Muito utilizada nos métodos ágeis, a gestão visual é um ótima ferramenta para identificar gargalos nos processos e riscos em projetos

Você já se imaginou dirigindo um carro sem velocímetro, indicador de combustível, ou em ruas e avenidas sem semáforos ou sem nenhum tipo de sinalização? Pois é, parece uma tarefa no mínimo arriscada, correto? E porque isso seria diferente para os nossos projetos de TI?

Existem estudos que comprovam que as pessoas tendem a ser mais visuais.

Isso significa que é mais fácil os colaboradores da sua equipe de TI entenderem e absorverem melhor através da visão a imensa quantidade de informações que chega até eles a todo momento, melhorando radicalmente o nível de absorção destas informações.

Quando aplicamos as técnicas de Gestão Visual e motivamos a equipe de TI nesta jornada, aumentamos o nível de engajamento dos colaboradores e conseguimos perceber com maior facilidade e agilidade um risco ou falha nos projetos, podendo reagir de maneira rápida, precisa e adequada.

Esta união de ferramentas e engajamento da equipe produz uma equipe autônoma, auto-organizada, e sem depender de uma gestão 100% atuante para delegar as atividades do dia a dia, uma vez que todos compartilham a mesma visão do ambiente que a equipe está inserida.

Um exemplo prático e presente no nosso dia a dia é o caso das prateleiras em um supermercado que contém produtos expostos.

Naturalmente, quando há espaços sobrando nas prateleira de um determinado produto, os funcionários responsáveis pela reposição da mercadoria visualmente conseguem identificar tal necessidade, e sem a necessidade de consulta a um sistema ou a um supervisor, conseguem ter a autonomia de repor tal produto.

Ou seja, neste caso, a simples ausência de um determinado produto em uma prateleira é uma informação útil e visual que agiliza o processo de reposição.

Dentro de nossa experiência como Solution Provider em mais de 20 anos, podemos afirmar que na maioria dos casos que atuamos para melhorar o Processo de Desenvolvimento de nossos clientes, encontramos a questão da Gestão Visual como um dos principais fatores para a alavancagem da performance da equipe.

O que é a Gestão Visual na Área de TI?

Basicamente, a Gestão Visual na Área de TI compreende um conjunto de ferramentas e práticas essenciais para comunicação, colaboração, gestão e interatividade da equipe de TI, através das quais é possível acompanhar visualmente o status dos projetos durante todo o seu ciclo de vida, bem como monitorar os fatores chaves do ambiente produtivo através de alarmes e indicadores, e também materializar de forma visual o processo de desenvolvimento em si.

Um dos exemplos mais tradicionais é uma Lousa ou Quadro Kanbam. Trata-se de um Quadro na Parede, onde criam-se colunas para representar cada uma das etapas do Desenvolvimento (Exemplo: Backlog, Análise, Desenvolvimento, Teste, Deploy), e usam-se tradicionalmente Post-Its para representar uma determinada Funcionalidade ou atividade dentro do Projeto.

A vantagem deste tipo de quadro é que além de tornar claro e visível a fase do processo de cada atividade ou funcionalidade para toda a equipe, gestores, e até cliente, nos mostra também eventuais gargalos e deficiências no processo.

Exemplo: vamos supor que a Equipe de Desenvolvimento esteja sobrecarregada, com muitas tarefas em paralelo em andamento, enquanto que a equipe de Teste está ociosa, sem trabalho para ser feito.

No quadro Kanban isto ficará exposto naturalmente e visualmente para toda a equipe, e a própria equipe poderá atuar para buscar soluções para tal problema.

Além disso, a magia do Quadro Kanban está na fácil adaptabilidade a realidade, onde os membros da Equipe podem desenhá-lo da forma como as atividades realmente ocorrem no dia a dia, e são livres para alterá-lo sempre que a equipe decidir alterar o processo, podendo realizar tal alteração de maneira rápida e prática.

Um outro uso de Gestão Visual em Projetos de TI é a projeção de Dashboards ou Radiadores do Ambiente em monitores visíveis para toda a equipe.

Vamos considerar o exemplo de uma equipe que trabalha com o código compartilhado de um Sistema, e que é importante que o repositório deste código esteja sempre com uma versão sem erros de compilação, pois caso contrário irá afetar o trabalho de cada um dos desenvolvedores, e por consequência a produtividade da equipe.

Desta forma, utilizar um Radiador que alarma sempre quando um desenvolvedor integrar um código que não funciona em tal repositório, indicando inclusive quem foi o desenvolvedor responsável pela integração do código com problema, irá fazer com que naturalmente o problema seja resolvido o mais rápido possível, evitando que toda a equipe seja afetada e consequentemente causando uma perda de produtividade do time.

Este é apenas um exemplo de informação que pode ser monitorada.

