador de aderência às características avaliadas. 

Outra visão que a ferramenta disponibiliza é a apresentação em um gráfico que representa o ecossistema em que os grupos identificados estão dispostos, com os respectivos distanciamentos entre os grupos, conforme figura abaixo:

imagem de gráfico que representa o ecossistema em que os grupos identificados estão dispostos

Além da análise dos dados clusterizados também consideramos tudo o que foi dito pelas pessoas na única pergunta aberta do questionário: “O que você mudaria na empresa?” para propor ações mais aderentes às necessidades do cliente.

Para esta análise das sugestões elaboramos uma matriz de rastreabilidade entre as sugestões dos entrevistados relacionadas com as ações propostas, desta forma tivemos uma visão consolidada das ações mais significativas aos entrevistados por contemplar o maior número de sugestões, conforme apresentado na figura abaixo:

matriz de rastreabilidade

O seguinte racional nos ajudou a definir o esforço a ser empreendido em cada plano de ação:

  •  Alto: Mudanças de hábitos, processos, métodos e ferramentas;
  • Médio: Envolve mobilização de pessoas, produção de novos conteúdos, aprendizados individuais ou coletivo;
  • Baixo: Envolve a publicação de materiais já elaborados ou tomada de ações conhecidas pela empresa.

Para ajudar no planejamento da implementação das melhorias priorizamos as ações a partir de sua dependência com algum outro plano de ação, entendemos quais delas eram semelhantes entre si, quantas sugestões eram beneficiadas por cada plano de ação e o benefício, que é a razão entre o produto da aderência e a quantidade de ações relacionadas pelo produto do esforço e a quantidade de dependências.

O assessment de ferramentas foi elaborado logo após a entrega e aprovação do assessment organizacional.

Começamos com a análise de oito ferramentas versus 21 quesitos avaliados por nós na Objective. A opinião das pessoas do time foram coletadas através de um formulário nos mesmos padrões do assessment organizacional, que também foi considerada nesta fase. 

Sem demora alguns voluntários participaram de uma PoC (Proof of Concept) com as duas ferramentas melhor colocadas por duas semanas.

Uma vez eleita, uma versão de teste (trial) da ferramenta escolhida foi configurada para uso geral por mais duas semanas até sua assinatura.

Conclusão sobre o case de Assessment

Esta foi uma experiência que deu certo a partir das nossas vivências anteriores. Contudo, alguns pontos devem ser levados em consideração: 

– Antecipadamente conhecer melhor a indústria e a empresa cliente certamente ajudará na formulação de melhores perguntas e consequentemente melhores resultados virão;

– Ter os tomadores de decisão (Neste caso o CTO e um dos sócios) bem perto, participando das ações e, consequentemente, engajados com a mudança fez com que as pessoas das camadas tática e operacional da empresa se engajassem mais rapidamente e sem resistência;

– No fim da primeira semana de trabalho uma reunião semanal entre os pontos focais de nosso cliente e da Objective foi estabelecida a fim de obter feedback frequente e em um curto espaço de tempo permitindo assim:

  1. Entregar os assessments alinhados com a expectativa do cliente;
  2. Criar uma ótima proximidade entre nós e nosso cliente;
  3. Proporcionar a realização de outras ações como workshops, elaboração de políticas ou o mapeamento da cadeia de valor de modo a aumentar ainda mais a percepção de entrega de valor;
  4. Mudar os rumos do trabalho conforme a necessidade.

– Adotar um formulário com perguntas de múltipla escolha, perguntas de escolha única e, com uma única pergunta aberta (usada com a finalidade de captar elementos ocultos) foi ótimo tanto para a rápida tabulação das informações quanto para o melhor entendimento dos problemas e melhor proposição das ações a serem tomadas. 

Ainda assim, a adoção de práticas recomendadas por um modelo de referência como o Modelo de Maturidade Kanban (KMM) por exemplo é nossa sugestão para a evolução do assessment organizacional. 

Para saber mais sobre assessment, assista ao vídeo completo da palestra: Agile Assessment – O que encontramos em nossa jornada. Se tiver interesse em aplicar o assessment na sua empresa, clique aqui e fale com nossos especialistas. 

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