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Líder do Quadrante Mágico do Gartner escala desenvolvimento para dobrar receita com Sinccera

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  • Sinccera
  • Squads ágeis

Uma grande empresa de produtos digitais líder no quadrante mágico do Gartner por mais de 10 anos consecutivos protagonizou uma parceria de sucesso com a Objective. Porém essa história começa com uma missão muito desafiadora:

A meta era dobrar a receita

A maior parte da receita da empresa vem da venda de sua principal plataforma digital em dezenas de países pelo globo. 

O VP da área de serviços globais, responsável por implementar projetos premium dessa plataforma, tinha a complexa missão de dobrar o faturamento da área, escalar o desenvolvimento de projetos e executar projetos full lifecycle, um cenário nunca vivido pela companhia até então.

Enfrentando o primeiro projeto

O primeiro desafio foi em um projeto para um cliente gigante do varejo nos EUA, com um faturamento anual superior a USD 4 Bi. 

O processo, no entanto, era novo para a empresa e foi nesse momento que a Objective entrou em ação para auxiliá-los na empreitada.

Estando habituados a trabalhar no desenvolvimento de produtos, o cenário de trabalhar em projetos se mostrou um grande desafio para o time do parceiro. Novos elementos como responder RFPs, planejar e precificar projetos, estimar prazos, desenhar escopos e ter previsibilidade das entregas se mostraram algo para o qual o time da empresa não estava preparado para lidar.

Pain Points:

  • Falta de visibilidade do projeto
  • Falta de confiabilidade nos dados
  • Falta de previsibilidade
  • Dificuldade em escalar times

Assessment e Consultoria da Objective

Nosso time ajudou a reestruturar os processos e ferramentas de desenvolvimento de software da companhia para desimpedir as entregas, ter mais visibilidade de cada etapa para encontrar os gargalos, além de obter dados mais confiáveis e ganhar maior poder de previsibilidade.

Algumas das ações adotadas:

  • Otimização de processo de desenvolvimento: mapeamos o value stream do time nos quadros, passo a passo, identificamos os gargalos e modificamos os processos seguindo um set de metodologias ágeis e gestão de fluxo;
  • Estruturação e Automação de Dados: reorganizamos a forma como os dados de projetos eram estruturados, coletados e compilados, de forma a se tornarem confiáveis e disponíveis em tempo real;
  • Sinccera Follow up Reporting: ferramenta criada para coletar dados do Jira (issue tracker que implementamos), padronizando as métricas entre os diferentes projetos para ganhar visibilidade;
  • Sinccera Forecasting: o novo volume de dados, com ampla visão de cada etapa do processo, permitiu a criação de previsões de prazos, custos e entregas de forma acurada e em tempo real.
  • Sinccera Sizing: Add-on desenhado para utilizar dados históricos de projetos anteriores para aumentar a precisão na confecção e planejamento de novos projetos no que se refere a escopo, prazo, custos, margem, composição de time e riscos. 

As mudanças permitiram ao time entregar o projeto e a empresa ganhou confiança para ampliar nossa parceria e atuar com mais proximidade dos desenvolvedores.

DevOps e Testes Automatizados

As mudanças começaram a ganhar escala e a ser adotadas para os outros projetos, porém ainda precisávamos mudar o processo de desenvolvimento de uma forma mais generalizada na BU de serviços globais.

Nosso time de consultores e arquitetos entrou em cena para auxiliar na adoção de DevOps nos projetos, tanto a nível de práticas quanto a nível de tooling. Depois de configurarmos junto com o time do parceiro o ambiente de desenvolvimento, iniciamos a customização do framework de Testes Automatizados, visando padronização, repetibilidade e escala. O Objetivo era que a cada novo projeto, toda a estrutura de pipeline de código fosse configurada com um único click.

Algumas das medidas aplicadas ao processo de desenvolvimento dos programadores:

  • Sinccera Taskboard: Instalamos nossa taskboard para organizar e dar visibilidade do trabalho para o time;
  • One Click Config: Ferramenta para automatizar a criação e configuração de novos projetos nas ferramentas de desenvolvimento como: Sinccera, Dashboards Operacionais, Jira, Jenkins e Gitlab;
  • Framework de testes automatizados padronizado: Agora cada novo projeto, no momento de sua criação, já tem por padrão framework de testes, com jobs de integração contínua.

Com isso, nosso parceiro foi capaz de escalar a transformação do fluxo de desenvolvimento e conseguiu entregar recorrentemente os projetos de clientes da frente de serviços globais.

Desenvolvendo ombro a ombro

Nosso parceiro ganhou um projeto muito grande em cliente importante, porém não detinha os recursos para fazer a entrega.

