Transformação Financeira: buscar a transparência na sua empresa é o primeiro passo para evitar os gastos em todas as áreas

Antes de começar a ler esse artigo sobre transformação financeira pense: Qual o maior problema que você, como CIO, tem em sua empresa?

Acho que podemos adivinhar essa resposta, porque normalmente a queixa é sempre a mesma: os gastos!

Até hoje esse é o principal fator que tira o sono dos presidentes. Apesar de ser algo constante em todas as áreas, aqui neste artigo vamos abordar como a transformação financeira da área de TI ajudará no crescimento do seu negócio.


Essa foi uma das palestras realizadas no Gartner Symposium IT/xpo pelo Jim McGittigan, vice-presidente do Gartner.

E ele começou falando sobre o dinheiro que é investido para a área de TI. E deixou bem claro que, em sua opinião, é possível fazer todas atividades de TI, com 20% a menos dos gastos atuais.

Mas para isso há uma missão: buscar a transparência na sua empresa. Vocês têm visibilidade dos custos? Reflitam e se questionem para tomar as melhores decisões.

Transformação Financeira: Área de TI

Sabemos que a tecnologia hoje está em todos os locais. Cada vez mais a IOT (Internet das Coisas) está presente e relacionada com tecnologia e TI.

Mas a tecnologia e TI são áreas que devem ser tratadas separadamente. Porém o que acontece com o fornecimento orçamentário é um desequilíbrio entre a demanda e o fornecimento. Muito, na verdade, é motivado pelas necessidades de segurança e pelo fatos digitais.

O importante nesse momento é que as empresas analisem a necessidade de entregar mais e qual o dinheiro disponível.

Transformação Financeira da área de TI

Transformação Financeira da área de TI

O trabalho de TI é explicar o que realmente entregam de projetos e serviços, comparado com o que é investido.

Normalmente não pensamos de dentro para fora. Além de ter a demanda do cliente, temos algumas tecnologias que nos permitem entregar mais valores, então tentamos executar e fazer com que a TI aconteça como um negócio.

Mas nesse momento entramos na questão da gestão. As empresas buscam a capacidade de execução e isso precisa ser relatado nos valores.

Transformação Financeira e Métricas são essenciais para diminuir custos

O primeiro passo é ir além da TI. Não existe uma única empresa que controla 100% dos gastos de TI, ou seja, ela está inclusa no orçamento. E a visibilidade dos gastos de TI é crítica às vezes.

Cerca de 3 trilhões de dólares são gastos globalmente com infra, suporte de app, custos de rede, etc. E apenas 3% disso é relacionado ao orçamento de TI. As empresas precisam saber o que está fora do uso de TI.

É necessário ter uma compreensão plena e clara. Se você controla e pode provar que parte desse gasto de TI é 30% ou menos, significa que temos que certificar que a gestão é feita de forma correta, não apenas comandar e controlar, mas entender realmente o q esta acontecendo.

Normalmente chamamos de TI invisível os orçamentos e gastos que crescem de 5 a 10% por ano. O desafio é se preocupar em fazer o que é correto e bom para a empresa.

Hoje existe uma taxa de falhas e temos que evitar a tendência de puxar para mais esse orçamento. Por isso ter um sistema de governança que busque o equilíbrio dos gastos, orçamentos e demandas é importante.

Jim McGittigan citou alguns números para contextualizar:

  • Aproximadamente 60% dos CIOs não acreditam ter uma transparência adequada de custo e valor.
  • 26% disseram que tinham um conjunto final de serviços, mas só 5% faz isso de forma correta.
  • Apenas 7% do CFO fazem o que chamamos de realização de benefícios. Fazemos o que o negócio quer que seja entregue. Quase sempre a empresa acaba com a responsabilidade desse custo.

Se verificar a oferta e procura, quando aumenta o orçamento, temos uma procura para novas serviços e stakeholders, temos que fazer um serviço eficaz do que isso vai querer ou oferecer.

Temos o TI sendo executado como negócio. Esse é um ponto que nenhum outsourcing vai conseguir fazer, por isso as coisas devem fluir de forma alinhada.

Se houver lucratividade, será preciso a transparência nas melhores decisões. É preciso uma divisão de investimento pensando em projetos de opex e capex.