Mas certamente num ambiente de uma equipe dentro de um Projeto de TI existem diversas informações que valem a pena serem monitoradas a fim de assegurar um ambiente propício para a produtividade da equipe.

Teoria No Broken Windows

A teoria de “No Broken Windows” remete a uma experiência realizada nos anos 80, onde deixou-se carros estacionados em uma determinada rua num bairro considerado como de criminalidade alta, onde todos esses carros estavam limpos, bem cuidados e intactos, e após alguns dias esses carros permaneceram no mesmo estado.

Posteriormente, um destes carros foi deixado propositadamente com o vidro da janela quebrado, e observou-se que após alguns dias, os outros carros também começaram a aparecer saqueados e com os vidros quebrados.

Ou seja, psicologicamente manter seu ambiente limpo e funcional fará com que ele permaneça neste estado, e radiadores e monitores para alarmar imediatamente qualquer deficiência no ambiente é uma ferramenta imprescindível para isso.

Os ganhos da Gestão Visual

Os ganhos da Gestão Visual podem vir inclusive de aplicações de técnicas de gamification ou de aplicações lúdicas.

Um exemplo bem interessante aconteceu quando um de nossos experientes gestores assumiu o papel de coach de uma equipe de desenvolvimento que estava enfrentando problemas de produtividade em função do alto grau de paralelismo de tarefas no Projeto.

Ele pediu que cada membro da equipe enche-se um balão para cada tarefa que aquela pessoa havia começado mas ainda não havia terminado, e que solta-se tal balão no meio da sala de trabalho. Ao final do processo, haviam mais de 300 balões espalhados pela sala.

Isso obviamente criou um desconforto no ambiente, e a única regra imposta pelo coach foi: vocês devem estourar um balão sempre que encerrarem uma atividade, e encherem um novo balão sempre que iniciarem uma nova atividade.

Com o passar dos dias, a própria equipe foi percebendo que eles estavam trabalhando literalmente numa bagunça, e começaram a trabalhar para encerrarem as atividades pendentes, ao invés de iniciarem uma nova, e naturalmente o ambiente físico, e também o andamento das atividades do projeto, voltaram para um patamar saudável e produtivo.

Esses são apenas alguns exemplos de aplicações de técnicas de Gestão Visual em Projetos de TI, mas certamente existem diversos outros. O importante é entender quais técnicas podem trazer para o seu contexto o maior grau de alavancagem.

Uso de Ferramentas Eletrônicas na Gestão Visual

Além dos exemplos já citados, é importante dizer que as Ferramentas Eletrônicas desempenham também um papel muito importante na Gestão Visual.

Podemos citar como exemplo uma Lousa Kanban Virtual, onde ao invés de colar Post-Its num Quadro ou Parede, as informações são disponibilizadas numa aplicação de Lousa Digital.

As principais vantagens deste tipo de aplicação são:

  • Possibilidade de compartilhamento da mesma lousa para equipes não co-localizadas. Em diversas situações o próprio cliente não está sempre com a equipe, mas é fundamental que ele possa ter acesso às informações;
  • Sincronização Automática com o Issue Tracker: Uma das deficiências da Lousa Kanban tradicional é que ela fica muito facilmente não sincronizada com o Issue Tracker (Exemplo: Jira) utilizado no Projeto, o que é ruim, pois causa um descasamento das informações e uma imprecisão na gestão do Projeto,
  • Limite de WIP (Work in Progress): Uma das principais teorias defendidas pela Metodologia Kanban é que manter seu WIP pequeno, ou seja, manter o grau de paralelismo entre tarefas baixo é mais produtivo e alavanca sua entrega. Uma lousa digital tem o poder de garantir que o WIP permaneça pequeno, enquanto que uma lousa física requer um nível de comprometimento e disciplina alto para toda equipe.

A automação na coleta de indicadores também desempenha um papel importante na Gestão Visual.

Se um determinado indicador do Projeto for coletado manualmente, ele certamente não terá sua atualização em tempo real, o que não causará o mesmo impacto na equipe quando temos os indicadores relevantes para o projeto coletados e disponibilizados em tempo real.

Como começar a utilizar Gestão Visual na sua Empresa?

A Gestão Visual não precisa ser apenas utilizada nas equipes de TI, mas sim adotada por toda a empresa, inclusive em Processos que permeiam diversas área de Empresa.

É possível ter uma visão muito mais clara e objetiva dos processos, permitindo realizar diversas ações estratégicas.

Assim, comece pelo mais simples. Fazer uma lousa e colar post-its não parece ser tão difícil, não é mesmo?

Talvez com esse primeiro passo, a ferramenta adotada te faça perceber que simples papéis se tornam muito mais importantes do que você considerava. Experimente e sinta o resultado.