Pain points:

  • Dificuldade em contratar desenvolvedores qualificados na velocidade que o negócio precisa;
  • Dificuldade em acelerar a capacitação de desenvolvedores novos à tecnologia, processo e boas práticas de desenvolvimento;
  • Mindset de produto, ainda aprendendo a entregar projetos de TI;

Graças ao sucesso da parceria até então, fomos convidados a colocar o nosso time de desenvolvimento para trabalhar shoulder to shoulder com o seu time. Foi assim que além da consultoria em Agile, DevOps e Testes Automatizados, pudemos oferecer nossas Squads de desenvolvedores.

As demandas cresceram  e, de uma única squad de alguns desenvolvedores, expandimos para diversas squads multidisciplinares, totalizando 45 profissionais trabalhando simultaneamente em diferentes projetos full lifecycle.

Treinamento do time

À medida em que a empresa ganhava novos clientes, surgia uma demanda cada vez maior por desenvolvedores certificados. 

Para atender a essa demanda, com o auxílio do nosso parceiro, estruturamos um processo de capacitação e onboarding, que viabilizou o treinamento e engajamento em projetos de 78 desenvolvedores, em um período de 1 ano e meio, sendo 26 certificados.

Crescimento em escala e problemas de Governança

Com a entrega contínua dos projetos, o plano agressivo de expansão de nosso parceiro se tornou não somente viável, como superou as expectativas, levando-o a alçar voos ainda mais altos.

Para ganhar escala sem perder a qualidade das entregas, solucionando os problemas de Governança que surgem nessas ocasiões, o Sinccera foi uma ferramenta indispensável.

Implantação do Sinccera

Sinccera é a ferramenta de gestão de portfólio de projetos que entrega dados confiáveis em tempo real, dando visibilidade, previsibilidade, e capacidade de simulação de cenários de projetos: elementos fundamentais para o crescimento de forma saudável e sustentável.

A ferramenta ganhou força, novas features e módulos foram adicionados para atender às demandas da empresa, utilizando as técnicas mais avançadas de gestão de fluxo em escala. Foi através dessa parceria que a plataforma atingiu a sua maturidade.

Graças ao sucesso até então, a empresa nos convidou para auxiliar no desenvolvimento de seu produto digital de maior complexidade técnica.

Trabalhando juntos no lançamento da nova solução global

Nesta nova etapa, passamos a atuar em conjunto com o time de engenharia da empresa, tanto oferecendo consultoria para melhorar seus processos quanto com nossos times de desenvolvimento para a construção da solução.

Melhorando os processos de desenvolvimento do produto

Nossas técnicas e ferramentas alavancaram o processo de desenvolvimento, gestão por números, capacidade de entrega e escala na entrega de desenvolvimento. 

O Sinccera ajudou a resolver os seguinte pain points: 

  • Falta de visibilidade do trabalho em progresso
  • Falta de dados estruturados em tempo real
  • Falta de dados, métricas e indicadores confiáveis
  • Tempo muito elevado para as entregas

Mais dados e maior confiabilidade com o Sinccera

A primeira decisão tomada em conjunto com o Agile Coach da Objective foi a troca de issue tracker para que o time pudesse coletar mais dados. Isso seria a sua base para definir as melhorias no processo, SLAs, práticas emergentes de engenharia e novas métricas de performance de entregas.

Após alguns meses, com a nova fonte de dados, foi possível ter uma visão clara dos pontos de melhoria:

Gráfico em barras mostrando o tempo de entrega de uma feature

O gráfico mostra que, 85% das vezes, o tempo de entrega de uma feature era superior a 29 dias, excedendo muito a expectativa do cliente.

A partir de então foi possível usar uma maior quantidade de dados e gráficos para auxiliar as decisões a serem tomadas; com isso o time foi ganhando uma mentalidade Data-Driven. Deste momento em diante foi possível ver com mais clareza os gargalos do processo e compreender quais mudanças seriam necessárias para alcançar seu principal objetivo: realizar entregas bi-semanais de funcionalidades.

Visibilidade do trabalho em progresso

Uma das mudanças adotadas foi a utilização da MultiLevel Taskboard do Sinccera, que alavanca a visibilidade de forma a se ter o entendimento do trabalhado sendo executado em diversos times, da demanda de negócio até as tarefas do dia a dia.

O Sinccera organiza as atividades e workflows do Jira, possibilitando aos gestores do projeto saber quais features estão sendo desenvolvidas, suas dependências, times associados, cargas de trabalho e visão sintética de atividades organizadas por Classe de serviço, Complexidade e tipo de trabalho.