6 Pilares da transparência financeira:

  1. Governança e administração dos projetos.

Isso precisa estar conectado com algum tipo de serviço que a sua empresa entregue.

Faça avaliação dos recursos de TI, essa ferramenta ajuda o seu desempenho, qual o valor do que você está fazendo? Uma dica é ver o trabalho, analisar cinco pontos e ver qual valor está gerando para o negócio.

Desse modo será possível aperfeiçoar a linha básica de desempenho. Criar um roteiro de realizações de TI para falar o q esta fazendo agora, o que irá ser desenvolvido futuramente e ou até mesmo o que nunca irão focar.

  1. Capex e Opex

Para ter um portfólio de projetos foque em gerenciar bem capex e opex. Fazendo um paralelo, um exemplo citado é que o que falamos funciona como uma casa de três andares, se o chão não estiver bem, a casa irá demolir.

Saiba quais são suas práticas, faça a gestão de recursos e levante tudo o que precisa gerar para fazer o gerenciamento de forma correta. Isso é a base do seu projeto (da sua casa), depois que estiver tudo ok passa para capex e faz o investimento dos recursos.

  1. Detalhar os custos de execução e de transformação.

Defina tudo o que for execução, as atividades que precisam estar funcionando constantemente.

O que for identificado como recurso novo é considerado transformação.

Opex e capex quebram o que está sendo executado e o que será alterado, nesse momento é possível ter metas mais claras e avaliar melhor os recursos.

A empresa muda e a cultura dela também. A TI começa a ser um fornecedor de recursos, e a empresa começa a extrair e descrever algo desse valor, entendendo o valor sobre um custo.

  1. Valor da TI pelo lado comercial

Claro que as regras não se aplicam em todos os negócios da mesma forma, mas dependendo do projeto, escolha duas ou três métricas que ser monitoradas e gerar recursos. Isso possibilitará as melhores tomadas de decisões do ponto de vista comercial.

No lado de operação já não é tão preocupante olhar o retorno, de acordo com o ponto de vista de Jim McGittigan, o motivo é que cerca de 80% das pessoas que fazem isso, fazem de maneira errada, costumam a alocar os custos para recursos que não tem ligação com o consumo de serviços.

Os clientes precisam saber exatamente o que vcs estão fazendo, é importante fazer um portfólio de serviços para termos comerciais.

  1. Fazer pesquisa do orçamento de TI.

Segundo os dados da palestra, hoje temos em média 21% em capex e 33% opex com TI.

Mas como você sabe se seu negócio está melhor do que as outras empresas do setor?

A pesquisa de mercado não entra no mérito se é bom ou ruim o investimento, mas é necessário entender o motivo, o porquê é feito o serviço.

Além disso, uma análise de volume também ajuda. Veja o quanto a empresa cresce e o custo dela. O gasto normalmente diminui conforme a empresa aumenta. Se o custo da empresa aumentou, pelo menos o benefício que você está tirando do cliente também aumentou.

Uma lição muitas vezes não praticada, é que as pessoas precisam analisar dados para saberem o que deve ser melhorado.

Converse com seus funcionários, a pergunta na linha de vendas as vezes é parecida com o q você precisa saber… ouvir eles!

  1. TI x Tecnologia

Entenda de forma transparente qual o real gasto com a área de TI.

Empresas digitais estão trazendo uma complexidade nova para os gastos de TI e é sua missão identificar quando os gastos são realmente de TI ou apenas se parecem com a TI.

Quanto a sua empresa gasta com recursos digitais? É quase impossível saber isso… por isso uma das dicas abordadas foi saber olhar o seu custo com digital fora da TI. Entender que para o setor de tecnologia há diversas definições.

Se vc não pagar por IOT, que citamos no começo do artigo, por exemplo, você irá pagar por ela de maneira indireta, porque consequentemente os recursos vão aumentar, então entenda qual o seu gasto com isso.

Invista seu tempo para criar um roteiro de gerenciamento de gastos de TI e melhorá-los. Listar o que a sua empresa irá ou não fazer no ano que vem e revisar todos os meses.

Por fim, a dica é: Aumente o seu conhecimento sobre os gastos financeiros da empresa mesmo que você não seja o diretor financeiro. E se o seu cargo é diretor de TI, leia e entenda qual a prática financeira da sua companhia.