Alinhamento e integração dos times

Para integrar os demais times envolvidos no processo de desenvolvimento do produto às novas mudanças, foi instituída uma série de cerimônias com o suporte dos nossos coaches.

Em três diferentes meetings, eram alinhadas a expectativa e as prioridades com o time de engenharia e com o time de produtos. Assim todos poderiam visualizar o impacto de seu trabalho no dos demais, o que aumentou o senso de propriedade do projeto entre os membros das equipes.

Eventualmente, o Agile Coach iria se distanciar e o próprio time iria conduzir suas cerimônias, o que melhorou o engajamento dos colaboradores e os fez compreender melhor o processo como um todo.

Linha do tempo de mudanças adotadas no projeto:

  • Novo issue tracker
  • Sinccera Taskboard para ganhar visibilidade
  • Coleta de dados confiáveis 
  • Daily meetings
  • Engineering sync up meetings
  • Product Sync Up
  • Entregas bi-semanais

Aplicação de limites de WIP para o time

Outro grande passo viabilizado pelo Sinccera e implementado pelos coaches da Objective seria a aplicação de limites de WIP.

A princípio a ideia encontrou alguma resistência, dada a cultura da empresa, porém a mudança contínua de prioridades, que dificultava a capacidade de preditividade, o Cycle Time aumentando, o work-in-progress atingindo as alturas e as entregas bi-semamais voltando a falhar foram motivação suficiente para a adesão à ideia. 

Para ser implementada, foi necessário adotar medidas de mudança cultural na empresa. Porém a melhoria na capacidade de previsibilidade, no Cycle Time, no WIP, além da melhoria na resposta do parceiro às mudanças de prioridades e no alcance da meta das entregas bi-semanais foi sentida pelos times, o que favoreceu a novidade.

Antes do controle de WIP:

  • Falta de flexibilidade para repriorizações
  • Falta de Previsibilidade
  • Cycle Time muito longo
  • Muitas atividades em paralelo 

Definido o limite de WIP, iniciou-se uma limpa no backlog do projeto. A taskboard forçou o cumprimento do limite, garantindo maior controle da produção para a gestão.

Para ajudar o time sobre o que fazer quando o limite de WIP fosse atingido, foram instauradas práticas colaborativas como o pair-programming, cross-code reviews e blocker removal.

O impacto da adoção do Sinccera para o desenvolvimento do novo produto

“Sinccera had a considerable impact on the team and its road to high performance, its tools and its process. The visibility brought by the Taskboard, standardized backlog with a solid structure, metrics collected by the tool and analyzed by the project management team, the process emerged from the team experiments put in place. It was all an integral piece of the success of the team.” – Danilo Garcia, Accredited Kanban Consultant (AKC)

Na seguinte imagem, é possível observar o impacto das mudanças adotadas, viabilizadas pela implantação do Sinccera:

Se nada fosse feito, o time entregaria 800 novos itens. Porém, graças às mudanças, 2000 novos itens foram entregues, correspondendo a uma melhoria de 2.5 vezes em apenas 6 meses.

Melhoria da performance em quase 5 vezes com o controle forte de WIP

A seguinte imagem mostra o resultado da aplicação do limite de WIP:

O quadro mostra o número de features entregues antes e após a implantação do Sinccera. Vemos que há uma melhoria de quase 5 vezes na performance do time.

Após o controle de WIP com o Sinccera:

  • Maior capacidade de gestão
  • Identificação de oportunidades para melhoria contínua
  • Melhoria da produtividade comprovada com dados

O que a nossa parceria representa hoje?

Para os times e os projetos da engenharia e da unidade de serviços globais do nosso parceiro, as mudanças adotadas e o Sinccera se tornaram peças fundamentais para a gestão de seu fluxo de desenvolvimento, seja para produtos ou projetos em clientes.

Alguns números da parceria:

  • 45+ profissionais dedicados ao parceiro
  • 25+ profissionais certificados na tecnologia
  • 50+ projetos de alta complexidade ao todo

As métricas e indicadores, a capacidade de fazer previsões precisas e acompanhar numericamente cada etapa do fluxo de desenvolvimento, tornaram-se elementos imprescindíveis do modelo de trabalho de nosso parceiro e garantiram o crescimento da sua receita com a entrada de novos clientes.

Com o fine tuning dos processos de desenvolvimento, além do trabalho ombro a ombro entre nossos times de desenvolvedores e a implantação do Sinccera, a parceria nos consolidou como um aliado consultivo para projetos de inovação ligados diretamente ao core da empresa: e é exatamente este o posicionamento que melhor descreve a Objective em relação a seus parceiros e ao mercado.

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